Nechci se tu zabývat spamy ani organizací e-mailů či e-mailovými systémy. Většina „technokratických“ řešení se věnuje souboji mezi informacemi a balastem. Firmy řeší problémy s citlivými daty v emailech, které by se mohly objevit u soudu. E-mailové systémy stále lépe třídí, archivují a organizují vaše zprávy, administrátoři stanovují pravidla, ale způsob komunikace neřeší.
Nedávné průzkumy prokazují, že přes padesát procent respondentů e-mail zasilatele nepochopilo. Všímají si dikce, špatně interpretují obsah a následující akce napáchá mnoho škody. Pokud dostanete e-mail od šéfa, porozumění je ještě nižší. Často to bývá krácenou komunikací. Pamatuji, že jedním z nejtěžších testů spellcheckeru (kontroly pravopisu) v produktech Microsoftu bylo, svěřit jim opravu mailů Steva Balmera. Milovníci akronymů se v e-mailech vyřádí stejně jako v esemeskách. BTW, IMHO, RGD - a hned máme novou sloku písně Ivana Mládka o zkratkách. Tvůrci grafických symbolů, oněch emotikonů, se též snaží dodat city do zprávy.
Když ve vás „bouchnou saze“, je elektronická pošta nejhorším prostředkem. Vložte emoce do e-mailu, stiskněte „odeslat“ a o zábavu v řetězových odezvách máte postaráno. Bude trvat měsíce, než se ve vztahu s příjemcem dostanete alespoň do bodu, ve kterém jste byli, než jste nepřímou „konverzaci“ spustili.
Také neuvážená kopie udělá své. Zvláště, když obsahuje adresu nadřízeného. Zadejte půlku firmy, a na bramboračku okořeněnou náladami je zaděláno. Jen řešení se nějak vytratilo. Obnovení běžných vztahů je pak takřka nemožné. Zabudovat do e-mailu jemné nuance jako v osobní konverzaci zkrátka nejde. A máte-li někdy pocit, že na řešení zbývá málo času, neposílejte, proboha, e-mail! Chcete-li někomu vynadat, vyspěte se, a potom včerejší e-mail smažte. Raději zavolejte nebo se s „viníkem“ setkejte tváří v tvář.
Není divu, že některé firmy zavádějí nejen „pátky bez obleku“, ale také pátky bez e-mailu. Mne osobně ani nepřekvapuje, že v ten den výrazně stoupá efektivita práce. Možná že vás to také připraví na situaci, kdy nebudete den či dva na e-mailu. Zbavíte se tím pocitu, že jste odříznuti od zbytku světa.
Lze něco poradit? Používejte e-mail na odesílání dlouhých dokumentů nebo jednoduché akce. Máte-li pocit, že jde o citlivý e-mail nebo složité záležitosti, přečtěte si jej raději třikrát, než ho odešlete. A pozor na kopie: raději méně než více. Telefonujte a raději se setkávejte s lidmi. Přece i vy svým bližním v e-mailech mnohdy nerozumíte.
