Základním kamenem pro správné nastavení digitalizace je archivační a skartační řád
Téma úspor je v současné době velmi živé, každý se snaží najít stále nová místa, kde náklady snížit. Nicméně každé šetření má svá pravidla, kterými je dobré se řídit. V opačném případě se totiž z úspor mohou stát další náklady. Jednou z možných cest snížení nákladů je zavedení digitalizace dokumentů.
Digitalizace se může zdát velmi jednoduchá.
Naskenované dokumenty zkrátka někam uložíte a pak archivujete i papírové originály. Pokud však digitalizaci zahájíte takto, většinou velmi brzy zjistíte, že jste asi na začátku cosi opomněli. A to něco je řád, podle něhož je nutné digitalizaci provádět. Co je tedy dobré si na začátku říci? „Chci řídit dokumenty v celé společnosti, nebo pouze v části?“ – to je klíčová otázka.
Neméně důležitý je i následující krok.
A tím je analýza, jaké dokumenty chcete digitalizovat. Je třeba zjistit, zda jde o dokumenty, které budete potřebovat pro případnou kontrolu ze strany státních orgánů, nebo o provozní dokumenty, které slouží jen pro vaši interní potřebu.
Základním kamenem pro správné nastavení digitalizace dokumentů je archivační a skartační řád. Jde o velmi důležitý dokument, který může v budoucnu ušetřit mnoho starostí a často i peněz. Je také klíčovým prvkem při výpočtu potřebné kapacity na disku, volbě způsobu zabezpečení, definici přístupových práv a slouží i jako zadání pro realizující společnost. Důležité také je udržovat archivační a skartační řád stále aktuální.
Druhým podstatným úkolem je určit aplikace, které budou využívat data z dokumentů.
Stejně tak je nutné si rozmyslet, jestli potřebujeme získat editovatelnou podobu celého dokumentu, nebo zda stačí vytěžit pouze některé informace. K tomu slouží tzv. matice informací. Ta definuje využívané aplikace, datová pole a typy informací, které chcete vytěžit.
V neposlední řadě je velmi důležitým prvkem také podpora celého projektu vrcholovým managementem. Stejně jako každá novinka i digitalizace přináší změnu v běžném fungování společnosti. Pokud ale kdokoli v rámci procesu zavádění povolí byť jedinou výjimku, je celý projekt ohrožen. Pro správné fungování archivu je totiž důležitý každý detail, a proto je skutečně nutné přistupovat k digitalizaci důsledně už při jejím zahájení.
Prostřednictvím digitalizace je každopádně možné dosáhnout významných úspor. Pokud však s tímto procesem nemáte zkušenosti, doporučuji obrátit se na odborné firmy, které se touto oblastí zabývají. Směřování ke společnosti bez papírů je jedním z trendů současnosti a v budoucnu se bude k tomuto cíli blížit stále více firem.
O autorovi| LADISLAV NOVÁK ředitel oddělení konzultační služby Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r. o.
