…aneb jak se žije v nájemním systému Mohlo by jich být nespočet. My přinášíme šest příkladů, jak cloudová služba IT Highway dokáže zjednodušit život a zefektivnit práci ve firmě. A nejen tam. Šestý příklad je trochu jiný. Ne však méně užitečný. Dokumentuje univerzálnost řešení, v tomto případě při využití všech výhod nástrojů Google Apps.
A příslušenství? To jsou služby s přidanou hodnotou, které si vyberete při integraci s vašimi stávajícími firemními systémy. Pak zbývá už jen vyrazit po IT Highway… Příklad 1
Obchodní oddělení
Středně velká společnost zabývající se prodejem léčiv a doplňků stravy. V současné době má čtyři kamenné provozovny a jeden centrální sklad. Pro prodej svých produktů má osm obchodních zástupců, kteří obstarávají zákazníky v jednotlivých regionech a 90 procent času tráví v terénu. Z tohoto důvodu potřebují mít přístup k elektronické poště, CRM (systém pro řízení vztahů se zákazníky), firemním dokumentům a intranetu kdykoli a bez ohledu na to, kde se právě nacházejí.
Je zřejmé, že řešením je cloud. Nejlépe plně integrované cloudové služby, jaké nabízí IT Highway. Zaměstnancům umožňují po jednotném přihlášení přístup do všech firemních aplikací – k e-mailu, kalendáři, dokumentům, intranetu, CRM. Mohou tak pracovat kdykoli a kdekoli, pomocí jakéhokoli zařízení, ať už se jedná o notebook, tablet nebo mobilní telefon. Díky souborům sdíleným s obchodním a marketingovým oddělením mají k dispozici nejaktuálnější prezentace, produkty a ceníky, které se velmi často mění. A mají je i v offline režimu, takže mají vše k dispozici i v okamžicích bez internetového připojení.
Další nespornou výhodou pro firmu je, že obchodní zástupci mohou zadávat objednávky přímo v terénu a nemusejí čekat, než dorazí do kanceláře či domů – reakční doba mezi zadáním objednávky a dodávkou se tím může snížit i na polovinu.
Přidáme-li využití Hangouts (videokonferenci), může se obchodní ředitel spojit se všemi obchodními zástupci najednou či jednotlivě s každým zvlášť a současně i zobrazit jakýkoli dokument či prezentaci během videohovoru.
Příklad 2
Propojení různých systémů
Společnost patřící mezi pět předních firem zabývajících se prodejem elektroinstalačního materiálu. Postupně vybudovala síť 10 prodejen a tří distribučních skladů. Pro prodej využívá šest vlastních obchodních zástupců. V minulosti museli řešit například nepříjemný problém, kdy ve firmě skončili dva obchodní zástupci a vzali si ke konkurenci veškeré kontakty, se kterými v minulosti jednali jménem společnosti. Bohužel se to v daném roce projevilo i znatelným snížením prodeje.
Jako první krok k nápravě začali používat excelovské tabulky, kam obchodní zástupci zapisovali veškeré kontakty a informace z obchodních jednání. Brzy ale zjistili, že to není ideální způsob shromažďování veškerých obchodních informací, reportingu a vyhledávání požadovaných informací napříč všemi obchodními zástupci. Dlouho vybírali službu, která by nejlépe vyhovovala, až dostali nabídku vyzkoušet si cloudovou službu IT Highway, jejíž součástí je integrovaný CRM. Je to nejlepší řešení vzhledem k nulovým počátečním investicím. Díky této službě mají vše pod kontrolou a ke každému zákazníkovi všechny potřebné informace – kontakty, zápisy z jednání obchodních zástupců, obchodní nabídky, uzavřené smlouvy. Mohou jednoduše sledovat objem prodejů za dané časové období, které vyhodnocují s obchodními zástupci při pravidelných poradách, a vše můžou směřovat ke kvartálním a ročním firemním cílům. V současné době řeší rozšíření služeb i o ERP, aby mohli jednoduše řídit logistické procesy a v čase sledovat prodeje v jednotlivých prodejnách a nemuseli čekat na zaslání jejich reportů. Příklad 3
ERP, účetnictví
Malé firmě se nevyplatí zaměstnávat účetní na plný úvazek. Zvolili proto outsourcing a nechávají si dělat účetnictví a výpočet mezd externě. Bohužel to ale má i svá úskalí. Doklady musejí jednou za čas poštou poslat účetní, která je zpracuje. Stejně si je ale pro jistotu evidují ještě u sebe… takže v podstatě dvojí práce. Kdo z firmy potřebuje aktuální přehled, musí volat účetní. Ta koordinace je náročná a otravná zároveň.
S IT Highway je to jinak. Nabízí nejenom cloudový firemní systém, který je plně integrovaný a v podstatě obsahuje vše, co k řízení a komunikaci ve firmě potřebují, ale i další služby pro firmy a podnikatele, včetně zpracování mezd a účetnictví. Ale pozor, na rozdíl od původního „(ne)systému“ pracuje externí účetní firma na stejném cloudovém řešení, a kdo potřebuje, vidí do aktuálních dat a účetních dokladů online, v reálném čase! Už nebude muset volat účetní kvůli každé prkotině. Když bude chtít vědět, kdo jim kolik dluží, bez problémů si to vytáhne přímo ze systému. Dokonce nebude vázaný ani na počítač nebo kancelář. Díky mobilnímu internetu může vystavit fakturu přímo na schůzce, třeba z telefonu nebo tabletu. Nebo třeba i na dovolené… jako by byl v kanceláři. Došlé faktury bude stačit naskenovat jen jednou a díky workflow je nechat předschválit svým podřízeným. A bude o tom jasný záznam. Díky IT Highway bude spolupráce s externí účetní jednoduchá a efektivní.
Příklad 4
Logistické toky – zásoby, sklady, optimalizace
Firma se zabývá prodejem specializovaného zámečnického sortimentu. Zboží prodává jak maloobchodním spotřebitelům, tak firmám i živnostníkům. Postupně si vybudovala síť patnácti prodejen v Praze a většině krajských měst. Svůj sortiment nabízí také v e-shopu, kde si zákazník může vedle doručení zboží kurýrní službou zvolit jako výdejní místo libovolnou z jejich kamenných prodejen. Roste objem zboží prodávaného přes e-shop a zvyšují se nároky obchodních partnerů. Propojení skladového hospodářství jednotlivých prodejen s centrálním skladem a logistika spojená s distribucí zboží se pro firmu stávají naprosto zásadním problémem pro další fungování společnosti. Stávající informační systém neumožňuje online pohled na skladové zásoby jednotlivých prodejen, natož pak přímou rezervaci zboží nebo vystavení objednávky z jiné prodejny. Většinu těchto transakcí mezi prodejnami a centrálním skladem musejí řešit telefonicky a e-mailem. Tento stav je dlouhodobě neudržitelný, protože neúměrně zvyšuje režii spojenou s logistikou a často vede i ke zbytečnému navýšení stavu skladových zásob.
A v neposlední řadě se s rostoucím objemem prodeje zvyšuje i množství zpožděných dodávek a reklamací způsobených lidskou chybou. Přímé napojení e-shopu na ekonomický systém v rámci IT Highway umožní automatickou fakturaci, což chyby prakticky vyloučí a produktivita výrazně stoupne.
Zavedením nového informačního systému v cloudu získává firma plnou kontrolu nad veškerými zásobami a výrazné zjednodušení logistických procesů. To přináší nezanedbatelné úspory i zvýšení kvality služeb pro zákazníky. » Příklad 5
Nový prodejní kanál
Středně velká úklidová firma. Protože nakupuje poměrně velké množství úklidových prostředků, napadlo ji začít provozovat i malý e-shop s tímto zbožím, protože mají velmi zajímavé nákupní ceny. Ale hlavně: budou nabízet jen to, co sami používají a co se jim osvědčilo. To by mohlo být pro zákazníky zajímavé. Úspěšně už dodávají zboží do několika škol, kde mají vlastní uklízečky, a poptávka stoupá. Teď od nich berou jen úklidové prostředky, ale v budoucnu třeba začnou nakupovat celou službu…
Bude to ale jen vedlejší byznys, takže do toho nechtějí příliš investovat. Vše musí být co nejjednodušší, aby je to moc nezatěžovalo. Mají zakázky téměř po celé republice, a proto i více skladů. Systém jim tak musí dát přehled o stavu skladů a držet na nich předem nastavené minimální množství. Tím se nechtějí zabývat. Obchodují zejména s firmami. Tam je nebytné pracovat s různými cenovými úrovněmi podle velikosti zákazníka. Pro privátní zákazníky je zase potřeba výstup na sociální sítě.
Možná budou dělat i marketingové akce, takže systém musí podporovat slevy, příznak pro akci, novinky apod.
Musí umožňovat jednoduché vytvoření e-shopu ve firemních barvách, nejlépe pomocí šablony, a hlavně podporovat automatickou fakturaci a hlídání došlých plateb. A potřebují systém s podporou různých cenových úrovní pro firemní zákazníky.
Všechny tyto požadavky ukazují na řešení plně integrované s ekonomickým systémem. Pokud by systém nebyl integrovaný, zvyšovala by se administrativa. Skutečně integrovaných systémů na trhu moc není.
Systém IT Highway je v cloudu, a tedy dostupný odkudkoli. Nevyžaduje žádnou investici. Vše se platí jen měsíčními poplatky. Pořízení i vytvoření e-shopu bylo opravdu jednoduché, a navíc získali ještě spoustu dalších vymožeností. Vyřešili si kompletně komunikaci v rámci firmy (obsahuje i e-mail, chat a videokonference), mohou sdílet dokumenty na společném úložišti a spolupracovat např. na nabídkách online. E-shop automaticky generuje faktury, sklad sám hlídá, aby měl dostatečné množství zboží. Rozvíjejí firmu a přitom je její život o něco jednodušší… Příklad 6
Bezpečnost
Mám narychlo sjednanou schůzku u nového zákazníka a potřebuji se na ni ještě připravit… Podívám se na mapu, kde přesně je jeho sídlo, protože jsem u něj ještě nebyl.
Přesnou adresu mám v kalendáři, pro který využívám Google Apps.
Naštěstí existuje IT Highway CRM, který je mimo jiné aplikací na poznámky všeho druhu, a jsou přímo navázané na kontakt a mám tam veškeré informace o zákazníkovi včetně poznámky z poslední schůzky. Díky cloudovému úložišti je mám přístupné na mobilu, tabletu a na dalších zařízeních.
Ještě než jsem odjel z firmy, kolega upravil prezentaci, takže si jenom zkontroluji přes mobil, jestli je vše tak, jak jsem potřeboval. A na schůzku jsem připraven.
Na schůzce využiji svůj tablet, kde mám aktuálně upravenou firemní prezentaci. Odprezentováno… Vytvořil jsem si v CRM poznámky z poslední schůzky, vložím na Google Drive dokument, který potřebuji ještě dnes upravit, a nasdílím poznámky kolegovi, aby mohl na změnách začít pracovat.
Naplánuji si rovnou ve volném čase ještě další schůzku na zítřek v kalendáři a přizvu další kolegy. Cestou zpět z města bohužel zjišťuji, že mně někdo vykradl automobil a vzal iPad, který jsem tam ve spěchu nechal. Nemusím se ale obávat, že jsem ztratil nějaká data nebo citlivé informace, protože mám všechno uložené v cloudu a bez hesla se tam nikdo nedostane. Pro bezpečnost využívám zároveň i dvojí autentizaci, kdy pro přihlášení je potřeba i PIN kód. Zároveň se na iPhonu pokusím najít zařízení a rychle smažu na dálku všechna data.
Pokud bych využil například Google Apps Mobile Management, tablet bych dokázal nejdříve na dálku uzamknout a určit i jeho přibližnou polohu.
