POŘÁDÁNÍ KONFERENCE Příprava kongresu je běh na dlouhou trať. Ukázat to lze třeba na příkladu mezinárodního kongresu veterinářů malých zvířat. Ten se konal v říjnu minulého roku v Praze. Tři tisícovky účastníků akce zde strávily čtyři dny. Příprava kongresu ale trvala přes dva roky.
POŘÁDÁNÍ KONFERENCE Příprava kongresu je běh na dlouhou trať. Ukázat to lze třeba na příkladu mezinárodního kongresu veterinářů malých zvířat. Ten se konal v říjnu minulého roku v Praze. Tři tisícovky účastníků akce zde strávily čtyři dny. Příprava kongresu ale trvala přes dva roky.
Společnost Guarant u nás patří k největším kongresovým agenturám. Světový kongres veterinářů malých zvířat (WCSAV) pro ni začal už někdy v polovině roku 2004, tedy více než dva roky před konáním samotné akce. „Řadu věcí, zejména ubytování a třeba i pronájem potřebných prostor je zapotřebí objednat se značným předstihem,“ vysvětluje Renata Somolová, která WCSAV organizovala. V téže době se organizátor musí postarat také o dopravu účastníků. V tomto případě jim smlouva s ČSA, které se staly oficiálním dopravcem kongresu, zajistila levnější letenky a stejné výhody jim poskytl pražský dopravní podnik.
ZAČALO TO V MEXIKU
Samotnému kongresu předcházela široká náborová kampaň. „K jejím prvním krokům patřila prezentace Prahy na předchozím kongresu, který se konal v Mexico City,“ říká Somolová. Poté následovala výroba a distribuce řady propagačních materiálů, inzerátů pro odborný tisk, webových stránek a třeba i speciálních kongresových novin. Těsně před akcí se samozřejmě tiskly materiály pro samotná kongresová jednání. Ta probíhala v Kongresovém centru Praha (KCP). „Vedle jednacích sálů jsme zajišťovali i výstavu veterinárních léčiv a přístrojů,“ dodává Somolová.
V místě konání akce je také velmi podstatnou nutností informační systém, což v KCP s poměrně složitým vnitřním uspořádáním platí dvojnásobně. „Pro přednášky je samozřejmě zapotřebí i značné množství audiovizuální techniky,“ dodává Renata Somolová.
DO ZOO A NA STŘEDOVĚKOU TVRZ Velký kongres ovšem žije nejen samotným jednáním, ale je vždy i společenskou a kulturní záležitostí. Po vlastním odborném programu prostě přichází ke slovu „zábava“. K té lze počítat i úvodní recepci a závěrečný galavečer. „Ty se obvykle konají mimo KCP, tehdy to byl Obecní dům,“ říká Somolová. Vedle toho se pro účastníky organizovaly tematické poznávací výlety po Praze a jejím okolí, například návštěva pražské ZOO a jejího veterinárního zázemí. V roli příslovečné třešničky na „zábavním“ dortu kongresu pak byl Středověký večer na tvrzi v Dřevíči. K doprovodnému programu patřily i dvě další akce: na kongresu byl prezentován videoprojekt Modrý pes, který se věnuje vztahům zvířat a dětí. Vedle toho na WCSAV proběhla sbírka na výcvik slepeckých psů.
Pro Renatu Somolovou a její tým, který v závěrečných etapách příprav tvořilo osm osob, představovala organizace kongresu především jednání s desítkami subdodavatelů: „Za kvalitu všech služeb odpovídáme my, v zásadě se proto spoléháme na prověřené solidní partnery. Na přání pořadatele jsme ovšem tentokrát vypsali výběrového řízení na catering, výroby tiskovin a pronájem audiovizuální techniky.“
Vědecké či profesní kongresy a konference se obvykle obejdou bez širší mediální prezentace, ale větší akce přítomnost představitelů sedmé velmoci potřebují. „V době konání kongresu jsem měli pro tisk, rozhlas a televizi vyhrazenou zvláštní místnost. Vydávali jsem také několik tiskových zpráv, po skončení se konala tisková konference. Na kongresu se akreditovala asi dvacítka novinářů,“ říká Renáta Somolová. Jak je tedy z příkladu patrné, kongres který trvá pár dní, si vyžaduje mnohaměsíční pečlivou přípravu.
| POLITICKÉ TÉMA? POTŘEBUJETE MÉDIA Organizátoři akcí, které mají také politický význam, se samozřejmě musí věnovat v širším měřítku mediálním vztahům. Nedávno v Praze například proběhl celoevropský Družstevní konvent. Public relations pro něj zajišťovala agentura K. A. Production. „Velkou pozornost jsme věnovali přípravě informačních materiálů - o družstevním hnutí a jeho vývoji v jiných zemích u nás mnoho informací není, museli jsme tento deficit zaplnit,“ vysvětluje Zdena Štěpánková z K. A. Production. Pak přišly na řadu standardní tiskové zprávy před i po konání akce, stejně tak tisková konference. „Výstupů jsme měli zhruba čtyři desítky, od velkých materiálů v celostátních denících až po menší informativní články v regionálním tisku, ale také třeba živý televizní vstup na ČT 24,“ říká Štěpánková. |
