Fleet management je stále vnímán jako nástroj vhodný pro větší podniky.
Ovšem efektivní obhospodařování vozového parku má význam i u sebemenší flotily firemních aut.
Pojem fleet management sice už není na českém trhu vyloženě novým, nicméně zejména pro malé firmy představuje velkou neznámou. Co se pod ním tedy skrývá? Stručně řečeno vše, co se týká firemního vozového parku. Tedy nejen náklady spojené s pořízením motorového vozidla, ale také s jeho provozem a jeho likvidací.
Univerzální řešení neexistuje
Žádné dvě firmy nejsou zcela identické, a není tedy možné formulovat univerzální obecná pravidla, jak správně provozovat vozový park. Lze však alespoň popsat několik obecných zásad, kterými se péče o firemní vozy musí řídit.
Především každé firmě je nutné ušít řešení tak zvaně na míru. Na základě důkladné analýzy firemních potřeb, jejích plánů a očekávání či nabídky trhu lze nalézt řešení vhodné za daných podmínek. To jsou věci, které nelze řešit až v okamžiku, kdy je nutné koupit nové vozidlo. Každá firma musí mít předem jasno například v tom, zda si nové vozidlo koupí za hotové či pronajme na operativní leasing.
Outsourcing ano, nebo ne
S úvahami na téma, zda je vhodné pořídit si nové auto za hotové nebo na leasing, přímo souvisí další rozhodnutí o tom, zda si má dotyčný podnik provozovat firemní autopark sám, nebo zda ho má svěřit externím odborníkům. Jak už bylo řečeno, správa vozového parku totiž není jen o nákupu nového auta, ale i o jeho servisování, údržbě či následném prodeji. Vždy je tedy dobré zvážit variantu outsourcingu, a to nejen celého procesu fleet managementu, ale i jeho dílčích částí. Například vyhodnocení vhodných variant provozu či pořízení, servisní služby nebo administrativní agendy.
V mnoha případech existují profesionální firmy, které s řešením většiny problémů mají konkrétní zkušenosti a návrh jejich postupu je nejen rychlý, ale většinou také efektivní a správný. Že je outsourcing při správě vozového parku řešením funkčním a atraktivním, dokazuje nejen rostoucí počet vozů provozovaných v režimu operativního leasingu. V zahraničí je například outsourcing zcela standardní metodou fleet managementu.
Na celkovou efektivitu fleetu mají vliv dvě skupiny faktorů: jedna se dotýká zejména vlastního majetku, neboli vozů a všeho hmotného majetku s nimi spojeného, ta druhá pak zahrnuje položky související s provozem jednotlivých aut.
Zcela zásadním faktorem, který rozhoduje o tom, zda je fleet spravován efektivně či nikoliv, je znalost celkových nákladů na vlastnictví vozu. Používaná zkratka TCO udává celkové výdaje vynaložené po dobu vlastnictví a užívání vozidla a v zásadě zahrnuje náklady na jeho pořízení, provoz, opravy a údržbu a na konci pak výnos z prodeje. Tyto oblasti jsou teoreticky jasně vymezeny, ale v reálném provozu se prolínají a vzájemně ovlivňují. Například tím, že nesprávný způsob jízdy vede nejen ke zvýšené spotřebě paliva, ale i k vyššímu opotřebení a třeba i vyšší pravděpodobnosti havárie.
Obecně lze říci, že v čase klesají kapitálové náklady na vozidlo (pokud je ve vlastnictví nebo je financováno formou finančního leasingu) a naopak rostou náklady provozní a servisní. Důležité je, aby k náhradě vozidla za nové došlo před okamžikem, kdy křivka tvořená součtem provozních a kapitálových nákladů začíná růst. Je zbytečné a neefektivní auto vyměňovat dříve, rovněž tak není prozíravé je obměňovat příliš pozdě. K tomu, aby bylo možno vyhodnocovat tato čísla průběžně, musí existovat způsobilý informační systém a data v něm musejí být shromažďována a vyhodnocována adekvátním způsobem a v adekvátní kvalitě. Pak lze obměnu vozů plánovat a mít náklady na jejich pořízení na vstupu zahrnuty v rozpočtu.
Pořizovací cena nerozhoduje
Při pojednání o TCO se přímo nabízí otázka, zda lze určit, jaký vůz má nejnižší poměr mezi nákupní cenou, provozními náklady a případně prodejní cenou. Jednoznačně na ni nelze odpovědět, protože závisí nejen na účelu, k němuž bude používán, ale i na dalších aspektech, které jsou v případě jedné konkrétní firmy jedinečné.
Nejběžnější chybou českých fleet manažerů je důraz pouze na pořizovací ceny vozu. Podle analýzy provedené v sedmi zemích střední a východní Evropy společností Incoma Research je zjevné, že aktuální slevy jsou v rozhodování nejvýznamnější a zcela zastiňují další významné parametry, které mají na celkové TCO zásadní vliv. Jedná se například o výbavu a zejména pak zůstatkovou hodnotu. Existuje řada příkladů, kdy vůz s pořizovací hodnotou o 20 procent nižší může být po uběhnutí celého životního cyklu celkově méně výhodný než vůz na počátku dražší.
Řadě firem může ušetřit značné finanční prostředky i sjednocení jejich vozového parku pod jednu značku. To je proces možná dlouhodobý, ale velmi efektivní. V současné době je reálně naplňován u zhruba třetiny firem. Efekt tohoto kroku je jednoznačný – kromě jednotného image lze rovněž dosáhnout významných úspor nejen při pořizování, ale i při provozu. Lidé, kteří vozy používají, se nemusí přeškolovat na jiné značky, významnou úsporou jsou pak množstevní slevy na servisní práce v autoservisu jedné značky. Unifikace vozového parku se projevuje i na nákupu služeb, jako je pojištění, finanční či asistenční služby. Ty nejsou luxusem, ale něčím navíc a mnohdy poskytují i perfektní komfort a umožní firmě uvolnit si prostor pro své hlavní aktivity.
Za provoz vozového parku ve firmě je odpovědný fleet manažer. Do jeho náplně by měly spadat organizace a zajišťování provozu vozidel, zavádění a řízení procesů pro vnitřní i vnější potřebu, analýza a optimalizace typů dopravních prostředků. Dále například i řízení firemního servisu, respektive zajišťování externích servisních služeb.
Fleet manažer participuje na tvorbě cenových nabídek či vyjednáváním přímo reprezentuje společnost ve vnějších obchodních vztazích. Podílí se tak intenzivně na uzavírání obchodních smluv.
Odborníci upozorňují, že nelze opomenout ani personální stránku pracovní náplně fleet manažera. Počet jeho podřízených závisí především na velikosti vozového parku. Z hlediska profesního jsou to především řidiči, dále vedoucí dopravy na pobočkách firmy, mohou to být rovněž servisní technici a dispečeři. K vedení podřízených pracovníků patří také starost o jejich další odborný rozvoj a pravidelná školení vycházející z pracovní náplně jednotlivých profesí.
