Podnikové informační systémy ERP jsou jakousi univerzální aplikací pro většinu agendy, kterou průměrná firma zpracovává. Může pomoct nejen s účetnictvím, ale třeba i se sledováním chyb ve fungování podniku. Menší firmy zatím málo využívají například možnosti systém ERP nekupovat, ale pronajmout si jej.
Foto: JKR
O tom, zda bude organizace prosperovat, nebo jen přežívat, či zda zanikne, rozhoduje způsob, jak zachází s cash flow a jak jsou využívány provozní zdroje. Pokud se k tomu ještě připočte současná ekonomická situace a vysoce konkurenční prostředí, pak nabývá způsob práce s firemními daty, informacemi a infrastruktura pracovních procesů neobyčejné důležitosti.
Zpočátku si většina nově vzniklých firem vystačí často jen s podporou jednoduchých finančních systémů i jednoduchých pracovních postupů, kdy se obvykle využívá kombinace papírových dokumentů a elektronicky šířených souborů. V další fázi podnikatelského růstu firmy obvykle začínají přecházet na snadno dostupný, standardizovaný software, který nabízí zpracování účetní agendy, mezd a základní řízení a správu provozních zdrojů. Tyto jednoduché balíčky však brzy nepostačují potřebám rostoucí firmy, která se tak dostává do situace, kdy jsou data a procesy řízeny papírovou formou, excelovými tabulkami a wordovými dokumenty a jedním centrálním, avšak nepropojeným účetním systémem. Jediným integračním prostředkem v takové situaci pak bývá běžný e-mail, pomocí kterého doklady po firmě kolují se zdánlivě nahodilými příkazy, dotazy či reporty.
Co přináší ERP?
Správně zvolené a implementované ERP řešení může přinést i do menších společností řadu výhod:
l zefektivnění a zrychlení ekonomických procesů l centralizaci dat a snížení chyb l dlouhodobé úspory v investicích do informačních systémů a hardware l zvýšení bezpečnosti l rychlejší výstupy pro vedení firmy l podporu pro vedení účetnictví podle mezinárodních standardů l v konečném důsledku zvýšení flexibility, tudíž i konkurenceschopnosti
ERP pokryje podnikání od A do Z
Jakmile si firmy uvědomí, že tento typ nesourodé infrastruktury brání jejich dalšímu rozvoji, a že dokonce způsobuje finanční ztráty, jež se vymykají kontrole, měly by rychle začít uvažovat o větším využití moderních informačních technologií, v tomto případě především o podnikovém informačním systému ERP. Jde o zkratku z anglického Enterprise Resource Planning a označuje komplexní podnikový informační systém, který dokáže pokrýt všechny oblasti podnikání a elektronizovat značnou část podnikových procesů a s tím související administrativy. A přestože ERP systémy mají jasný význam především ve velkých organizacích, což je dáno jejich robustností, komplexností a s tím spojenými vyššími finančními nároky na pořízení a udržování, neznamená to, že střední a malé firmy se nemohou zařadit mezi uživatele těchto systémů.
Speciál: Účetnictví
Nový daňový řád přináší malou revoluci Za chybu v účetnictví může vždycky podnikatel Evidenci zpracujete nejlépe přímo v počítači
Menší podniky jen mají celou řadu specifik, a tak je třeba pro tyto firmy zvolit například jiný způsob financování produktu tak, aby je přechod na nový systém příliš nezatížil a nestal se pro ně likvidačním. Může se jednat o pronájem licencí, možnost splátkování nebo odložení platby. „Při pořizování informačního systému zatím malé české firmy neuvažují o pronájmu, přestože v některých případech je tento způsob jednoznačně přínosnější. Výhodou je zde především skutečnost, že se zákazník vyhne počáteční investici a uspoří i na provozních nákladech. Místo jednorázové investice platí jen měsíční paušál, který se pohybuje na úrovni jednotek procent celkových prvotních nákladů, a navíc si pravidelně placené poplatky může odepsat přímo jako provozní náklady,“ připomíná Tomáš Denemark ze společnosti Arbes Technologies.
Riziko lze rozdělit padesát na padesát
Zajímavým přístupem v poslední době je také například rozdělení rizik i přínosů implementace ERP systému rovným dílem mezi obě strany, dodavatele a zákazníka, kdy obě strany společně přebírají odpovědnost za definici projektu, která je založena na detailním zmapování projektu a dohodě o přínosech a návratnosti investice. „Při nevyčerpání rozpočtu na celý projekt jsou úspory rozděleny mezi dodavatele a zákazníka v poměru 50 na 50 a naopak, jestliže projekt při svém dokončení překročí rozpočet, je zákazníkovi účtováno 50 procent ze smluvně dohodnutých hodinových sazeb za profesionální služby, které jsou nad původními rozpočtovými náklady. Zákazník i dodavatel jsou pak tímto finančně motivováni k pevnému a jasnému řízení projektu podle dohodnutého plánu, aby dokázali minimalizovat prostoje a omezit rizikové faktory,“ vysvětluje Daniel Tomčala ze společnosti Epicor Software.
„K menším firmám je rovněž třeba přistupovat citlivě, s dostatkem zkušeností a velmi důležitou podmínkou je kvalitní zpracování předimplementační přípravy, která je důležitá nejen pro stanovení vhodné verze dodávaného řešení, jeho úpravu a správnou strategii samotného nasazení ERP systému, ale také již v průběhu předimplementace dokáže celkem přesně informovat uživatele o skutečné výši konečné ceny,“ upozorňuje Martin Korejs ze společnosti J.K.R.
Systém více propojí zaměstnance
Nové ERP řešení pak pro firmu může představovat odrazový můstek k dalšímu, rychlejšímu růstu a vyšším ziskům. Hlavním faktorem úspěchu je ale výběr vhodného ERP systému. Na trhu je dnes již nepřeberné množství různých produktů a volba toho správného se může pro menší organizace stát dokonce otázkou života a smrti. „Firmy by se v rámci rozhodovacího procesu měly zaměřit vedle funkčnosti systému a seznamu referencí také například na to, zda dodavatel své řešení inovuje a vylepšuje, jak velkou má síť partnerů a distributorů, jak vysoký je nárůst prodeje konkrétního softwaru, jestli poskytovatel sleduje nejnovější trendy v oblasti technologie či jaké budou celkové náklady na vlastnictví, a v neposlední řadě by firmy měly brát v úvahu i využitelnost ERP pro daný obor podnikání,“ radí Martin Korejs.
Pro menší firmy je dále důležité, aby byl vybraný ERP produkt dostatečně flexibilní a bylo možné jej při relativně nízkých nákladech (časových i finančních) upravovat pro konkrétní potřeby jednotlivých organizací a segmentu jejich činnosti. Volba správného systému je rovněž zásadní podmínkou úspěšné implementace. Pokud systém v určité oblasti nebude vyhovovat požadavkům organizace, může tím brzdit funkčnost systému i v oblastech, které by jinak pracovaly bez problémů. Když si společnost z nějakého důvodu pořídí nákladné řešení, jehož funkce zůstanou nevyužity, přichází vynaložená investice nazmar.
ERP systém bude přínosem pro každou společnost, která se rozhodne nahradit stávající tabulkový systém nebo systém drobných aplikací, které jsou sice vzájemně propojené, ale neposkytují pružnost v získávání informací a nenabízí dostatečné zabezpečení citlivých dat.
Díky zavedení kvalitního ERP systému se mnohokrát rozšíří vzájemná spolupráce jednotlivých součástí podniku. Zaměstnanci z různých oddělení získají informace k výstupům kolegů, a mohou tak přizpůsobovat svou činnost mnohem pružněji potřebě podniku jako celku.
Těsnějším spojením jednotlivých odvětví vzroste u pracovníků informovanost, komunikace i zodpovědnost za výsledky činnosti jednotlivých částí i firmy jako celku. Využitím osvědčených postupů při implementaci lze získat ERP systém, který přispěje k větší agilnosti firemních provozů, k dosažení rychlejší návratnosti investic a k větší spokojenosti uživatelů, protože zaměstnanci se budou cítit jako součást změny, která je vidět na optimalizaci firemních procesů.
