Spousta smluv a dalších dokumentů, které je třeba dlouhodobě uchovávat, se dnes ukládá v elektronické podobě. Ve finále je to levnější, ekologičtější a na prostory úspornější varianta. Přesto existují věci, které si spousta firem uchovává raději černé na bílém vytištěné. Typicky třeba pracovní smlouvy. Kam ale s nimi, když jich je opravdu hodně?
Drobné firmě postačí jeden šuplík. Aby byly smlouvy soukromého charakteru uložené bezpečně, je vhodné, když jde tento šuplík uzamknout. Jenže co když je papírových dokumentů daleko více?
Do šanonů a do krabic
Nejlepší je rovnat jednotlivé listy papíru do šanonu. Nejlépe podle nějakého jednoznačného systému, abyste byli později schopní dohledat, co potřebujete. Šanony se pak dají snadno rovnat do kartonové krabice. I tu si samozřejmě popište. Dělte dokumenty podle roku, abecedy nebo typu, to už záleží na vás. Zároveň nepodceňte výběr krabic. Musí být pevné, a především čisté. Vyrábí se dokonce speciální archivační krabice, které jsou svými rozměry přizpůsobené tomu, aby se do nich daly skládat jednotlivé šanony.
Kam s krabicemi?
Kamkoliv, kde je místo, vhodná teplota a přiměřená vlhkost. Může to být ve skladu, na skříních v šatně nebo pod schody. Pokud musíte uchovávat opravdu velké množství dokumentů, pak se vyplatí pořídit regály nebo ještě důmyslnější řešení. Existují totiž dokonce páternosterové systémy, které posunují police po stisku tlačítka a vy se tak nemusíte složitě sápat do nejvyšší poličky.
To už se ale bavíme o vyšších investicích. Firmě průměrného rozsahu bohatě stačí, když nakoupí obalové materiály – investuje do šanonů, archivačních krabic – a zjistí si, jak dlouho je třeba konkrétní dokumenty uchovávat. Je zbytečné skladovat něco, co už nepotřebujete. Z toho důvodu je dobré vždy jednou za rok protřídit archiv a skartovat, případně spálit, je-li ta možnost, staré listy.
