Než půjdete na obchodní schůzku s Kanaďany típněte cigaretu, seřiďte si přesně hodinky a zapomeňte na černý humor i sexistické poznámky. Jaká pravidla platí pro osobní jednání a jak má vypadat korespondence s Kanaďany?
Autor: Shutterstock
Velká většina kontaktů u zámořských obchodních partnerů probíhá písemně prostřednictvím elektronické komunikace. Dojde-li na osobní jednání s kanadskými partnery, je vhodné přizpůsobit se v několika drobnostech místním zvyklostem.
Obchodní jednání v Kanadě, až na malé výjimky, vždy začíná přesně. Je proto důležité být na obchodní schůzce včas. Předem písemně i ústně smluvené schůzky se často ještě potvrzují telefonicky den před jednáním.
Počítejte s dopravní zácpou V oblasti Toronta je vhodný čas na obchodní schůzku ráno, nebo brzké odpoledne. Je dobré se vyhnout večeru. Vhodné načasování je pro obyvatele Toronta velmi důležité, neboť obyvatelé tohoto velkoměsta berou stále ohled na dopravní situaci. Zpravidla se budou snažit domluvit konání schůzky na dobu mimo dopravní špičku. Většina výrobců a distributorů sídlí mimo centrum Toronta. Tito lidé udělají vše pro to, aby se nemuseli se svými partnery vzhledem k permanentním dopravním zácpám sejít v centru města. Vhodným místem pro setkání jsou prostory obchodní komory nebo hotel. Pro obchodního partnera bude ovšem nejvýhodnější setkání přímo u něj ve firmě. Většina firem má zasedací síň s promítacím zařízením (prezentace v PowerPointu je velmi vhodná). Samotné jednání začíná stručným osobním a společenským úvodem. Je důležité si zapamatovat jména kanadských obchodníků a jejich místo v hierarchii firmy. V Kanadě je velmi běžné používání křestních jmen. Někdy dochází k tomuto prolomení formálnosti již při prvním jednání. Podává se káva, čaj, džus, voda, v žádném případě alkoholické nápoje. Důležité jsou vizitky v angličtině (případně francouzštině), kde je uvedena pouze funkce v souladu se severoamerickou terminologií, titul může být uveden za jménem (PhD, MSc. P.Eng). Při oslovování se akademické tituly nepoužívají. Není zvykem při této příležitosti předávat dary, pokud se nejedná o vzorek zboží či nezavazující malou pozornost, jako reklamní pero. Po navázání fungujících obchodních styků lze nabídnout české upomínkové maličkosti. Kritiku politiků přenechte partnerům Na důvod schůzky se přechází bez průtahů po krátkých úvodních zdvořilostech. Nicméně i v průběhu jednání je dobré být připraven na společenskou konverzaci. V jejím rámci se doporučuje hovořit pozitivně o kanadských reáliích, o přírodě, o hokeji. Kanaďané neocení, budou-li jim připomínány prohry v mezinárodních zápasech. Český humor a obzvlášť ten černý nezabírá. Stejně jako Češi i Kanaďané hlasitě kritizují své politiky. Mnozí však neradi přijímají kritiku od zahraničních hostů. Vyhnout se rozhovorům na toto téma je rozumné. Kanaďané nemilují dramatickou gestikulaci, jsou rezervovaní a nebudou prezentovat své emoce. Soukromé záležitosti od obchodu oddělují. Doporučuje se vyvarovat přehnanému a zdlouhavému povídání o rodině a přátelích. Okrajově je však vhodné se o rodině zmínit a ukázat, že je v žebříčku hodnot vysoko. Na rozdíl od Wayna Gretzkého si většina Kanaďanů nemyslí, že jsou všemi nenáviděni. V souladu s oficiální propagandou na sebe Kanaďané pohlížejí jako na všude vítané sympatické lidi. Je ale nutné podotknout, že vstřícnost a sympatičnost umí jít stranou, chce-li Kanaďan prosadit svůj zájem. Je vhodné být na schůzku dobře připraven, ukázat sebevědomí, kompetentnost a kvalifikaci. Na jednání musí být z české firmy vyslán člověk vybavený dostatečným mandátem, aby mohl podat kvalifikované odpovědi na otázky o firmě, výrobním programu, dodacích podmínkách, cenách, clu, předpisech a normách, referencích a případně operativně na místě rozhodovat o detailech dalšího postupu. Kanaďan nepochopí, bude-li jeho obchodní partner chtít během jednání konzultovat postup s ústředím firmy, případně odkládat rozhodování na později. Jedná-li se o zásadní záležitost, k níž je objektivně nutné zjistit nové skutečnosti ve firmě, musí být stanoveno rozumné datum, do něhož bude informace dodána a tento slib dodržen. Kanaďané se soustředí na cenu, kvalitu a spolehlivost. Neméně důležitý je pozáruční servis, stabilita dodávek, dodržení předpisů a norem (i pro balení a etikety zboží). Dodržení dohodnutých smluvních podmínek je imperativ. Nepopuďte feministky Při jednání se ženami se doporučuje srdečnost, zdvořilost a striktní setrvání u témat obchodu. Kanaďanka očekává stejný respekt a autoritu jako obchodní partner - muž. Naprostým tabu jsou žerty či komentáře, které by mohly popudit feministky. V Kanadě je jich spousta. Co se týče oblečení, nejbezpečnější je víceméně konzervativní způsob oblékání. Pro muže oblek s kravatou, pro ženy kostým. Výjimkou jsou pátky, kdy je akceptováno méně formální oblečení. Na kouření raději zapomeňte Pracovní snídaně či oběd je běžný, nepřesahuje 1,5 hodiny a je bez alkoholu. Kouření na denních schůzkách je velmi nevhodné. Dnes už nejsou v Kanadě jen nekuřácké kanceláře či budovy, ale i celá města, jako například Ottawa a Calgary, kde není kouření povoleno ani v restauracích a klubech. Kuřáci jsou odkázáni tvořit spiklenecké hloučky na chodnících před budovami. Pracovní večeře nejsou obvyklé, neboť večer je vyhrazen pro privátní život. Pokud však Kanaďané cestují, velmi rádi na večeři zajdou a ze své rezervovanosti poleví. Jak napsat dopis
Jako hlavní způsob komunikace se nicméně vedle osobních schůzek doporučuje v Kanadě elektronická pošta. Fax je nezbytnou zálohou, musí být vždy funkční a zapnutý. Vývozce, který má mimo pracovní hodiny fax vypnutý, nemá z pohledu Kanaďana seriózní zájem o export do Kanady. Smlouvy a jiné důležité dokumenty jsou psány ve formě dopisu a posílány poštou nebo kurýrem. Profesionální grafická úprava a prezentace dokumentu je velmi důležitá. Průvodní dopis musí vždy doprovázet jakýkoli zaslaný dokument anebo informaci. V Kanadě je zaveden systém psaní dopisu, který se částečně liší od evropského stylu:
Hlavička firmy odesilatele
Datum
Celé označení adresáta (včetně adresy)
Oslovení (Dear Mr. Jones)
Text dopisu
Poděkování
Pozdrav (Sincerely, Regards, apod.)
Jméno odesilatele a podpis (razítko se zpravidla nepoužívá).
Zapněte si kanadskou angličtinu
Místní angličtina je unikátní kombinací americké a britské angličtiny. Pokud si tuto zvláštnost česká firma uvědomí a správně ji aplikuje v tištěných propagačních materiálech a firemních katalozích, demonstruje tím, že chápe výlučnost, na niž je anglicky mluvící Kanada hrdá. Tohoto detailu lze snadno docílit při kontrole pravopisu v textovém editoru volbou jazyka „English (Canada)”. Netřeba zdůrazňovat, že quebecká francouzština se od evropské liší ještě výrazněji. V mluveném projevu jsou Kanaďané s ohledem na pestrost imigrační palety velmi tolerantní k akcentům a nedokonalé výslovnosti.
Jednání s quebeckými obchodními firmami ve francouzském jazyce a důsledná publikace dvojjazyčných propagačních materiálů se velmi doporučuje. Kromě flexibility firmy se tím projevuje respekt k této unikátní provincii. Quebec přitom představuje 25 až 30 procent kanadského trhu.
Vzdor skutečnosti, že kanadské podnikatelské prostředí je kultivováno delší dobu než české, doporučuje se zakotvit vše v písemné podobě. Kanaďané tíhnou k předpisům a neváhají používat právních konzultací. Není důvodu, proč by se česká firma nechránila stejně.
Partneři ocení pružnost a ekologické výrobky
Typický pro kanadské podnikatelské prostředí je poměrně malý respekt před hodností, titulem a autoritou. Hodnota jedince je stanovena tím, co dělá, nikoliv co je. Cennou hospodářskou jednotkou jedince je čas. Kanaďan tedy ocení věcnost a pružnost. Překvapivě ne vždy je však možné očekávat pružnost i ze strany kanadských servisních organizací.
Doporučuje se při obchodním jednání brát v úvahu také problematiku životního prostředí. Zboží a služby, které jsou „Ozone friendly”, či umožní recyklaci, mají na kanadském trhu přednost před neekologickými výrobky a službami.
