Systémy pro správu obsahu pomohou všude tam, kde množství obsahu omezuje jeho efektivní využívání
Mít na trhu konkurenční výhodu je přirozeným snem každé společnosti. Jednou z možností, jak vykročit k jejímu získání, je neustálé zlepšování procesní výkonnosti firmy. Tedy optimální fungování vnitrofiremních procesů. To se pak odráží na rychlejším vývoji nových výrobků, na zrychlení služeb směrem k zákazníkovi, na schopnosti rychleji a efektivněji poskytnout nové produkty a služby.
To předpokládá sladit strategická rozhodnutí s technologiemi, procesy a lidmi.
Komplexní řešení elektronizace procesů se opírá o enterprise content management (ECM), tedy o možnosti systémů pro správu firemního elektronického obsahu (dokumenty, obrázky, prezentace, videa, e-maily, strukturovaná a nestrukturovaná data…). A je úplně jedno, jakou oblast si zvolíme – ECM dokáže zvýšit výkonnost stejně tak v pojišťovnictví, finančních službách či zdravotnictví nebo třeba ve státní správě a veřejných službách při zpracování agend správních řízení nebo podpoře soudních procesů.
Vstříc klientům
Přínosy řešení z oblasti ECM se projevují pozitivně nejen v nižších nákladech, lepší kontrole a dalších vnitřních podmínkách fungování společnosti, ale hlavně směrem k zákazníkům. Například zvýšením rychlosti jejich odbavení, rychlejším vyřízením jejich žádostí, menším počtem chyb a dalšími ukazateli.
Efektivní práce zaměstnanců s informační a datovou podporou firmy a spokojenost jejích zákazníků jsou jednoduché spojené nádoby. Praxe to dokazuje.
První příklad je z oblasti poskytování úvěrových produktů firmám i jednotlivým klientům. Každý obchodní případ je velmi komplexní proces z pohledu přenosu informací a dat mezi jednotlivými odděleními banky. Sjednocení a automatizace jednotlivých fází úvěrového procesu – od podání žádosti přes schválení, kontrolu a čerpání úvěru až po jeho splacení a uzavření celého obchodního případu – zvyšuje efektivitu, snižuje chybovost a umožňuje přesnější měření a hodnocení průběhu jednotlivých fází úvěrového procesu. Navíc umožňuje efektivně využívat externí prodejce bez ohledu na vzdálenost jejich lokality. Efektivní monitoring a detailní statistiky o průběhu zpracování případů usnadní pružné provádění potřebných korekcí i další zlepšování procesu. Uložení dokumentů na jednom zabezpečeném místě umožňuje jejich rychlé vyhledání i sdílení, řízení přístupu k nim pak zamezuje únikům informací. Ale hlavně – všechny uvedené výhody mají vliv na spokojenost zákazníka s vyřízením jeho požadavku.
Návratná investice
Druhý příklad je z oblasti průmyslu. Jaké jsou přínosy systému správy dat pro průmyslový podnik? Bezpečná ochrana a kontrola podnikových dat a informací je jedním z hlavních zájmů každé průmyslové výrobní společnosti. Product Lifecycle Management je řešení, umožňující spravovat veškeré informace v průběhu celého životního cyklu produktu od vývoje přes výrobu, případný servis, až například po jeho následnou inovaci. Tyto systémy zabezpečují a spravují vztahy mezi produkty, lidmi, procesy, daty a aplikacemi. Efektivně řeší většinu organizačních problémů, které vznikají při týmové spolupráci nad jednotlivými projekty. A to nejen interně, ale i ve vztahu k zákazníkovi a dodavatelům. Komplexní procesní řízení podpořené IT infrastrukturou přináší úspory ve zkrácení doby na přípravu a realizaci zakázky, zvýšení spolehlivosti v plnění smluvních závazků, zvýšení přidané hodnoty, a tedy ziskovosti.
Platí to prostě pro všechny: konkurenční prostředí vede manažery společností k neustálému sledování a hodnocení vnitrofiremních procesů. Audit, právní úsek, řízení majetku, HR… I když tyto oblasti většinou klienty přímo neovlivňují, tak celkové zlepšení komunikace, přenosu informací i odpovědností, efektivní sdílení informací a zkušeností s pobočkami – to ve výsledku znamená jednotný korporátní systém a konkurenční výhodu.
I když zavedení ECM systémů samozřejmě znamená v první fázi zvýšené náklady, účetně jsou navráceny v horizontu několika let. Mnohem významnější je ale přínos v efektivnějším fungování společnosti a zvýšení její výkonnosti.
