E-mail je z pohledu mladé generace technologický veterán. A odpovídá tomu i jeho historie. První elektronická pošta byla odeslána v roce 1965 na Massachusettském technologickém institutu (MIT), kde si v rámci systému Compatible Time-Sharing System mohli uživatelé posílat jednoduché zprávy na jednom počítači. Skutečný e-mailový systém ale vytvořil až Ray Tomlinson v roce 1971. Ten už nabízel možnost posílání zpráv mezi více počítači prostřednictvím sítě ARPANET a přinesl i ikonický zavináč, který odděloval jméno od domény.
Od boomu k zastaralé technologii
K velkému rozmachu tohoto komunikačního nástroje každopádně došlo až s rozšířením internetu a poté, co v roce 1996 spustila společnost Hotmail svoji první bezplatnou webovou e-mailovou službu. Nového trendu se následně chytly další velké firmy, mezi nimiž nechyběl ani Google, který v roce 2004 přišel s Gmailem. Od té doby se stal e-mail nedílnou součástí pracovní komunikace, přičemž postupně umožňoval přenos i čím dál většího objemu dat.
Jenže vkládat a posílat skrze něj opravdu velké přílohy typu vysoce kvalitních obrázků nebo videí ani v dnešní době stále dost dobře nelze. A tak funguje spíše jen jako nástroj pro plánování se sdíleným kalendářem a možností online meetingů, v důsledku čehož – ruku v ruce s rozmachem nových technologií – ztrácí na efektivitě a mnohde mu dochází dech. Tím spíš když jde stále o elektronickou verzi poštovní schránky, která je v mnohých ohledech značně nepřehledná.
Jen pro zajímavost: zaměstnanec-specialista dostane podle webu Templafy.com denně 121 e-mailů, jejichž řešením stráví 4,1 hodiny. Přitom běžný člověk e-mailů odešle „jen“ čtyřiadvacet, z čehož dva jsou odpovědi na příchozí. Tato statistika jasně říká, že drtivá většina e-mailů zůstane bez odpovědi, což generuje nekonečnou spirálu naléhavějších i jemnějších připomínek ze strany odesílatelů. Navíc e-maily tříští naši pozornost, kdy neustále odskakujeme od jiných úkolů jen proto, abychom reagovali rychle a nezdržovali zbytek týmu.
Další nevýhodou tradiční komunikace je, že na první pohled nejsme schopní posoudit, k jakému projektu se e-mail vztahuje a jakou má prioritu. Není ani optimální pro spolupráci více osob, protože občas z kopie někdo vypadne a ztratí přehled o aktuálním stavu úkolu. Brzy se tak přestáváme v záplavě reakcí z různých stran orientovat, nebo jsou pro nás kopie zbytečné a pouze nám nadměrně zahlcují mail.
Navíc není tento nástroj příznivý ani pro náš work-life balance. Až 46 procent e-mailů otevírají lidé v mobilu a až 82 procent z nich to dělá mimo pracovní dobu. Přitom ale už nemají obvykle možnost problém vyřešit přes elektronickou schránku plnohodnotně, což přispívá k jejich větší frustraci i roztěkanosti.
Appky s vadou na kráse
O něco lépe mohou fungovat aplikace pro instant messaging typu WhatsApp, Snapchat, Slack a další. Více korespondují s potřebami mladé generace, jsou rychlé, interaktivní, flexibilní, umožňují přenos multimediálních souborů a nevyžadují tak formální strukturu psaní. V případě Slacku v něm mohou spolupracovat dobře i profesní týmy. Ale i při užívání této platformy hrozí zahlcení informacemi, když se na jednom kanálu řeší více věcí najednou – ve vláknu se dříve či později nebudeme schopní orientovat.
Slabým místem chatovacích aplikací obecně je i to, že některé důležité zprávy mohou zapadnout a jsou pak těžko dohledatelné. Nemluvě o tom, že jak v e-mailu, tak v těchto aplikacích není na první pohled zcela jasné, na kom daný úkol v tu chvíli stojí a v jakém procesu se nachází.
Kontraproduktivní jsou aplikace též ve chvíli, kdy jich používáte více najednou a přestáváte mít přehled o tom, na jaké z nich jste daný úkol či problém řešili. Některým uživatelům nejsou příjemné ani neustále vyskakující notifikace, jež někdy vyloženě obtěžují, když si chcete užít nerušený klid po práci, dovolenou nebo víkend. Jenže když už jste si je nainstalovali, mnozí to berou tak, že jste dostupní kdykoli.
Technologie pro lepší zítřky
Jelikož mnoho lidí nechce mít svoji agendu roztříštěnou do desítek e-mailů a zpráv na různých platformách, začaly se některé firmy zabývat vývojem nástrojů, jež integrují komunikaci a správu úkolů do jedné přehledné platformy.
Efektivní programy pro lepší rozvržení pracovního dne obecně oceňují mladé podniky, jejichž zaměstnanci chtějí komunikovat jinak a zkostnatělé postupy jim nevyhovují. Na druhou stranu, klasický e-mail si pořád drží svoji váhu u formálního typu zpráv, které putují i mimo pracovní tým. A jeho role zůstává stále stejná většinou i ve větších tradičních korporátních společnostech, kam se inovace a nové technologie dostávají o něco později, neboť jejich přístup není často příliš flexibilní. Nicméně věřím, že i ty dříve či později doplní mladé generace, kterým už tento zkostnatělý styl vyhovovat nebude.
