Ještě před třemi roky si na elektronickou komunikaci a na skartaci papíru málokterá společnost troufla, říká Martin Ohlídal, konzultant společnosti Sabris a člen programového týmu konference Docuride. V poslední době je tomu více nakloněná legislativa a podle našich informací i státní správa.
Téma komunikace je velmi široké. Rozhodně nejčastější chybou je nekomunikace. Chybují především jednotlivci, v tomto případě manažeři, kteří si svou roli v komunikaci zjednodušují a komunikaci podceňují. Často to souvisí s mylnou představou o výkonu manažerské funkce. Manažer je v první řadě komunikátor, někdo, kdo komunikaci zprostředkovává, aktivně vyvolává a zefektivňuje a kdo neustále balancuje ve svých rolích „mluvčího svých podřízených vůči firmě, mluvčího firmy vůči zaměstnancům, komunikátora mezi firmou a jejími partnery či zákazníky a organizátora komunikace svých procesů a agend vůči jiným procesům a agendám“. Kromě toho, že se to manažeři nemají kde učit, firmy většinou tuto dost zásadní část jejich role nepodporují. Pak je samozřejmě jedno, kolik interních komunikačních kanálů se technologicky a formálně vytvoří, protože ti, kdo by je měli oživit a využít, na ně nemají čas ani motivaci.
Na vnitropodnikovou komunikaci se zaměřujete. Co jsou podle vašich zkušeností nejčastější chyby v komunikaci v rámci firmy?
Jaké je pokrytí elektronické komunikace ve firmách? Nejsou české firmy ještě příliš závislé na papíru?
V tomto směru lze konstatovat, že papír je na ústupu. Ještě před třemi roky si na elektronickou komunikaci a na skartaci papíru málokterá společnost troufla. V poslední době je tomu více nakloněná legislativa a podle našich informací i státní správa. Nejvíce je to znát u archivace přijatých faktur, kdy někteří naši zákazníci již přešli k činům a papírové faktury po převedení do elektronické podoby skartují.
Co by to případně mohlo změnit?
Myslím, že je to na dobré cestě. Samozřejmě jsou i společnosti, které mají stále obavy a nad myšlenkou výhradně elektronické komunikace se jen usmívají. Ale papírů už začínají mít opravdu všichni dost. My se snažíme myšlenku elektronické komunikace maximálně podpořit a ukázat nejen našim zákazníkům, jak na to. A tomu napomáhá i konference Docuride, která má za cíl napomoci firmám ve snaze jít cestou „bez papírů“.
Letošní už sedmý ročník odborné konference o digitalizaci a elektronických dokumentech Docuride má jako jedno z hlavních témat legislativu v České republice i v EU. Co se chystá za právní úpravy?
Nerad bych předbíhal přednášky našich hlavních hostů, kterými jsou Radim Polčák, vedoucí Ústavu práva a technologií z Právnické fakulty Masarykovy univerzity, a Ondřej Felix, hlavní architekt e-governmentu na Ministerstvu vnitra ČR. Mezi nejdůležitější změny, které nás čekají, patří unijní směrnice eIDAS Regulation of the European Parliament and of the Council on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market, která by měla vejít v platnost k 1. 1. 2015 a která sjednotí roztříštěné a zastaralé principy týkající se především elektronické identifikace a důvěryhodných služeb, dosud platné v jednotlivých zemích EU.
Je podle vás právní úprava dostatečná, nebo jsou zde nějaké nešvary?
Odpověděl bych, že je nutná a potřebná. S ohledem na stále větší integraci EU, rychlost, jakou se ubírají technologie vpřed, a „elektronizaci EU“ je inventura v oblasti elektronických dokumentů a jejich integrity, autenticity a autorizace opravdu potřebná. Nešvary se teprve objeví, a to nejen s příchodem nařízení eIDAS, ale zároveň s tím, jak je jednotlivé země zapracují do svých legislativ.
Probírat se bude i role elektronické komunikace mezi firmami. Jaká je vize blízké budoucnosti? Jaké trendy mohou firmy v elektronické komunikaci očekávat?
Elektronická komunikace je díky postupující „e-legislativě“ a především díky stále vyšším požadavkům na rychlost a přesnost reakce čím dál více věcí výměny dat přímo mezi systémy. Člověk je ze všech článků komunikace tím nejméně spolehlivým a nejvíce chybujícím, což vede řadu firem k hledání cest elektronické výměny dat namísto produkování klasických či elektronických dokumentů. Je to samozřejmě výzva, protože vlastníci procesních kroků mohou být tímto trendem odříznuti nejen od výkonu komunikace, ale také od kontroly, kterou by měli vykonávat. Klasická řešení elektronické výměny dat tak budou potřebovat nové přístupy, a tedy i nové technologie. Ty by měly eliminovat lidskou omylnost a přitom zabránit, aby se komunikace stala „black boxem“, který nejde ani monitorovat, ani řídit. Dalším trendem je nepochybně rozšiřování elektronické mezifiremní komunikace na mnohem větší okruh společností. Jakmile se libovolné společnosti podaří získávat většinu dat od partnerů do systému napřímo, bez papíru a bez mailu, hledá cestu, jak na elektronickou platformu převést i ta zbývající data, která ještě přicházejí nedigitálními kanály. Jinými slovy trend, který nás čeká, by se s nadsázkou dal označit jako „elektronická výměna dat pro všechny“.
