Účetní už nemusejí archivovat a posílat stohy papírů, vystačí s počítačem připojeným k internetu
Od letošního ledna začala platit novela zákona o DPH, která zavádí do českého práva evropskou směrnici týkající se pravidel fakturace. Novinky ve vystavování a archivaci daňových dokladů přinášejí potenciální úspory v oblasti ukládání dokladů, zrychlení a zjednodušení oběhu dokladů uvnitř firmy. Došlo také k rozšíření možnosti použitelných technologií pro účely elektronické fakturace, nicméně správná praktická aplikace některých ustanovení zůstává i přes snahu zákonodárce problematickou.
Novela firmám mimo jiné umožňuje výrazně zautomatizovat proces přenosu daňových dokladů. Zrovnoprávňuje totiž pro účely zákona o DPH papírové a elektronické daňové doklady. U papírového i elektronického dokladu však musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost, a to po celou dobu jeho životního cyklu. Pokud dodavatel bude chtít vystavovat daňové doklady elektronicky, bude k tomu i nadále potřebovat souhlas odběratele.
Vlastnosti daňového dokladu Věrohodností rozumíme zaručení totožnosti osoby, která uskutečňuje plnění nebo která daňový doklad jménem této osoby vystavila. Neporušeností pak situaci, kdy daný dokument nebyl jakkoli změněn. Čitelnost dokladu znamená, že se člověk může seznámit s jeho obsahem přímo nebo prostřednictvím technického zařízení. Daňový doklad tedy musí být zobrazitelný například na obrazovce tak, aby veškerý jeho obsah, zejména povinné náležitosti stanovené v zákoně o DPH, byly jasně čitelné a srozumitelné, bez nutnosti dalšího výkladu či zpracování. Takže veškeré zprávy EDI (elektronická výměna dat) ve formátu XML (rozšířený značkovací jazyk) nebo jiné strukturované datové zprávy v původním formátu nejsou považovány za okem čitelné a pro člověka bez dalšího zpracování ihned srozumitelné.
Zákon o DPH ponechává možnost vystavovat elektronické daňové doklady již zažitými způsoby. Tedy doklady podepsané elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou i vystavené elektronickou výměnou dat, pokud dohoda o této výměně stanoví využití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu.
Nově však zákon umožňuje použít i jiná řešení k zabezpečení těchto vlastností daňového dokladu, a to za předpokladu, že budou obsahovat kontrolní mechanismy procesů zajišťujících spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním, tzv. auditní stopu. Prostřednictvím této auditní stopy musí být možné prokázat věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu, a to u daňových dokladů v elektronické i papírové podobě.
Auditní stopa V praxi to znamená, že vazba mezi daňovým dokladem a uskutečněným plněním bude prokázána pomocí vzájemného párování příslušných podkladů, které dokumentují daný obchodní případ. Může se jednat např. o smlouvy s dodavatelem zboží nebo služeb, konkrétní objednávku, nákladní list, daňový doklad a informace o způsobu jeho doručení, doklad o zaplacení. Nejedná se tedy o audit v pravém slova smyslu, ale o zdokumentování celého obchodního případu, kdy jednotlivé kamínky mozaiky do sebe zapadají a jednotlivé dokumenty logicky navazují jeden na druhý.
Jakkoli bývá daňová správa striktní ve svých předpisech, konkrétní způsoby a příklady možností zajištění věrohodnosti původu dokladu a neporušenosti jeho obsahu jsou plně ponechány na volbě daňového subjektu.
Auditní stopa není zákonem o DPH vyžadována pouze u elektronických daňových dokladů opatřených uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou nebo vystavených prostřednictvím EDI. Naopak u všech papírových daňových dokladů je třeba auditní stopu prokázat.
Co je to elektronický doklad?
Jedná se o doklad elektronicky vystavený, naskenovaný, nebo snad jen jinak elektronicky zpracovaný? O elektronický daňový doklad se jedná tehdy, pokud byl vystaven a obdržen elektronicky. S pomocí vysvětlivek k příslušné směrnici EU lze pak dojít k závěru, že v okamžiku, kdy jej dodavatel poskytne odběrateli, je doklad považován za vystavený. V praxi je možné se setkat s názorem, že doklad, který prvotně v účtárně vznikl v listinné podobě, poté byl naskenován a poslán elektronickou poštou bez uznávaného elektronického podpisu (nebo zaslaný datovou schránkou), je nutné považovat za elektronický a že i odběratel by měl prokazovat auditní stopu procesu konverze dokladu u dodavatele. S ohledem na výše uvedené chápání okamžiku vystavení dokladu je však patrné, že doklad byl vystaven jako elektronický, protože v době jeho zpřístupnění odběrateli existoval v elektronické formě. Odběratel tedy prokazuje auditní stopu jen od doby vystavení dokladu, protože pro účely zákona o DPH ke konverzi dokladu nedošlo. Dodavatel ovšem musí získat souhlas odběratele s elektronickou fakturací. Forma udělení souhlasu přitom není zákonem přímo upravena, v praxi se může jednat o písemné ujednání smluvních stran.
Bude-li takto naskenovaný doklad odeslán datovou schránkou, věrohodnost původu je automaticky zaručena, protože datová schránka jako taková slouží jako identifikátor odesílatele.
Konverze dokladu a jeho archivace Hodně diskutovaným tématem jsou převody mezi listinnou a elektronickou verzí daňového dokladu a naopak. To zákon o DPH obecně umožňuje a od letoška již neklade žádné dodatečné podmínky, za kterých je taková konverze možná. Je tedy opravdu možné papírovou fakturu naskenovat a archivovat pouze elektronicky? Podle nových pravidel má plátce daně povinnost zajistit auditní stopu. Pokud i po provedení konverze z papírové do elektronické formy dokladu bude auditní stopa dostatečným způsobem prokazatelná, nebrání zákon o DPH skartovat papírový originál a archivovat jen jeho elektronickou formu.
Novela zákona o DPH rovněž nově upravuje oblast uchovávání daňových dokladů.
Klíčovým předpokladem pro archivaci elektronických daňových dokladů je správný postup při uchování dat zaručující věrohodnost původu a neporušenost obsahu. České firmy jsou povinny uchovávat daňové doklady v listinné i elektronické podobě v České republice. Pokud se však z nějakých důvodů plátce DPH rozhodne tyto doklady uchovávat v zahraničí, je povinen doklady správci daně zpřístupnit pomocí nepřetržitého dálkového přístupu.
Toto si jistě dokážeme v praxi jednoduše představit v případě elektronických daňových dokladů. Vyvstává tedy otázka, zda lze zpřístupnit listinné daňové doklady pomocí nepřetržitého dálkového přístupu. Na to zákon o DPH jednoznačnou odpověď nedává. Lze ale dovodit, že postačí, pokud bude firma schopna zajistit pro správce daně vyžádané doklady v přiměřené lhůtě, tedy dopravit jejich originály do sídla společnosti, případně správci daně zaslat jejich elektronickou verzi.
O autorovi| MARTIN DIVIŠ, ředitel daňového a právního oddělení, PwC Česká republika
