Chcete sekretářku? Najdete ji v Indii

Jak reportér týdeníku EURO delegoval svou práci do zahraničí

„Berte mě jako svou asistentku nebo recepční v luxusním hotelu. Prostě mi napište, co potřebujete zařídit, a já to zařídím,“ přišla e-mailem odpověď. Dorazila z Indie od Vineely, nové sekretářky autora tohoto textu. Na skvělém pocitu, který člověk při čtení výše zmíněného e-mailu získal, nic neměnil ani fakt, že pisatel článku jeho odesilatelku nikdy neviděl a navíc se o ni dělil s desítkou dalších lidí z celého světa. Využil totiž fenoménu dvacátého prvního století – globálního outsourcingu.
Jednou z klíčových otázek dnešní doby je, proč se zatěžovat drobnými každodenními úkoly, když je za vás může za pár dolarů nebo korun udělat někdo v Indii nebo Číně. Outsourcing byl ještě před pár lety vyhrazen velkým nadnárodním firmám, které měly sídlo v Lichtenštejnsku, centrálu v New Yorku, továrny kdesi na čínském pobřeží a telefonní ústředny ve městech jako Bengalúr nebo Madrás. Doba se ale změnila. Outsourcovat svou práci dnes můžeme všichni. V zemích někdejšího třetího světa totiž existuje řada společností, jejichž jediným cílem je udělat váš život snazší. Za nevelkou částku je možné si u nich najmout osobní asistenty, jimž se dá svěřit prakticky cokoli, od vyhledávání informací o potenciálních klientech, sestavování statistik a zpracovávání obchodních plánů až po rezervace letenek a lístků do kina nebo objednávky květin pro manželku. Mít osobní asistentku, jež splní všechny vaše požadavky, bývalo výsadou bohatých a úspěšných. Dnes už ne. A případnou výčitku sociálně uvědomělých bližních, kterým vadí, že jste se rozhodli vykořisťovat chudé obyvatele ještě chudších zemí, odvrátí informace, že virtuální asistenti si přijdou na několikanásobek průměrné mzdy ve své vlasti. Minimálně to tvrdí jejich zaměstnavatelé.

PROČ ZA SEBE NENECHAT NAPSAT TENTO ČLÁNEK

Investice do vlastní efektivnosti a pohodlí s pomocí zahraničních asistentů získaly na popularitě poté, co před dvěma lety americký autor Timothy Ferriss napsal svůj bestseller The 4-Hour Workweek (Čtyřhodinový pracovní týden). V něm rozebíral neobvyklé, ale velmi účinné metody, jak se vymanit z ubíjejícího pracovního procesu. „Pořídit si osobního asistenta je ohromný krok vpřed. Označuje totiž moment, kdy začínáte příkazy dávat, a ne přijímat. Je to drobný trénink pro tu nejdůležitější vlastnost každého boháče nové doby: schopnost komunikovat a řídit věci na dálku,“ říká Ferriss. Od doby, co o neuvěřitelných možnostech, které přináší globalizace a takřka neomezená komunikace s jakoukoli zemí, začala psát i nejvýznamnější světová média, jako jsou Financial Times, Business Week nebo CNN, se počet lidí, kteří tyto služby využívají, dramaticky zvýšil. Otázkou ale stále bylo, zda má smysl si asistentku nebo tajemníka z ciziny najmout i pro někoho, kdo se pohybuje především v českém prostředí.
Když se autor textu pro potřeby tohoto článku rozhodl službu virtuálních asistentů využít, část jeho okolí získala dojem, že se zbláznil. Ta druhá se skvěle bavila při představě, že za něj bude pracovat někdo tisíce kilometrů daleko. „Může za nás ta sekretářka psát články?“ zeptal se se smíchem kolega. „To asi ne, ale minimálně ti může k článkům shánět podklady,“ dostal odpověď s vědomím, že přesně tímto způsobem využívá služeb virtuální asistentky jiný americký autor a redaktor časopisu Esquire AJ Jacobs, jenž plánuje o svých zkušenostech s indickou sekretářkou napsat knihu. Vlastně ji chce pouze nadiktovat na digitální záznamník, přepíše ji samozřejmě ona asistentka.

MLADÉ MATKY A DOKTOŘI Z HARVARDU

Prvním krokem bylo vybrat si z pestré nabídky společností, které tyto služby poskytují, tu pravou. Nejdřív přišly na řadu nabídky dvou zakladatelů odvětví, jimiž jsou firmy YMII (zkratka anglického Your Man in India, tedy Váš člověk v Indii) a Brickwork. Obě společnosti se naprosto liší. Zatímco ta první původně vznikla pro úspěšné Indy, kteří pracují kdekoli po světě, a organizuje každodenní drobnosti od rezervací v restauraci po vyzvedávání věcí z čistírny, v Brickwork pracují profesionálové v oblecích s tituly jako MBA nebo PhD. Proto se také tato firma specializuje na čistě obchodní záležitosti typu finanční analýzy, zpracovávání podnikatelských plánů nebo investičních záměrů. Vysoké náročnosti služeb odpovídá také vyšší cena. Jestliže u levnějších firem platíte kolem čtyř dolarů za hodinu práce, zde již společnost fakturuje po jednotlivých projektech a sumy se mohou vyšplhat na tisíce dolarů. Přesto Brickwork garantuje, že srovnatelná práce vás vyjde mnohem levněji, než kdyby vám ji někdo provedl v Americe nebo v Evropě. K tomu se přidávají další firmy, jako například americké Elance nebo Guru.com, jež nikoho nezaměstnávají, pouze pomáhají zkontaktovat zájemce o konkrétní služby a nezávislé pracovníky z celé planety, kteří jim tyto služby mohou poskytnout. Nakonec ale vyhrál nejmladší z velkých hráčů v tomto odvětví, americko-indická firma jménem AskSunday. Tu teprve v loňském roce založili devětadvacetiletý Steve Ludmer a o rok mladší Avinash G. Samudrala, které přestala bavit práce v managementu a poradenství. Jejich firma má sídlo v New Yorku, ale zaměstnanci ve skutečnosti sedí – jak jinak - v Indii. AskSunday se rychle rozvíjí, protože zakladatelé přišli se zcela novým obchodním modelem. Na rozdíl od ostatních společností nefakturují práci po hodinách, ale po jednotlivých úkolech. Za necelých 30 dolarů si můžete zaplatit měsíční služby, jež zahrnují splnění 30 požadavků bez ohledu na to, zda jde o objednání k doktorovi nebo nákup knížek z Amazonu. O 20 dolarů více stojí, pokud chcete, aby služby zahrnovaly také telefonování do zahraničí. Zato si ale můžete nechat splnit 50 požadavků. Výhodou také je, že první týden na vyzkoušení služeb je zdarma.

ASISTENTKA PŘINESE I ZMĚNU MYŠLENÍ

Po zaregistrování do systému AskSunday autora článku přivítala jednoduchá a přehledná stránka s řadou on-line formulářů, do nichž zadáváte svá přání. Současně obdržel e-mail, ve kterém mu někdo, kdo si říká Bob Porter, poděkoval za to, že se chystá využít firemní služby, a slíbil, že se pokusí vyplnit všechna vaše přání. Z počátečního nadšení, že nyní za vás někdo bude dělat věci, které se vám dělat nechce, ho vyvedl fakt, že najednou nevěděl, jaké úkoly svým indickým „zaměstnancům“ vlastně dát. Pokud je člověk zvyklý celý život si vše zařizovat sám, je pro něj opravdu nezvyklé pověřovat někoho jiného věcmi, jež by bez problémů zvládl i sám. Vyžaduje to změnu pohledu na práci, která - jak se později ukázalo - může být užitečná. Prvním úkolem pro „asistenty“ bylo jednoduché hledání na internetu. Měli najít e-mailovou adresu oxfordského profesora a známého politologa Timothyho Gartona Ashe, což by jim nemělo v tomto případě zabrat více než pár minut. Byla zde ale ještě otázka jak dlouho bude trvat, než se má nová asistentka k úkolu dostane. Odpověď ale dorazila asi za dvacet minut, přestože žádost nebyla označena za prioritní a na její zpracování měla agentura 24 hodin. Za rychlost si tedy AskSunday zaslouží jedničku. Zajímavé ovšem bylo, že tato odpověď přišla od jisté „Donny Summers“, ačkoli zadavatel byl přesvědčen, že za počítačem seděla Indka. Na přímý dotaz z agentury trochu váhavě odpověděli, že slečna se ve skutečnosti jmenuje Vineela, ale zaměstnanci firmy raději používají při korespondenci západně znějící jména, která jejich zákazníkům za oceánem připadají bližší a snáze se jim vyslovují. Druhým pokusem bylo přání kamarádovi. Proč si také neužít trochu legrace a současně zjistit, jak na to budou lidé reagovat. Druhý den v devět hodin ráno tak kamarádovi zazvonil telefon a ženský hlas mu dobrou angličtinou s orientálním přízvukem popřál všechno nejlepší a hodně štěstí do nového dne. Slečna ale asi zapomněla říci, koho jménem volá a kamarád si tak ještě dva dny lámal hlavu tím, odkud se s dotyčnou dívkou zná. Když mu bylo řečeno, od koho vzkaz je, odpovědí byl údiv a nutnost opět vysvětlovat, jak celá služba funguje a k čemu vlastně autor článku potřebuje sekretářku. Když si najmete asistentku v Indii, vyvolá to ve vašem okolí zpočátku velkou diskusi a pobavení, po pár dnech si ale, zdá se, všichni zvyknou.

DOKONALÁ VÝSTŘIŽKOVÁ SLUŽBA

Třetí úkol zadaný indickému týmu obnášel opět hlavně hledání na internetu, tentokrát ale trochu rozsáhlejší. „Sestavte mi seznam deseti nejvýznamnějších knih letošního roku, které se nějak dotýkají ekonomiky. Hledejte hlavně v recenzích v renomovaných časopisech a novinách, jako je BusinessWeek, Economist nebo Wall Street Journal,“ zněl v noci odeslaný požadavek. Druhý den ráno byla v počítači odpověď. Je skvělé, když pro vás někdo pracuje, zatímco spíte. A navíc jak! Došel dvoustránkový seznam sestavený podle hodnocení časopisů Forbes a BusinessWeek, a to včetně úryvků z recenzí, stručného obsahu, vydavatele a orientační ceny. Chyběla už pouze tabulka a grafy v excelu. Pokud takto pracují všechny virtuální asistentky, dělá to z nich perfektní pomocnice pro rešerše všeho druhu, hledání podkladů pro zprávy nebo školní práce, vyhledávání detailů o firmách nebo možných obchodních partnerech z ciziny. Rozhodně se jedná o služby kvalitnější a rozsáhlejší, než dostanete ve výpiskové službě většiny knihoven, s tou nevýhodou, že žádná mladá Indka asi nerozluští české časopisy a internetové stránky. Neúspěchem však skončil další požadavek, především ale vinou zadání. Šlo o to zjistit, jak si Vineela poradí s opravdu náročným úkolem, a tak byla bez jakýchkoli dalších instrukcí požádána, aby zavolala do kanceláře šéfa Virgin Group Richarda Bransona a požádala ho jménem autora textu o rozhovor. Bylo jasné, že získat tento termín bude prakticky nemožné, ale co kdyby se to náhodou povedlo… Druhý den přišel e-mail s informací, že ve Virgin Media Office na číslo zveřejněné na internetu nikdo nereagoval a totéž se opakovalo i v dalších kancelářích Virgin, kam se Vineela snažila dovolat. Proto žádala o konkrétnější informace, ideálně o telefonní číslo, na něž může zavolat. První reakcí jejího „šéfa“ bylo, že kdyby znal to telefonní číslo, tak si tam může zavolat sám. Okamžitě si ale uvědomil, že existují lidé, kteří jsou zaměstnaní natolik, že i tři minuty věnované jednomu telefonátu jsou pro ně ztrátou. Současně pochopil důležitost opravdu jasného a precizního zadání. Nemůže přece chtít, aby za něj jeho virtuální zaměstnankyně nejen pracovala, ale i přemýšlela.

ZÁVĚR EXPERIMENTU

Vlastní asistentka, byť sedí na druhém konci světa, může opravdu obohatit váš život. Nejenže vám pomůže s celkem nenáročnými, ale zdlouhavými a otravnými povinnostmi, ale mít někoho, kdo za vás tyto drobnosti vyřizuje, přinese mnoha lidem opravdovou mentální změnu. Pokud pracujete samostatně nebo jste zaměstnanci, kteří musí plnit příkazy jiných namísto toho, abyste je sami vydávali, bude to pro vás zcela nezvyklý a docela příjemný pocit. Současně si také uvědomíte, že je zbytečné, abyste plýtvali vlastním časem, který zaměstnavatele stojí stovky nebo tisíce korun na hodinu, když stejná práce se dá udělat rychleji a levněji jinde. A tento poznatek se přenese i do ostatních částí vaší práce, začnete lépe chápat hodnotu svého času a více si jej hlídat. A navíc si uvědomíte, že život v globalizovaném světě může občas být i docela dobrá zábava.

BOX:
Virtuální asistentka je pro vás, pokud: 1) Mluvíte anglicky. Bez znalosti tohoto jazyka se se svou zaměstnankyní nebo zaměstnancem nedomluvíte. Není nutná perfektní znalost, ostatně ani asistenti nejsou rodilí mluvčí a také dělají v komunikaci chyby.
2) Často cestujete. Služby asistentů jsou ideální pro požadavky, jako jsou rezervace hotelů, nákup letenek nebo prohledávání nabídek cestovních kanceláří.
3) Máte kontakt s cizinou nebo zahraniční kulturou. Pokud se pohybujete výhradně v českém prostředí, nevyužijete možnosti těchto služeb naplno. Ale pokud rádi jezdíte do ciziny nebo čtete zahraniční knihy, otevírá se vám celé pole možností.
4) Nemáte čas nebo ho chcete trávit po svém. Hlavní deviza, kterou do vašeho života asistenti přinesou. Můžou filtrovat vaše pracovní e-maily od spamů a reklam, domlouvat schůzky, nakupovat za vás a třeba vás i každé ráno budit.
5) Často vyhledáváte informace. Pokud potřebujete zjišťovat fakta o firmách, projektech nebo lidech či se třeba chcete dozvědět něco o novém albu oblíbené kapely a nemáte chuť brouzdat celou noc wikipedií, mohou informace za vás hledat asistenti. Vy pak dostanete hotový výstup.
6) Nebojíte se hledat nové možnosti. Pokud vás zajímá, ve kterém internetovém obchodě dostanete nejlevněji nový foťák nebo žádanou knihu a nevadí vám, že přijde z Belgie nebo z Nového Zélandu, budou pro vás asistenti vítanou pomocí.
7) Umíte se bavit. Najmout si asistentku z Indie můžete brát jako krátkodobý pokus. I kdybyste s dodanými službami nebyli spokojeni, tak za pár stokorun získáte zajímavou a obohacující zkušenost.

BOX:
Co může asistentka zařídit Žádný požadavek není nesplnitelný. Jeden londýnský investiční bankéř například nechává svou virtuální asistentku, aby každý večer zavolala jeho malé dceři a hodinu jí četla pohádky. Francouzsky. Řada amerických školáků dostává od indických asistentů svých zaneprázdněných rodičů doučování z matematiky, biologie nebo dokonce angličtiny. Trochu obvyklejším požadavkem je přebírání firemních e-mailů a telefonů anebo třeba rezervace vstupenek do kina, letenek nebo hotelů. Oblíbené jsou také služby typu objednávek ke kadeřníkovi nebo na kosmetiku. Asistent za vás také může najít instalatéra i třeba opraváře televizorů. U podobných praktických věcí to ale nekončí. Jeden americký byznysmen například outsourcoval i svůj soukromý život. Nechal svou asistentku, aby prohledávala seznamovací servery a podle fotografie a popisu vybrala několik nejatraktivnějších kandidátek a potom mu s nimi domluvila schůzky.

BOX:
Kde hledat osobní asistenty AskSunday (http://www.asksunday.com) je jedna z novějších společností. Má sídlo v USA a zaměstnává lidi v Indii a také na Filipínách. Brickwork (http://www.b2kcorp.com) patří k nejprestižnějším firmám, její zaměstnanci zpracovávají hlavně požadavky obchodního charakteru. TutorVista (http://www.tutorvista.com) nabízí on-line doučování pro studenty. Můžete se učit matematiku, angličtinu nebo jiné předměty. GetFriday (http://getfriday.com) je další z indických firem s dobrou pověstí, účtuje na rozdíl od AskSunday po hodinách.