Služební cesta neznamená jen stravné, ve hře i je vzdálenost, řidič, školení a pojištění

Služební cesta přináší řadu povinností pro zaměstnavatele, pozorný před odjezdem musí být i zaměstnanec. Zdaleka nejde jen o cestovní náhrady, které zaměstnance zajímají vždy jako první. Ve hře je proškolení řidičů, potvrzení o majiteli vozidla, cestovní pojištění a nakonec i stravné, které je závislé na délce pracovní cesty a dalších faktorech.

Cestovní náhrady, nejčastěji nazývané jako „cestovné či cesťák“, byste měli začít řešit až tehdy, když si ujasníte klíčová pravidla o služební cestě obecně.

Rozdíl začíná už v tom, zda jedeme na služební cestu v tuzemsku, či do zahraničí. Pokud je vaše pracovní cesta , musíte počítat s tím, že do odpracované doby se vám nebude počítat celý čas, který na cestě strávíte.

Byrokratická nenažranost: jak na nefinanční ukazatele?

Zaměstnavatel vám započítá do pracovní doby pouze čas, který byste ve standardní situaci strávili v práci.

Kdo smí za volant

Záleží také, jak a čím na služební cestu pojedete. Než usednete za volant, je třeba mít na paměti, že podle Zákoníku práce jsou nejen řidiči z povolání, ale i řidiči referenti povinni absolvovat školení.

V rámci bezpečnosti a ochrany zdraví při práci by měl každý řidič referent absolvovat školení optimálně 1krát ročně. Za školení a za záznamy o něm odpovídá zaměstnavatel.

Chcete se orientovat v důležitých novinkách pro rok 2018? Přečtěte si:

Daňové změny v roce 2018 ulehčí zaměstnancům i podnikatelům

Řidič referent má ze zákona jiné postavení, než řidič profesionál. Jedná se o pracovníka, který bude řídit vozidlo do 3,5 tuny na služební cestě automobilem firemním, ale i osobním. Rozhodující je, že řízení automobilu nepatří do jeho hlavní pracovní náplně.

Školení řidičů není jedinou povinností pro řidiče referenta. Musíte také absolvovat pracovně-lékařskou prohlídku. Pokud je vám více než 65 let, musíte mít s sebou i potvrzení o zdravotní způsobilosti k řízení.

Firemní, nebo vlastní vůz

U firemních aut zapůjčených na služební cestu musí mít řidič–referent potvrzení o užívání vozidla vlastněného cizí osobou.
Pokud byste při služební cestě potkali silniční kontrolu a neměli doklad o tom, čí auto je, policie vás může legálně zadržet. Minimálně do doby, než si zjistí, že vůz není v evidenci kradených automobilů.

Pokud podnikáte cestu do zahraničí, dokument o užívání vozidla vlastněného cizí osobou by měl být přeložen buď do angličtiny, ještě lépe do úředního jazyka konkrétních zemí, které při jízdě služebním vozem navštívíte.

Nutné je také, aby takový dokument byl úředně ověřen. Kvůli překladům je proximální spíše než notáře navštívit soudního tlumočníka.

Co když se mi v cizině něco stane či onemocním?

Pokud vás zaměstnavatel poslal na služební cestu, je podle Zákoníku práce vás kompletně zabezpečit. To se týká i sjednání cestovního pojištění a jeho uhrazení za pracovníka při cestě do zahraničí. Veškeré problémy při nesplnění této povinnosti, padají na účet zaměstnavatele.

Nehoda se zraněním? Platit můžete, i když máte povinné ručení

Když by totiž nebylo cestovní pojištění pro zaměstnance na služební cestě založeno a placeno, zaměstnavatel má povinnost uhradit veškeré výdaje, které v zahraničí vznikly následkem nemoci nebo úrazu.

Jaké budu mít stravné?

Zaměstnavatel, který vás vyslal na pracovní cestu, má povinnost uhradit část výdajů za stravování. Kolik peněz dostanete, závisí obecně na délce cesty, ale i dalších ujednáních a konkrétním zaměstnavateli.

Sazby je možné sjednat v kolektivní smlouvě nebo stanovit ve vnitřním předpisu, případně sjednat v pracovní smlouvě, ale jen v rozsahu stanoveném v zákoně.

Nemůžete nebo nechcete jet na služební cestu? Přečtěte si, co můžete udělat:

Jak vybruslit ze služební cesty, na kterou se vám nechce

Výplata stravného záleží na několika podmínkách. Zabezpečí-li zaměstnavatel zaměstnanci na pracovní cestě kompletně bezplatné stravování, stravné nedostanete. Pokud zaměstnavatel zabezpečí bezplatné stravování pouze částečně, stravné se vám úměrně zkrátí.

Při poskytnutí jídla během pracovní cesty, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo až o hodnotu:

70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin
35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Sazby, které jsou uvedeny v tabulce, jsou stanoveny pro zaměstnavatele, kterými jsou stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona, nebo veřejné neziskové ústavní zdravotnické zařízení.

U těchto zaměstnavatelů stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá:
5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,
12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Pro ostatní zaměstnavatele, tedy především ze soukromých firem, platí pouze dolní mez sazeb uvedených tabulce níže.

Čtěte také:

Dohoda o provedení práce: od listopadu ji už nemůže mít každý

Změny ve zdravotním pojištění v roce 2018: minimální platby se zvýší