Jako podnikatelé máte povinnost uchovávat dokumenty provázející vaše obchodní aktivity. Bohužel celá oblast úschovy dokumentů není legislativně sjednocená a jednotlivé doklady musí být uchovávány po různě dlouhou dobu.
Autor: Profit
Nabízíme vám přehled povinností, lhůt a sankcí provázejících úschovu různých druhů dokumentů spojených s vaším podnikáním.
Pravděpodobně jste na úschovu daňových dokladů (přijatých i vydaných) již vyčlenili zvláštní místnost a najednou máte pocit, že další šanony se vám tam nevejdou. Jaké daňové doklady můžete zničit a jaké musíte pro účely kontroly ze strany finančního úřadu mít stále připravené?
Výhodný je elektronický způsob archivace
V případě daňových dokladů platí, že plátce je povinen uchovávat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně nejméně po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně. Zákon o DPH nijak nevymezuje parametry místnosti, kde by měly být daňové doklady uchovávány, avšak je nutné, aby zůstala zachována jejich čitelnost, věrohodnost a neporušitelnost obsahu dokladů.
V této souvislosti je velmi důležité, aby si účetní nebo majitel ověřili, že obsah dokladu časem nevymizí. Určitě jste zaznamenali, že některé druhy inkoustů postupem času vyprchají. Ano, skutečně je důležité si v čase ověřit, že konkrétní daňové doklady neztrácejí svoji čitelnost. Pokud ano, tak je důležité zavčas udělat jejich kopie. Mnoho poplatníků již při kontrole správce daně zjistilo, že mají v šanonech pouze prázdné papíry. Finanční úřad v takovém případě má možnost zpochybnit uplatněný nárok na odpočet a výsledkem mohou být velmi vysoké doměrky v oblasti DPH. Zákon o DPH přímo nevyjmenovává možné sankce za nesplnění povinností v oblasti úschovy, avšak absence daňového dokladu nebo jeho nečitelnost často vede k doměrku u odpočtu DPH uplatněného na vstupu.
Zákon o DPH nabízí podnikatelům možnost uchovávat daňové doklady také v elektronické podobě. Daňový doklad převedený do elektronické podoby musí být opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu nebo označen elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu osoby odpovědné za jeho převod. V praxi nejde o nic jiného než kontaktovat specializovanou firmu, která má atest na kvalifikovanou úschovu dokumentů v elektronické podobě.
Mzdové listy musíme uschovávat nejméně 30 let
Zatímco deset let povinné úschovy pro případ daňových dokladů se nám může zdát jako relativně krátká doba, tak v případě mzdových listů jde o nepoměrně horší situaci. Na mzdové listy nahlíží dva různé právní předpisy.
Jednak jde o Zákon o účetnictví, který nařizuje účetním jednotkám uschovávat účetní doklady nejméně po dobu pěti let od jejich vyhotovení (mzdový list je účetním dokladem). Mnohem horší podmínky si v ohledu na úschovu mzdových listů klade zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Ten mimo jiné říká, že zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. A proč tak dlouho?
Stanovení takto dlouhé doby je důsledkem ustanovení § 18 zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, podle kterého je rozhodným obdobím pro stanovení osobního vyměřovacího základu při výpočtu dávek důchodového pojištění období 30 kalendářních roků bezprostředně před rokem přiznání důchodu. Jde o to, že do evidenčních listů důchodového pojištění (ty jsou rozhodné pro stanovení výše důchodu) se přenášejí údaje právě ze mzdových listů, které je tak třeba zachovávat pro případnou kontrolu či vyhotovení neexistujícího evidenčního listu.
Úschovu mzdových listů mohou u zaměstnavatelů kontrolovat Okresní správy sociálního zabezpečení. Ty nejčastěji kontrolují zaměstnavatele v okamžiku, kdy je někdo nespokojen s důchodem nebo v případech, kdy zaměstnavatel nepodal například evidenční listy za svoje zaměstnance. Následně při kontrole zaměstnavatele může Okresní správa zjistit, že mzdové listy se ztratily nebo jsou poškozené. Sankce za nesplnění povinností mohou být poměrně vysoké (při prvním nesplnění může Okresní správa uložit pokutu až do výše 100 000 Kč, zatímco při tom druhém až do 500 000 Kč).
Účetní doklady archivujte pět let. Výjimkou je účetní závěrka – minimálně 10 let
Zákon o účetnictví nařizuje obecně pro účetní doklady lhůtu pěti let pro jejich úschovu. Výjimkou je samozřejmě účetní závěrka a výroční zpráva. Na druhé straně s tím asi nebudou velké problémy, neboť jde o soubor dokumentů mapujících činnost účetní jednotky v rámci jednoho zdaňovacího období a ty se vystavují jednou za rok. Z hlediska objemu tudíž nejde o velký rozsah. Každopádně musí být uschovávány po dobu deseti let. Podobně jako v případě daňových nebo mzdových dokladů má podnikatel možnost dokumenty převést do elektronické podoby. V případě nesplnění těchto povinností může být účetní jednotce vyměřena sankce až do výše 3 % objemu aktiv.
