Podle odhadu expertů společnosti Cisco vyprodukovalo lidstvo v roce 2009 více dat než za předchozích 5000 let dohromady. To je na jedné stranu obdivuhodné, na druhé straně to vyvolává otázky, jak s takovým množstvím dat naložit. Zvláště když se dá očekávat, že jejich množství dále exponenciálně poroste.
Zatím nad tímto problémem diskutují převážně ICT odborníci, ale brzy datová lavina dostihne i manažery firem. U nás v tom významnou roli sehrává zákon o archivaci, který stanoví přesná pravidla, co a jak dlouho je třeba uchovávat. A jen málo firem je schopno tato pravidla beze zbytku naplnit.
Problém s daty je dvojí: jejich bezpečné uložení a jejich bezpečné nalezení. Pokud se usmíváte, v čem spočívá problém nalezení archivních dat, zkuste si malý test. Je-li ve vaší firmě za data zodpovědný IT manažer, zeptejte se ho, kde najdete podklady, na základě kterých jste připravili výroční zprávu v roce 2005. Nelze je najít v rozumném čase, přestože byly „bezpečně zaarchivovány“? Nebo měla archivaci na starost kolegyně, která už u vás dva roky nepracuje? Nezoufejte, v podobné situaci jsou mnohé firmy.
Bohužel si však také řada firem a jejich manažerů málo uvědomuje, jaké ztráty nedbalou správou dat riskují a že do kvalitní péče o data budou muset v blízké budoucnosti investovat. Navíc bude lepší to udělat dříve, než bude potřeba kromě investic hradit i vzniklé škody.
Potřebné investice nejsou malé – v řadě případů jde o významné rozšíření současného vybavení a úložných kapacit, případně pořízení specializovaného datového centra. Pro firmy, jež nemají na takový projekt dostatek peněz, nebo jednoduše dávají přednost moderním a efektivním řešením, se pak nabízí zajištění služeb datového centra formou outsourcingu. Do popředí se tato možnost dostává v souvislosti s očekávaným růstem cen elektřiny, který může provoz starších zařízení pro úschovu dat významně prodražit.
A ačkoli se některé firmy z psychologických důvodů brání přejít na outsourcing a svěřit svá data do péče externímu dodavateli, má toto řešení ještě jednu podstatnou výhodu – až se příště budete shánět po pět let starém dokumentu, bude už za jeho nalezení pod smluvními sankcemi zodpovídat externí dodavatel.
