ELEKTRONICKÉ ŽÁDOSTIRychle, jednoduše, elektronicky. Řeč je o systému žádostí o dotace z evropských fondů. Zatímco ale mnoho úřadů používá tato slova jen jako neúčinné zaklínadlo, CzechInvest je svou novou aplikací eAccount nekompromisně uvádí do praxe.
ELEKTRONICKÉ ŽÁDOSTI Rychle, jednoduše, elektronicky. Řeč je o systému žádostí o dotace z evropských fondů. Zatímco ale mnoho úřadů používá tato slova jen jako neúčinné zaklínadlo, CzechInvest je svou novou aplikací eAccount nekompromisně uvádí do praxe.
Leckdy mnohasetstránkové svazky dokumentů, prodlevy v řádu týdnů či měsíců, nepochopitelná administrace a minimální komunikace s hodnotiteli projektů.
Každý, kdo si v uplynulém programovacím období prošel martyriem předkládání žádostí o evropské peníze, by jistě mohl dodat pár ostrých komentářů. Vždyť připomínky k této praxi měla dokonce i Evropská komise, která bývá sama označována za unijní centrum byrokracie.
NEJVYŠŠÍ ČAS NA ZMĚNU
Některé úřady se naštěstí z této nepěkné zkušenosti poučily a do nového programovacího období 2007-2013 vstupují s výbavou přiměřenou třetímu tisíciletí. Příkladem může být CzechInvest, který bude žádosti do Operačního programu Podnikání a inovace přijímat prostřednictvím aplikace eAccount. Jako první tak budou firmy podávat projekty do programů Rozvoj a Marketing.
„Systém přináší řadu výhod. Je snadno ovladatelný a nevyžaduje žádné speciální programové vybavení. Při vyplňování formulářů žadatele upozorní na chyby, takže odpadají problémy s následným opravováním formálních nedostatků,“ vysvětluje generální ředitel CzechInvestu Tomáš Hruda. „Aplikace zároveň umožní průběžně sledovat proces administrace a aktuální stav hodnocení žádosti,“ dodává.
V POHODLÍ KANCELÁŘE
eAccount v prvé řadě převádí celé dosud papíry zamořené řízení do elektronické podoby. „Chtěli jsme, aby žadatel nemusel vyplňovat stohy zbytečných lejster. V minulém období nebyly výjimkou několikasetstránkové projekty, včetně mnoha povinných kopií a pouhá formální kontrola žádosti zabrala jednomu pracovníkovi minimálně půl dne,“ popisuje dosavadní zkušenosti Luboš Lukasík, ředitel Divize rozvoje podnikání CzechInvestu.
„Teď žadatel v každé chvíli dodá jen to, co je právě potřeba. Například na začátku vyplní do formuláře pouze základní údaje o sobě a o svém projektu. Do dvou týdnů mu odpovíme, jestli je projekt přijatelný a má smysl o dotaci žádat. Pokud ano, sdělíme mu zároveň termín dodání plné žádosti,“ shrnuje postup.
MALÉ PROJEKTY ZJEDNODUŠÍME
Jak tedy bude celý proces v praxi vypadat? Žadatel si na stránkách CzechInvestu založí elektronický účet a v jeho rámci vyplní registrační žádost, jejíž součástí je i finanční výkaz. Odborníci v agentuře následně zhodnotí, zda žadatel a projekt splňují kritéria daná programem, typicky třeba podmínku dobrého finančního zdraví. V případě úspěšného absolvování tohoto prvního kola je na to žadatel upozorněn e-mailem. Zároveň mu v tuto chvíli začínají vznikat takzvané způsobilé výdaje a projekt se může začít realizovat.
Následuje druhá fáze. V ní musí předkladatel vyplnit Plnou žádost, zahrnující konkrétní informace o samotném projektu, jeho rozpočtu, harmonogramu a dalších závazných ukazatelích, včetně studie proveditelnosti. Následuje proces hodnocení projektu a vůbec další jednotlivé fáze, v zásadě shodné s dosavadní praxí.
Výhody nového dvoufázového systému jsou zřejmé. Pokud agentura zamítne už registrační žádost, podnikatel ušetří čas i peníze, které by musel věnovat do podrobného zpracování „beznadějného“ projektu. „Hlavně předkladatelů menších projektů se dotkne podstatné zjednodušení formuláře finančního výkazu. U nich se také nejvíce projeví časové úspory díky hodnocení projektů v různých režimech. A zmizí i nutnost běhat při každém nedostatku či chybě do regionální kanceláře, vše se pohodlně vyřeší po internetu. V neposlední řadě jsme navíc úplně odstranili řadu příloh,“ vypočítává pozitiva novinky Aleš Svačina, který má v CzechInvestu na starosti metodiku strukturálních fondů.
KDYŽ SE VLOUDÍ CHYBKA
Elektronická komunikace navíc umožňuje daleko lepší kontrolu nad administrativním vyřizováním projektu. To se projeví například tehdy, když se žadatel při vyplňování formuláře zmýlí nebo něco opomene.
„eAccount má nastavený systém hlášení chyb, takže každý může kliknutím na odkaz zjistit, jestli je vše vyplněné správně. U chyb se potom zobrazí červený obdélník, takže je jasné, co je potřeba dát do pořádku. Vycházíme tady ze zkušeností minulého období, kdy zbytečné chyby značně zdržovaly proces hodnocení projektu,“ popisuje Aleš Svačina. Systém navíc nabízí i zabudovanou nápovědu a pro případ obtížnějšího problému i telefonickou linku.
Zdá se tedy, že alespoň v případě jedné instituce rozdělující evropské peníze by mohly zmizet postavičky žadatelů, shrbené pod nákladem listin a dokumentů, které jim stejně možná budou za pár dní vráceny kvůli chybějícímu údaji v kolonce 37b na patnácté stránce.
Ideální by samozřejmě bylo, kdyby CzechInvest následovaly i další zodpovědné instituce se svými programy. Zatím totiž systém funguje pouze pro Operační program podnikání a inovace. Zkušenosti z okolních zemí jsou takové, že většinou žadatelé podávají projekty v papírové formě, čestnou výjimkou je Estonsko, kde se vše podává elektronicky.
CO ZAHRNUJE eACCOUNT
- seznam projektů a jejich charakteristika
- registrační žádost - po jejím předložení dojde do deseti dnů k posouzení přijatelnosti projektu a žadatele
- plná žádost - doplnění detailních informací, včetně studie proveditelnosti a finanční realizovatelnost projektu
- formulář žádosti o platbu
- monitoring projektu - žadatel uvádí aktuální údaje k ukazatelům
- změna projektu - slouží k provedení změn u konkrétního projektu v různých fázích projektového cyklu
- nástěnka - na ní agentura komunikuje s žadatelem, upozorňuje ho na chyby, lhůty a podobně; doplňuje ji i komunikace e-maily
JAK NA eACCOUNT
- žadatel si na webových stránkách www.czechinvest.cz založí takzvaný master účet; vyplní potřebné identifikační údaje a obdrží heslo * v rámci účtu může přidělit přístupová práva i dalším subjektům, které s ním případně na projektu spolupracují
- k založení a vedení účtu není zapotřebí žádné speciální vybavení, pouze počítač s připojením k internetu a vyřízený elektronický podpis
- prostřednictvím tohoto účtu poté žadatel vede komunikaci s CzechInvestem a překládá jednotlivé žádosti a formuláře
ČLÁNKY DO MAILU