Digitální revoluce dokázala v mnoha odvětvích významně zvýšit produktivitu. V tomto roce je možné přesunout do digitálního světa další část firemní agendy
Ozývají se hlasy, které elektronické faktury považují za něco zbytečného. Já si troufám tvrdit, že jde o řešení šetřící peníze i nervy. Jde o datové zprávy, které musejí splňovat určité náležitosti. Jako shluk jedniček a nul nemají fyzickou podobu, lze je však kdykoli zviditelnit pro lidské oko.
Přenášení papírů S fakturací na papíře je spojeno mnoho ručních úkonů. V podatelně někdo musí obálku otevřít a poslat na správné místo. Faktura putuje po firmě, někdy i mezi více budovami.
Její cesta končí v archivu, kde může ležet třeba desítky let. To vše podle hesla „co není na papíře, neexistuje“. Přitom povodně nebo požár mohou udělat své a papír se nakonec ukáže jako pomíjivá věc. Elektronická faktura představuje podobný pokrok jako e-mail, je však spolehlivější. Podle studie konzultační firmy Billentis je úspora s elektronickou fakturací 60 až 80 procent. Odhadem mělo být pomocí elektronické fakturace v Evropské unii loni zpracováno 30 procent všech faktur v celkové hodnotě 33 miliard eur. Kromě významných úspor jsou zde i další výhody. Zálohování minimalizuje riziko ztráty dat. Potvrzené doručení nedává prostor k výmluvám. Je snadnější mít přehled o elektronických fakturách. Management tak získává aktuální informace a lepší přehled o cash flow. V neposlední řadě mohou elektronické faktury zrychlit a usnadnit kontroly z finančního úřadu. Auditní stopa umožní prokázat, že byla konkrétní služba uhrazena.
Odbourat zbytečné činnosti V naší firmě používáme elektronické faktury v tuto chvíli interně. To znamená, že na příjmu vložíme papírovou fakturu ručně do informačního systému a dále s ní zacházíme elektronicky, takže využijeme část výhod, které to nabízí. Jde však o polovičaté řešení. Vše se projeví až po zapojení řetězce dodavatelů a odběratelů, kdy je papír úplně odbourán. V tom mají navrch velcí odběratelé, kteří mají sílu elektronickou fakturaci u svých partnerů prosadit. Nabízí se spojení s moderními nástroji, jako je například standardizovaný nákupní proces. Došlá faktura je při něm automaticky spárována s objednávkou a potvrdí se plnění, například v podobě naskladnění zboží. Vše probíhá elektronicky a převážně bez zásahu lidské ruky. Tento systém využívá mnoho společností z automobilového průmyslu, kde je velký tlak na spolehlivost a přesnost dodávek spolu s rychlým vyřizováním velkých objemů transakcí. Česká pobočka jedné nadnárodní korporace po zavedení nákupního procesu ušetřila více než polovinu personálních nákladů spojených s účtováním. Je třeba říci, že efekt těchto opatření závisí na kontextu, v němž mají fungovat. Tím myslím zvládnutí navazujících procesů nebo organizační strukturu firmy, rozdělení kompetencí pro nákup a podobně. Vlastnit, nebo jen po užívat?
S přechodem na elektronickou fakturaci souvisejí určité investice. Firmy se toho mohou obávat. Očekávají, že bude nutné pořídit servery a licence na software, vznikne potřeba proškolit personál a podobně. Nejprve je potřeba získat přehled, kolik firmu fakturace stojí. Kdo se stará o zpracování faktur v podatelně, jaké jsou náklady na archiv, kolik se měsíčně vydá za poštovné a obálky? Poté se dostane na složitější otázky ke schvalování faktur, způsobu nákupu a podobně. Následně lze volit mezi dvěma způsoby implementace. Rozhoduje se nejen podle velikosti společnosti, ale například také podle počtu zpracovávaných faktur na jednoho zaměstnance.
Obecně platí, že vlastní řešení je obvykle výhodné pro velké společnosti, kde se vyplatí vzhledem k objemu fakturace. Střední a malé firmy mohou využít služeb poskytovatele, který jim řešení poskytne na klíč a bude ručit za archivaci i soulad s předpisy. Postará se také o zpracování faktur a převody do různých formátů, protože každý obchodní partner může požadovat jiný tvar faktury.
Státní sektor si libuje Současnou světovou špičku v elektronické fakturaci představuje Jižní Amerika. V určitých sektorech jsou zde elektronické faktury povinné. Motivem pro stát je lepší kontrola nad výběrem daní, a to v reálném čase. Tato podoba pro nás představuje extrém. Využití poskytovatele, který se v prostředí dobře orientuje, je zde kvůli neustále se měnící legislativě téměř nezbytné, obzvláště pro zahraniční společnosti. Nicméně to dokazuje, že elektronická fakturace může být v zájmu států.
Tento rok proto může v ČR představovat počátek vývoje, na jehož konci možná budou elektronické faktury jako všeobecný standard.
O autorovi| Jaroslav Follprecht • ředitel a místopředseda představenstva Aimtec, a. s.
