Řada podnikatelů vnímá vedení účetnictví jako otravnou povinnost vůči státu. Složité papírování firmy stojí čas i peníze. Změnit to chtějí cloudové nástroje.
Dokážou si čeští podnikatelé představit, že vedení firemního účetnictví může být jednoduché a přehledné? A že skrz něj vede cesta k lepším hospodářským výsledkům a významně nižšímu riziku, že se firma dostane do existenčních potíží? Pravděpodobně jen těžko.
Názor podnikatelů na účetnictví se už od roku 2011 snaží změnit online nástroj iÚčto. Jde o cloudovou službu, kdy se data zpracovávají i ukládají na vzdáleném serveru, ke kterému se uživatel prostřednictvím svého počítače pouze přihlašuje přes internetový server. Výhody online účetních programů jsou jak finančního charakteru, neplatí se žádné instalační ani aktualizační poplatky, tak i v komfortu a přístupu k informacím.
„Existující necloudové systémy vyžadují instalaci na lokálním serveru, instalaci na jednotlivých počítačích a s tím spojenou správu počítačů, nemluvě o poplatcích za licence a aktualizace. Vzdálený přístup k informacím je možný jen přes další instalované systémy a serverové licence. Naše myšlenka je jasná: vše maximálně zjednodušit a mít přístup k aplikaci kdykoli, kdekoli a odkudkoli - z počítače, tabletu či chytrého telefonu,“ vypočítává plusy online účetnictví iÚčto Petra Vamberová, ředitelka společnosti Direct Accounting, která systém provozuje.
Budoucnost je v cloudu
Online účetnictví přímo vybízí k tomu, aby se uložená data dala různě třídit a vyhodnocovat. „Každému podnikateli se vyplatí vést účetnictví primárně ne kvůli daním a dalším povinnostem vůči státu, ale z toho důvodu, aby věděl, jak jeho firma funguje,“ upozorňuje Petra Vamberová.
Bez kvalitních podkladů se podnikatelům jen složitě odhaduje budoucí vývoj jejich firmy. „Nemůžete šetřit, když nevíte, za co utrácíte. Nemůžete dobře řídit firmu, když nevíte, jaké má výdaje či jaká je struktura těchto výdajů,“ pokračuje Petra Vamberová s tím, že cloudové služby dokážou potřebná data bleskově zobrazit. Nástroj iÚčto využívá už více než 2200 klientů. Výhody cloudového účetnictví rychleji pochopili podnikatelé v západních zemích. Například ve Spojených státech je uživatelů podobných systémů přes deset milionů.
| Cloud z pohledu uživatele |
|---|
| Uživatel nemá data uložená ve svém lokálním počítači, ale v cloudu a přistupuje k nim pomocí aplikací, které si opět nemusí instalovat na svůj počítač. Přístup má pouze k jejich uživatelskému rozhraní. Dnešní technologie umožňují tímto způsobem poskytovat komplexní služby (například známé aplikace Google Mail, Google Docs). Přístup je nejčastěji možný pomocí webového prohlížeče. Tato řešení jsou obvykle relativně nenáročná na spojení a objem dat. |
Systém je uživatelsky jednoduchý a odzkoušený několika lety provozu. Podnikateli tak nehrozí, že se v něm nezorientuje. „Po přihlášení máte na jednom místě současný přehled o stavu peněžních prostředků na účtech i v pokladnách, výši vašich pohledávek i závazků. Z grafů o cash flow a přehledu výdajů podnikatel kdykoli zjistí, jak si jeho firma stojí,“ popisuje zástupkyně iÚčto. Z reportů lze získat i účetní sestavy jako rozvahu, výkazy zisků a ztrát či podklady pro daň z přidané hodnoty. Do sta dokladů lze systém využívat zdarma, poté je zpoplatněn, a to podle jednotlivých cenových tarifů od 250 do 550 korun měsíčně. Tvorba faktur je v systému bezplatná. „Služby ocení zejména malí a střední podnikatelé, pro které náš systém může být ideální volbou,“ uvádí Petra Vamberová.
Možností je využít systém i pro více společností najednou, a to pod jedním uživatelským jménem, což se může hodit zejména podnikatelům, kteří souběžně provozují více firem. Ke klientům systému iÚčto ale patří i větší společnosti, například sítě restaurací, jež mají v evidenci tisíce dokladů.
V módu neustálého zlepšování
Služba nabízí nejen výše zmíněný základní servis, ale klient může využít i možnosti účetních služeb v plném rozsahu a online, jako je zpracování daně z příjmů, přiznání k DPH, personalistika a zpracování mezd a poradenství. Nespornou výhodou je to, že neplatíte za účetní položky, pouze za kontrolu vámi zadaných dat. „Nechceme usnout na vavřínech a plánujeme další vylepšení. Vývoj máme naplánovaný rok a půl dopředu. Obecně chceme iÚčto zdokonalit, udělat ho uživatelsky přívětivějším dle přání a potřeb našich klientů,“ prozrazuje Petra Vamberová.
Výhodou takto sdíleného systému je to, že sami zákazníci, kteří s ním prakticky denně pracují, přicházejí s nápady na zdokonalení. „Aktivní klienti nám nabízejí vylepšení, která ani nás samotné nenapadnou. Řešíme to online, zákazníci s námi pravidelně komunikují. Mnozí z nich jsou nadšenci a jsou de facto součástí našeho týmu,“ líčí ředitelka. A jak je to s bezpečností mnohdy citlivých dat? Podle Petry Vamberové není důvod k obavám. Bezpečnost je prý vyšší než v případě internetového bankovnictví u některých českých bank. Data uložená v datových centrech jsou během přenosu šifrována a zálohována, vše je zaručeno certifikátem společnosti Geo Trust.
