Nutnost pořádat výběrová řízení neprávem děsí nejednoho žadatele o dotaci. Pečlivé prostudování platných Pravidel pro výběr dodavatelů je základem úspěchu.
Autor: Jan Třeštík
S platností od 16. března 2009 se změnila Pravidla pro výběr dodavatelů (dále jen Pravidla). Stalo se tak v návaznosti na vydání Závazných postupů pro zadávání zakázek spolufinancovaných ze zdrojů Evropské unie, nespadajících pod aplikaci zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. Pravidla nyní odpovídají zastřešovací metodice z dílny ministerstva pro místní rozvoj. Aktuální znění Pravidel je dostupné na internetových stránkách ministerstva průmyslu a obchodu pod jednacím číslem 9513/09/08100/08000. Informace z této dvoustrany se vztahují právě k této poslední verzi.
Subjekty, na které se nevztahuje Zákon o veřejných zakázkách, musí u zakázek souvisejících s realizací projektu s hodnotouvyšší než 500 tisíc korun bez DPH vypisovat výběrové řízení na dodavatele. Důvod je prostý. Jelikož je projekt spolufinancovaný z veřejných prostředků, musí být splněny požadavky transparentnosti, nediskriminace a objektivity při výběru dodavatelů.
Krok za krokem
JAKÝMI PRAVIDLY SE ŘÍDIT?
Odkaz na verzi Pravidel, která jsou pro příjemce dotace závazná, lze snadno dohledat v Podmínkách poskytnutí dotace. Pokud zde podnikatelé najdou odkaz na jednací číslo 9513/09/08100/08000, jsou pro ně závazná právě Pravidla nejaktuálnější. Nejnovější verzí se musí řídit i všichni žadatelé o dotaci, kteří ještě Podmínky poskytnutí dotace nemají.
Jak mají podnikatelé při výběru dodavatele postupovat? Nejprve si musí ujasnit, zda se řídí Pravidly nebo zákonem o veřejných zakázkách. To záleží na typu žadatele a hodnotě zakázky (viz box Kdo se řídí Pravidly a kdo Zákonem?). Dalším a dá se říct, že nejdůležitějším krokem, je pečlivé prostudování Pravidel. Ta totiž jasně definují principy, které během celého procesu výběru dodavatele nelze opomenout. Určují také způsob zveřejnění zakázky, který se liší v závislosti na její hodnotě.
Jelikož se drtivá většina výběrových řízení vyhlašuje pro zakázky v hodnotě od 500 tisíc korun do 50 milionů korun bez DPH, budeme se na této dvoustraně věnovat právě jim. Stanovení správné hodnoty zakázky je velmi důležité, závisí na ní totiž způsob jejího zveřejnění. Pokud žadatel výši neodhadne správně, zakázku podhodnotí a zveřejní ji nesprávným způsobem, dotace nemusí být poskytnuta. Proto je při stanovování ceny zakázky nutné postupovat uvážlivě. Nejlépe na základě dřívějších zkušeností, dle předem zpracované projektové dokumentace nebo podle závěrů předem provedeného průzkumu trhu, jehož cílem bylo zjištění průměrné ceny. Před vyhlášením výběrového řízení je nutné mít zpracovánu zadávací dokumentaci, která musí být v souladu s informacemi uvedenými při zveřejnění zakázky.
Zakázky v hodnotě pod 50 milionů korun zveřejňují zadavatelé v Obchodním věstníku. Lhůta pro předkládání nabídek je stanovena na 30 kalendářních dnů a začíná plynout den po datu zveřejnění zakázky v Obchodním věstníku. Právě nesprávné stanovení lhůty pro předložení nabídek je jednou z nejčastějších chyb při konání výběrových řízení.
Myslete na všechno
U všech projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů Evropské unie musí být dodržována pravidla publicity. Nejinak je tomu i u výběrových řízení. Zadání výběrového řízení musí obsahovat prvky povinné publicity. Do smluv, popřípadě k dodatkůmke smlouvám, nezapomeňte zahrnout ustanovení o budoucí spolupráci dodavatele při případné finanční kontrole projektu. Na tuto povinnost je lépe myslet předem a informovat o ní již ve vyhlášení výběrového řízení.
KDO SE ŘÍDÍ PRAVIDLY A KDO ZÁKONEM?
• Pravidly pro výběr dodavatelů (dále jen Pravidla) se řídí postup veřejných sektorových a dotovaných zadavatelů v případě zakázek malého rozsahu.
• Pravidly se řídí postup subjektů nespadajících pod Zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v případě zakázek nad 500 tis. Kč bez DPH.
• Zákonem se řídí postup veřejných sektorových a dotovaných zadavatelů v případě podlimitních a nadlimitních zakázek.
Zároveň se zveřejněním nabídky v Obchodním věstníku mohou zadavatelé zakázky aktivně oslovit jim známé dodavatele daného produktu či služby. Čím více potenciálních dodavatelů osloví, tím větší je šance, že obdrží dostatek vhodných nabídek.
Hodnocení nakonec
Po uplynutí lhůty pro podání nabídek zadavatel vždy nejprve posuzuje formální správnost všech nabídek. Ty, které nesplňují podmínky dle § 22, odstavce 1 Zákona o veřejných zakázkách, musí být vyřazeny. Zbylé nabídky postupují k hodnocení.
Vyhodnocení musí proběhnout v souladu se zadávací dokumentací. Zadavatel dle předem stanovených objektivních kritérií (nelze vybírat podle geografické polohy, obchodních značek aj.) vybere nejvýhodnější nabídku. U zakázek nad 500 tisíc nově platí povinnost ustanovit alespoň tříčlennou (nad 2 miliony pětičlennou) hodnotitelskou komisi.
A u zakázek nad dva miliony korun musí zadavatel přes elektronický administrační systém eAccount zaslat pozvánku k účasti na hodnotitelské komisi zástupci ministerstva průmyslu a obchodu.
Závěrečným krokem hodnocení je vypracování zprávy dle požadavků v Pravidlech a informování všech hodnocených účastníků výběrových řízení, tedy i těch neúspěšných.
Smlouva základem spolupráce
OBCHODNÍ VĚSTNÍK
• Vychází každou středu ve 12.00
• Uzávěrka pro příjem příspěvků je zpravidla týden předem (středa, 15.00)
Smlouva s vítězem výběrového řízení musí odpovídat vysoutěženým podmínkám, tedy včetně ceny zakázky. Nezapomeňte, že v případě navýšení ceny nad rámec smlouvy, ke kterému dojde v průběhu realizace projektu, zůstává způsobilým výdajem cena smluvní a nadbytečné výdaje platí žadatel.
Stejně jako u ceny je tomu i u dalších podmínek výběrového řízení. Změny nejsou povoleny. V případě porušení tohoto pravidla nelze poskytnout dotaci. A pokud je porušení podmínek při uzavření smlouvy nebo během výběrového řízení odhaleno zpětně, může hrozit i odejmutí vyplacené finanční podpory. Aby se vyhnuli nepříjemnostem, měli by všichni žadatelé dodržovat základní nepsané pravidlo – konzultace.
V případě jakýchkoli nejasností se mohou obrátit b
uď na odborníky agentury CzechInvest v Praze či v regionálních kancelářích, v případě složitějších zakázek pak doporučujeme celý postup výběrového řízení konzultovat s právníky.
ČASTÉ CHYBY U VÝBĚROVÝCH ŘÍZENÍ**
DISKRIMINAČNÍ VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ
V zadávací dokumentaci výběrového řízení (VŘ) nesmí být uvedeny preferované obchodní značky, jména firem a výrobků aj.
NEDODRŽOVÁNÍ LHŮT VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ
Lhůta pro doručení nabídek začíná běžet den po dni reálného vyhlášení v Obchodním věstníku.
NEDODRŽOVÁNÍ ZPŮSOBŮ VYHLÁŠENÍ VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ
Chyby vznikají na základě nedůsledného pročtení Pravidel. Žadatel nepublikuje informace o výběrovém řízení v Obchodním věstníku nebo například špatně stanoví cenu zakázky.
ROZPOR MEZI VYHLÁŠENÍM A ZADÁVACÍ DOKUMENTACÍ
Informace ve vyhlášení VŘ musí souhlasit se zadávací dokumentací VŘ. Nelze například rozšířit předmět plnění, měnit lhůty nebo další podmínky VŘ.
ŠPATNĚ STANOVENÁ PŘEDPOKLÁDANÁ HODNOTA
Pokud žadatel špatně stanoví předpokládanou hodnotu zakázky a vyhne se tím konání VŘ, popřípadě uskuteční VŘ dle jednodušších pravidel na základě podhodnocení zakázky, lze to považovat za účelové. Agentura pak zakázku nemusí považovat za způsobilý výdaj.
ÚČELOVÉ DĚLENÍ ZAKÁZKY
Dělení zakázek vychází ze Zákona o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb., § 13., dělení zakázky je vždy lepší konzultovat.
ABSENCE POVINNÉ PUBLICITY
Ve vyhlášení VŘ musí být uvedeny prvky povinné publicity Operačního programu Podnikání a inovace.
ABSENCE INFORMACÍ VE VYHLÁŠENÍ A SMLOUVÁCH
Týká se absence informace o povinnosti o spolupůsobení vybraného subjektu při finanční kontrole ve smlouvách s vybranými dodavateli (ve vyhlášení je tato informace doporučená).
