Na otázku, co je pohledávka, je na první pohled jednoduchá odpověď: „Když nedostanu zaplaceno. Tak bohužel odpovídá většina tuzemských obchodníků.
Odpověď sice správná, leč neúplná. Podíváme–li se na problém pohledávek podrobněji, zjistíme, že pohledávka se vytváří buď ve chvíli podpisu smlouvy (samozřejmě pokud v ní není výslovně uvedena podmínka platby předem), nebo okamžikem odebrání zboží nebo služby.
Pokud odběratel za zboží nezaplatí ihned při převzetí, poskytuje mu dodavatel obchodní úvěr. Pohledávky tedy představují úvěry poskytnuté zákazníkům, které firmě nenesou žádný úrok. Z tohoto důvodu je dobré udržet úroveň pohledávek co nejnižší.
Bez poskytování obchodních úvěrů by však prodeje společností byly velmi nízké, a tím by se snižoval i jejich zisk. Proto je třeba najít rovnovážný stav struktury oběžných aktiv firmy, zejména mezi finančním majetkem a pohledávkami. Při poskytnutí obchodního úvěru vždy podstupujeme určité riziko nezaplacení v termínu splatnosti nebo nezaplacení vůbec. Toto riziko dnes již řada podniků úspěšně hodnotí a snaží se je snižovat. (Graf: Pohledávky/Oběžná aktiva)
Z praxe je známo, že když firma zavede systém řízení pohledávek, klesne jejich objem až o 60 procent. To bývá často klíčem k zajištění finančních zdrojů pro další rozvoj firmy.
Při rozboru oběžných aktiv typického zahraničního výrobně–obchodního podniku střední velikosti zjistíme, že pohledávky tvoří asi třetinu oběžných aktiv. V nich jsou samozřejmě zahrnuty všechny pohledávky, ty před i po lhůtě splatnosti.
U českých podniků jsme rozborem jejich oběžných aktiv za poslední tři roky zjistili, že tento poměr je mnohem vyšší. Průměrné hodnoty za odvětví se pohybují mezi 30 až 56 procenty. Je zajímavé, že v roce 1999 se průměrný podíl pohledávek na oběžných aktivech v prvovýrobě přiblížil zpracovatelskému průmyslu a zvýšil se podíl pohledávek u velkoobchodních firem (viz graf).
Přitom lze předpokládat, že struktura oběžných aktiv bude pro různé obory činnosti výrazně odlišná, a to mimo jiné proto, že například velkoobchod díky konkurenci a způsobu prodeje musí jít do vysokého rizika obchodních úvěrů poskytovaných širokému okruhu odběratelů. Naproti tomu prvovýroba, jejíž produkty jsou základem zpracovatelského průmyslu, může inkasovat při dodání zboží, a tím snížit objem pohledávek téměř na nulu. Navíc poskytuje úvěry menšímu počtu většinou stálých odběratelů, což za normálních okolností usnadňuje správu pohledávek.
Trend vývoje pohledávek v ČR je pravděpodobně způsoben minulými lety, kdy se druhotná platební neschopnost rozšířila do všech oborů činností. K tomu je třeba vzít v úvahu i nedostatek peněz na trhu díky nerovnovážnému stavu bankovního sektoru, zhoršenou finanční likviditu firem a v neposlední řadě i sníženou koupěschopnost obyvatelstva.
Jak jsme se již zmínili, při dodání zboží na fakturu se prakticky jedná o poskytnutí obchodního úvěru. U dodavatele tedy vzniká pohledávka před nebo po lhůtě splatnosti. Aby si firma udržela přiměřené proporce oběžných aktiv (to jest asi 30 procent pohledávek), musí si zavést pro poskytnutí úvěru vhodnou metodiku.
Prakticky každá firma má určitá pravidla pro obchodování, kdy a jak vysoké slevy použít u daného zákazníka, případně jaká zavést sankční opatření u neplatícího zákazníka a podobně. Tato pravidla jsou závislá na velikosti firmy, komoditě, se kterou obchoduje, a na konkurenci.
Naše zkušenosti ukazují, že zahraniční firmy působící v ČR jsou obchodně úspěšné mimo jiné proto, že kladou dostatečný důraz na úvěrovou politiku firmy, přičemž technologii poskytování obchodního úvěru a risk management si přinášejí ze svých mateřských firem. Díky zvyšování úrovně managementu českých firem se již obecně ví, že tuto technologii je dobré využívat, ale dlouhodobé zkušenosti pro různé obory činností zatím nejsou a ucelená metodika řízení obchodního úvěru se teprve postupně vytváří.
V praxi většinou zjišťujeme, že na základě špatných zkušeností českých firem při poskytování obchodního úvěru a růstu objemu jejich pohledávek po lhůtě splatnosti firmy přistupují k určitým dílčím opatřením (například platba předem, vysoká záloha splatná předem a další). Tato opatření obvyk–le mívají velmi krátkodobý účinek a nezabraňují vzniku pohledávek.
České firmy si mnohdy neuvědomují, že řízení obchodního úvěru působí nejen do obchodu a financí, ale i jako marketingový nástroj. Pomocí pravidel obchodního úvěru lze vybírat zákazníky, rozdělovat je do kategorií a s těmi pak dále pracovat.
K metodice řízení obchodního úvěru se vyjadřují všechna oddělení, která s ním přicházejí do styku, tedy obchodní, finanční a úvěrové. Správně sestavená metodika obsahuje tyto základní body:
1. Úvěrová pravidla firmy
2. Shromažďování a vyhodnocování informací o zákazníkovi
3. Způsob stanovení rizikovosti obchodních partnerů
4. Obchodní smlouva
5. Inkaso
6. Postup pří vymáhání pohledávek
Úvěrová pravidla firmy.
V českých firmách se při tvorbě úvěrových pravidel setkáváme často s dominantním postavením buď obchodního, nebo finančního oddělení. Závisí to na typu firmy a způsobu prodeje zboží nebo služby. Často dochází ke střetu dvou názorů. Obchodní hledisko chce prodat bez ohledu na rizika spojená s poskytnutím úvěru, cílem je maximalizace výkonů a podílu na trhu. Finanční hledisko preferuje obchod bez rizika poskytování obchodního úvěru bez ohledu na obchodní úspěšnost. Cílem je minimalizace objemu pohledávek.
Oba názory jsou extrémní, a proto v těchto případech doporučujeme vytvoření nezávislého oddělení mimo obchodní a finanční útvary, jehož úkolem je optimalizovat míru rizika pro každý typ obchodního případu a zákazníka.
Nyní je zřejmé, proč je nutné nezávislé oddělení nebo alespoň osoba: pro posouzení rizika vzniku pohledávky.
Úvěrová pravidla v zásadě shrnují kroky, které jsou nutné pro zabezpečení inkasa. Jedná se především o:
- pravidla a pravomoci jednotlivých oddělení při rozhodování o poskytování obchodních úvěrů (pro nově příchozí zákazníky, pro expanzi v nových lokalitách, pro stálé odběratele, pro uvedení nového výrobku na trh a tak dále)
- způsob komunikace a sdílení informací mezi odděleními
- způsob uzavření obchodní smlouvy s novým nebo stávajícím zákazníkem
- způsob dodání zboží nebo služby
- metodika práce fakturačního oddělení a jeho komunikace se zákazníkem
- způsob a doba předání pohledávky po splatnosti na vymáhání
Úvěrová pravidla firmy musí být všem jasná a srozumitelná, musí být dostatečně flexibilní a reagovat na změny vnějšího prostředí i podmínek uvnitř firmy, které jsou dány například nedostatkem oběžných aktiv, změnou výrobní technologie a tak dále.
Úvěrové oddělení při doporučení úvěrového rámce pro konkrétního zákazníka nebo skupinu zákazníků potřebuje tyto základní nástroje:
- informační systém (databázový nebo pro malé firmy vedený formou kartotéky)
- informace z vnitřních zdrojů (zprávy z prodejního a marketingového oddělení) i vnějších zdrojů (například ČSÚ, Obchodní věstník, Platin poskytuje informace o platební zkušenosti s firmou a další)
- vhodný analytický systém
Tok informací mezi odděleními v prodejním procesu.
Výstupem úvěrového oddělení je doporučení maximálního obchodního úvěru a doby jeho splatnosti, nebo přidělení úvěrových limitů pro skupinu zákazníků. Tyto hodnoty musí být okamžitě předány obchodnímu oddělení, aby mohlo dojednat podmínky obchodu a uzavřít smlouvu. Odchylky od firemního standardu úvěrových pravidel nesmí být běžné. Vyžadují–li to ovšem okolnosti, které přinutí obchodníka k odchylce v pravidlech, pak je třeba opět celý případ zvážit z hlediska rizikovosti a zavést nutná opatření k zabezpečení inkasa nebo raději takový obchod odmítnout. Od standardů úvěrových pravidel se nelze odchýlit proto, aby se dlužník nemohl při vymáhání pohledávky vymlouvat, že si s obchodníkem dohodl jiné podmínky. Všem je ve firmě jasné, že k tomu nemohlo dojít. Tím se zrychlí a zvýší pravděpodobnost inkasa pohledávky.
