FIREMNÍ VEČÍRKY Zajímavý večírek pro klienty a obchodní partnery mohou uspořádat i ty nejmenší firmy. Zdaleka to není jen otázkou peněz. Vyplatí se však dodržovat některé základní zásady a vyvarovat se častých chyb.
Záleží jen na vás, jestli hostům připravíte nudný program, nebo nezapomenutelný večírek. foto: Profimedia.cz/Corbis
FIREMNÍ VEČÍRKY Zajímavý večírek pro klienty a obchodní partnery mohou uspořádat i ty nejmenší firmy. Zdaleka to není jen otázkou peněz. Vyplatí se však dodržovat některé základní zásady a vyvarovat se častých chyb. V první polovině článku (Profit č. 47) jste se dozvěděli, proč vlastně firemní večírek pořádat, koho na něj pozvat, jaké místo vybrat a kdy je pro něj vhodná doba. Ve druhé části článku se podíváme na samotný program akce. Připomínám, že se věnujeme především večírkům pro lidi mimo firmu, tedy pro vaše klienty, obchodní partnery nebo pro média. Akce pro vaše zaměstnance sice vycházejí ze stejných základních pravidel, bývají však méně formální. NEPŘECEŇUJTE SVÉ MOŽNOSTI Finanční rozpočet celého večírku samozřejmě závisí na vašich možnostech. Ne vždy je přímo úměrný úspěchu akce. Hosté sice hodnotí, nakolik se jim dostalo občerstvení či zajímavého programu, ale snad ještě více si zapamatují a ocení přátelskou, přirozenou atmosféru či spontánnost. Honosné večírky jsou často chladné a až příliš formální. Vše je tedy otázkou citu a zhodnocení konkrétní situace. Zatímco pro velkou firmu není problém pronajmout si na celý večer společenské prostory a zaplatit kompletní program i občerstvení, pro menší společnosti může být finančně náročné i pořádání „obyčejného“ večerního posezení v restauraci. Řada firem se bojí, že ji i taková menší akce přijde na desítky tisíc korun. Příjemný večírek pro dvacet obchodních partnerů lze ale pořídit za pouhých několik tisíc. Uspořádejte tedy večírek úměrně vašim možnostem. Nesnažte své hosty za každou cenu ohromit luxusem, zvláště když víte, že na to nemáte a že někde musíte ušetřit. Nejhorší večírky bývají takové, kdy si sice pronajmete obrovský a „reprezentativní“ společenský sál, ale kvůli nedostatku peněz pak klientům nabídnete pouhých několik kusů jednohubek, servírovaných ušmudlanými hosteskami. PRAVIDLA PŘEDEM Nepsanou zásadou je, že za své hosty na večírku zaplatíte minimálně základní občerstvení. Tím se rozumí nealkoholické nápoje, pivo, běžná vína, úvodní společný přípitek a jídlo - což mohou být třeba jen chlebíčky, obložený talíř nebo „standardní“ hlavní jídlo. Velice důležité je však předem jasně hostům sdělit, co mají placeno a co nikoliv. Nejvhodnější je uvést tuto informaci už na pozvánce, aby hosté věděli, zda mají přijít s prázdným žaludkem, či s plnou peněženkou. Informaci o pravidlech placení je dobré zopakovat během oficiálního zahájení večírku, nejlépe na konci nějakého úvodního projevu. Snažte se ji podat s mírným nadhledem, například jako doplněk po výzvě k neformální zábavě a občerstvení. Netvařte se přitom přísně a úřednicky jako policista, který bude každé překročení pravidel tvrdě trestat. Hostům, kteří nestihnou zahájení a přijdou později, pak už nemusíte instrukci nutně opakovat (zvláště pokud by měla být tím hlavním, co mu na uvítanou řeknete) - jeho spolustolovníci mu to jistě řeknou sami. Pozor: Na pravidlech placení se nezapomeňte včas dohodnout is obsluhou podniku! S jakými dalšími minimálními výdaji - vedle zmíněného občerstvení - musíte počítat? Povinností už snad není nic, i když určitým standardem jsou také dárky pro hosty (viz níže) nebo náklady na firemní výzdobu prostor či třeba na dopravu hostů (viz minulé číslo Profitu). Za samotný pronájem salonku v restauraci se kromě vratné zálohy většinou nic neplatí. Pokud vaše celková útrata převýší běžnou tržbu podniku, je většinou bezplatný i pronájem celé restaurace. RADĚJI VÍCE MENŠÍCH KOUSKŮ Ohledně občerstvení se zmíním o třech pravidlech, které pořadatelé bohužel občas nedodržují. Každý host by měl mít možnost vybrat, zda chce něco jíst, či nikoliv. Nenuťte nikomu porci jídla, a už vůbec ne konkrétní druh. Nestavte tedy před hosty automaticky talíř s gulášem. Pokud nabízíte větší teplou večeři, měl by existovat výběr alespoň ze tří možností. Samozřejmostí jsou (nezávisle na tom, zda je součástí večírku nějaké hlavní jídlo) talíře s jednohubkami, chlebíčky apod., nejlépe po celou dobu akce. Posilují totiž „korzování“ a přesuny hostů během večera, s chlebíčkem v ruce si lze neformálně povídat lépe než nad talířem hlavního jídla. S jídlem a pitím nečekejte na oficiální zahájení večírku, které často následuje třeba až hodinu po čase uvedeném na pozvánce. Hostům, kteří přijdou včas, nabídněte alespoň základní občerstvení. Vhodné je také přinášet na stoly chlebíčky apod. postupně. Zamezíte tím situaci, kdy se po většinu večera budou na talířích válet zbytky jídel. Pohled na plné a upravené talíře určitě působí lépe. MĚJTE PROGRAM, ALE IMPROVIZUJTE Ideální program večírku pro klienty, obchodní partnery či média by měl obsahovat: - malou prezentaci vaší firmy (projev) - pasivní zábavu, tj. „podívanou“ - aktivní zábavu, tj. soutěže apod. - neformální volnou zábavu Během večera improvizujte podle aktuální situace. Pokud zjistíte, že by nějaká část připraveného programu jen zpomalila slibně se rozjíždějící neformálního zábavu, neváhejte původně připravený program zkrátit nebo zrušit. Mějte sice naplánovaný časový rozvrh, ale podle potřeby ho upravujte. Rozhodně to však neznamená, že byste neměli mít připravený žádný program a jen čekali, co vás a vaše hosty napadne až na místě. Je dobré mít něco připraveno minimálně pro případ, že by neformální zábava vázla a hosté by se nudili. Kdy začít s programem? Přestože je na pozvánce uvedena například 18. hodina, počkejte na opozdilce nejméně hodinu (výjimkou jsou případy, kdy naprostá většina hostů přišla včas a čekání na zbytek by je nudilo). Mezitím se věnujte již přítomným hostům, nejlépe osobním přivítáním každého z nich a menším rozhovorem. Oficiální zahájení zpravidla obsahuje projev hostitele a slavnostní přípitek. Projev by měl být krátký, jeho součástí je většinou přivítání hostů, informace o programu večera, poděkování za dosavadní spolupráci a přiměřená reklama vaší firmy - tj. zmínka o úspěších v uplynulém roce, o novinkách a plánech pro další období. Celkově by projev neměl přesáhnout 10 minut. Pokud chcete hostům sdělit více, udělejte to formou tištěných materiálů (například informace o novém produktu vaší firmy, které dostane každý host na stůl nebo jako součást dárkového balíčku). PROČ ZROVNA KOUZELNÍKA? V praxi se setkávám se zástupci malých firem, kteří si pod večírkem představí pronájem Lucerny a vystoupení celebrit jako Helena Vondráčková apod. To si mohou dovolit samozřejmě jen ty nejbohatší. Cena za vystoupení těchto celebrit se pohybuje v desetitisících, u největších hvězd ve stovkách tisíc, navíc počítejte s tím, že nepůjde o běžný koncert, ale jen o pár písniček. (Tip: Pokud chcete pozvat hosty na koncert, skupte řadové představení a domluvte se s jeho pořadatelem, že po skončení uspořádáte v přilehlých prostorách raut.) Je otázkou, proč by zrovna vaše firma měla povinnost zvát konkrétního zpěváka nebo třeba kouzelníka. Spíše byste měli zkusit vybrat takový program, který alespoň trochu souvisí s vaší firmou (například módní přehlídka z oboru, divácky atraktivní prezentace techniky nebo sice vystoupení kouzelníka, ale kouzlícího s předměty vašeho podnikání). Hosté si tak snadněji zapamatují, že byli na večírku vaší firmy, a ne na řadové estrádě. Vhodná je kombinace pasivní a aktivní zábavy, zvláště když si mezi nimi mohou hosté vybrat. Hosty lze zapojit do různých soutěží - nejen sportovních. Nikoho však nenuťte. Budete se možná divit, kolik se najde lidí, kteří se rádi předvedou před ostatními a často se i dobrovolně ztrapní. Pokud se jindy než na večírku s hosty nevidíte, připravte jen kratší oficiální program (maximálně hodinový). Řešením je i program rozdělený do několika kratších částí, v tom případě je však podmínkou, abyste jako žáky ve škole nesvolávali hosty, kteří už se neformálně baví mezi sebou. Kdo chce, ať se znovu věnuje „oficiálnímu“ programu, kdo nechce, nenuťte ho. PEČLIVĚ PŘIPRAVENÁ NEFORMÁLNÍ ČÁST Vedle oficiálního programu si naplánujte dostatečný prostor pro neformální část - přinejmenším stejně dlouhou jako tu formální, ale často 2-3krát delší. Samozřejmě i neformální program má svá pravidla. Vše sice musí vypadat nenuceně, ale vy jako organizátoři byste neměli nechat hosty jen tak být a doufat, že se nějak zabaví. Především tuto část využijte pro navázání nebo upevnění kontaktů, právě zde lze přejít do osobnější a méně formální roviny obchodních vztahů. Vaše komunikační aktivity by spíše než k hostům celkově (jako k jednotné skupině) měly směřovat k jednotlivým hostům. Je přinejmenším slušností prohodit s každým z nich během večera pár neformálních vět. V ideálním případě si předem o každém hostovi zjistěte něco osobnějšího, například odkud je, jaké má záliby nebo třeba jaké obchodní problémy s vámi v minulosti měl. Je dobré na to navázat, ať konverzace není jen formální. Do těchto osobních rozhovorů je dobré zapojit i ostatní pracovníky vaší firmy - zejména další členy jejího vedení, ale i ty, s kterými hosté běžně přicházejí do styku (třeba sekretářka, s kterou denně telefonují a teď mají možnost poznat ji osobně). Hosté jako celek by neměli zůstat ve výrazné přesilovce. Snažte se, aby se nebavili ani tak mezi sebou navzájem, ale spíše se zástupci vaší firmy. DÁREK NA CESTU Je zvykem, že pro své hosty připravíte nějaký dárek domů - a o vánočních večírcích to platí dvojnásob. Hodnota dárku opět závisí hlavně na vašich možnostech. Jaká jsou ostatní pravidla? Pro všechny hosty byste měli připravit stejný dárek (lze však rozlišit mezi dárky pro dámy a pány nebo pro věkově mladší a starší). Nepůsobilo by dobře, pokud by hosté zjistili, že jeden dostal dárek v hodnotě 2000 korun, zatímco druhý něco za stokorunu. Dárek se sice většinou dává až při odchodu a ukrytý v papírové tašce, ale nikdy nevíte, kdo spolu třeba pojede z večírku taxíkem. Přednost by měl dostat dárek, který jednak souvisí s vaší firmou (například telefon, pokud jste jejich distributorem) a jednak je skutečně praktický (například láhev vína místo nevkusné sošky). Součástí tašky nebo dárkového balíčku mohou být i další propagační „drobnosti“ (diář nebo propiska s vaším logem). Nic nezkazíte ani přidáním informací o vaší firmě či produktech (například nový katalog na příští rok), nesmí však jít o jediný „dárek“, ale jen o doplněk. KOLIK ZAPLATÍTE ZA HVĚZDU
Uvedené ceny (v korunách) jsou pouze orientační a zpravidla zahrnují pouze kratší, maximálně hodinové vystoupení. Honorářové požadavky za hvězdy „menší svítivosti“ jsou často běžně dostupné na webu. V cenách nebývají zahrnuty doprava ani ubytování. Ceny největších hvězd agentury nezveřejňují a jsou záležitostí individuální dohody. Autor článku je uvádí na základě neověřených informací od velkých firem, které pořádaly večírky v letech 2002 a 2003.
Lucie Bílá - od 300 tisíc
Karel Gott - 300 tisíc
Helena Vondráčková - od 250 tisíc
Daniel Hůlka - od 150 tisíc
Miroslav Donutil - od 100 tisíc
Iveta Bartošová - od 100 tisíc
Jiří Korn - od 80 tisíc
Martin Dejdar - od 80 tisíc
Michal David - od 65 tisíc
duo Těžkej Pokondr - od 60 tisíc
Monika Absolonová - od 40 tisíc
Jan Čenský - od 40 tisíc
Dalibor Janda - od 35 tisíc
Heidi Janků - od 25 tisíc
Kamil Emanuel Gott - od 15 tisíc
Autor je mediální poradce
