Ano, žel je mnoho neúspěšných projektů nasazení DMS, které se prostě neujaly, protože pro uživatele zůstaly stejně složité jako předešlá práce se složkami a jen jim někdo nařídil ke každému dokumentu vyplňovat složitou hlavičku s mnoha „zbytečnými“ údaji.
Tak co s tím dále? Je vůbec nějaké řešení pro náš trvalý boj s rostoucím počtem dokumentů? Naštěstí je odpověď kladná a my vám takové řešení v podobě komplexního systému myTEAM přinášíme. Pokusili jsme se jít na problematiku práce s dokumenty trochu jinak. Zavedli jsme pojem agend, které řeší komplexně vždy ucelenou oblast dokumentů, jako jsou například smlouvy, směrnice, obchodní nebo marketingové dokumenty nebo například ISO dokumentace či technické dokumentace k výrobkům.
Soubory a dokumenty jsou společně se souvisejícími údaji ukládány na pozadí, aniž si uživatel nějak významněji uvědomuje, že jsou uloženy v DMS.
Vzor, nebo šablona?
Pojďme si to pro ilustraci vysvětlit na známém procesu vzniku smlouvy. Někdo dostane na starost vytvořit novou smlouvu - aby na to nezapomněl, dostane na to úkol, a jestli si ho zodpovědně zadal sám, nebo mu jej někdo přidělil, není podstatné.
Prostě ho má a on mu svítí v jeho centrálním úkolovníku, dokud ho nesplní. Pak má možnost spustit průvodce vzniku smlouvy, který se ho postupně zeptá, jaký typ smlouvy bude tvořit, zda mu při jeho vzniku pomůže vzor, nebo šablona, nebo bude vhodnější využít už existující smlouvu. Možná se hned zeptáte, jaký je rozdíl mezi vzorem a šablonou? V případě myTEAM velký. Šablona umožní editovat jen předem dohodnuté části, a tak dává menší prostor ke kreativitě, což se hodí například při uzavírání opakovaných obchodních smluv, kdy díky dodržení šablony už například není nutné v dalším kroku nechat každou smlouvu schvalovat právním oddělením. Kdežto taková tvorba nové smlouvy jen ze vzoru, nebo dokonce z jiné smlouvy už vyžaduje větší pozornost při schválení. Tady už může být kreativita uživatele větší.
Pak se dostaneme s naším průvodcem do vyplnění údajů o tom, kdo a s kým bude smlouvy tvořit, na jakou dobu, jestli na dobu určitou, nebo neurčitou, na jaký finanční objem apod. Zadávání všech údajů je usnadněno pomocí předem nastavených a promyšlených číselníků hodnot, které lze vyhledávat pomocí fulltextu tak, aby jejich zadání bylo co nejjednodušší a nejintuitivnější. Systém si sám pohlídá, v kterém stavu smlouvy je povinné vyplňovat které údaje, některé na začátku prostě nevíte, a tak vás nenutí je vyplňovat.
A tak nám krásně vznikne do evidence zápis do seznamu pořízené smlouvy a na pozadí má dokument vyplněné i ty takzvaná metadata. Díky nim lze řídit celý proces schvalování smlouvy, její připomínkování a sledování, u koho právě uvízla. Díky tomu, že všem těmto aktérům vzniká stejný úkol jako tomu, kdo byl na počátku, je vše přehledné a transparentní. Až smlouva projde příslušným schvalovacím interním kolečkem, bude následovat kolečko externí s dodavatelem nebo klientem, nebo může být do procesu zapojen i externí právník, a to na obou stranách. A co je důležité, ani v těchto případech není nutné, aby smlouvy uložil na bezpečné uložiště, i tito externí partneři mohou pracovat s dokumentem uloženým na centrálním uložišti DMS.
Zkušenost sekretářky
Když se nám podaří úspěšně dokončit proces schválení a podepsání smlouvy, tak vám myTEAM také pohlídá, zda je podepsaná verze také jako scan založena, a pak začíná řídit proces platnosti smlouvy. A na to jde jak? Protože například ví, dokdy je smlouva platná, sám se připomene odpovědnému pracovníkovi, aby provedl její kontrolu, prodloužení nebo dohlédl na řádné ukončení. A myTEAM je připraven na pomoc s procesem dodatků, příloh nebo už na začátku zmíněném problému archivace a skartace.
Že vám to najednou všechno připadá jednodušší a jasnější? Ano, snažili jsme se na věc nedívat očima IT pracovníka, ale v mnoha ohledech jsme využili staleté zkušenosti asistentek a sekretářek, jejich zkušenosti a znalosti jsme spojili s moderními nástroji a vznikly produkty a postupy, které jsou pro uživatele srozumitelné, a proto je rádi používají. •
O autorovi| Miroslav Hampel, Autor je statutárním a generálním ředitelem společnosti Kvados, a. s.
