I v dnešní digitální době stále existují společnosti, kde vládne doslova „papírový středověk“. A i tam, kde už si s elektronickými dokumenty rozumějí, bývají stále klíčové dokumenty evidovány v papírové podobě. Něco v nich dohledat znamená někdy projít i celou firmu. To je samozřejmě spousta neefektivního času. Nad tím, kdo se k dokumentu dostane, existuje jen omezená kontrola.
DMS nastoluje pořádek v dokumentech
Už ve firmě střední velikosti nepracuje s daným dokumentem pouze jednotlivec, ale na jeho tvorbě, úpravách či revizi se podílí několik osob. Jak tedy zařídit, aby měl celý tým o stavu dokumentů neustálý přehled? Jak řídit přístupová práva? A jak písemnosti třídit, rychle v nich vyhledávat, převádět je z papírové do digitální podoby?
Klíčem k modernímu řízení dokumentů je mít je všechny na jednom místě, ideálně navedené v systému pro správu dokumentů, pro který se používá označení Document Management System (DMS). Cílem našeho řešení myTEAM® je umožnit uživatelům jednoduše řídit celý životní cyklus dokumentů tak, aby měli snadný přístup ke všem položkám, k nimž mají přístupová práva. Součástí je i možnost automatického verzování jednotlivých dokumentů a možnost jejich sdílení s vybranými osobami. Při vývoji aplikace jsme si dali záležet i na moderním designu, nikoli však jen pro efekt, ale aby podporoval intuitivní a logické ovládání, což je dnes kámen úrazu u řady DMS řešení.
Workf low: bez toho se proces neobejde
Přesto si v mnoha firmách stále plně neuvědomují, co je přidanou hodnotou DMS. Doufají, že když v lepším případě dokument uloží na centrální síťový disk a pak si posílají e-maily, mají vyhráno. To ovšem nemá s řízeným procesem nic společného. Jednou z předností DMS je právě procesní řízení při práci s dokumenty. To znamená, že od vstupu do firmy je celý životní cyklus dokumentu veden procesem s konkrétními aktivitami, z nichž vycházejí úkoly. To vše pomocí snadno nastavitelných pravidel a systému přidělování práv. Produkt myTEAM® všechny tyto funkce plní. Uživatelé tak procesy nemusejí podrobně znát, přesto je dodržují, protože jim systém prostě nedovolí chovat se jinak.
Už na začátku procesu se k dokumentu přidávají základní evidenční informace (takzvaná metadata). Jsou to typicky údaje jako typ dokumentu, zodpovědné středisko, pracovník, se kterým souvisí, nebo projekt atd. Podle těchto údajů se pak vyhodnocuje, jak se proces bude krok za krokem chovat. Začátkem procesu je vždy vstup dokumentu do organizace, ať fyzicky, nebo elektronicky. Dokumenty doručené fyzickou poštou jsou hned na vstupu digitalizovány a pracuje se s nimi dále už jen v elektronické formě.
Šanony ani nepřehledné adresáře už nepotřebujete
Na starodávné označování dokumentů takzvanou „košilkou“, vkládání do šanonů a převážení do zaprášených polic spisovny tak můžete s klidným srdcem zapomenout.
I na chaotický systém adresářů jednotlivých pracovníků, kde hledáním nejnovější verze smlouvy či dokladu strávíte celé dopoledne. Pokud tedy chcete mít firemní písemnosti opravdu pod kontrolou, pak DMS je ten pravý pomocník. Pokud vás téma zaujalo, dozvíte se více na https://myteam.kvados.cz/. •
O autorovi| Miroslav Hampel, vizionář produktu myTEAM® a generální ředitel společnosti Kvados
