Řízení firemních procesů přes tabulky má své limity. Jde o to spojit detailní pohled a systémové řešení
Když je někdo vedoucím dílny o pěti lidech, stačí mu jediný pohled a vše, co se v ní odehrává, dokáže zhodnotit.
Jednoduše vidí, že Mirek montuje pomaleji, Jirka plýtvá materiálem a jediný Josef pracuje tak, jak by se šéfovi líbilo. Když vedoucí začne řídit výrobu padesáti lidí, může mu dobře pomoci obyčejný excel, kam mu někdo zaznamenává nějaká čísla, on si z nich něco vypočítá a na konci období udělí někomu prémie a na někoho si zanadává. A co se stane, až tento vedoucí začne řídit firmu nebo výrobní halu s pěti sty lidmi? Většinou to bohužel znamená pouze více (a větších) excelových souborů. To je ale ve skutečnosti podobné, jako kdyby se snažil předchozí pracovní skupinu řídit pouhým pohledem. Stejně jako není možné spolehlivě posuzovat pouhým okem práci padesáti lidí, není to možné u pěti set lidí pouhým excelem.
Výrobní ředitelé různých závodů rádi ukazují „svoji“ továrnu a popisují, jak přesně ten který stroj funguje a co se jak vyrábí. Ne vždy již ale vědí, kolik stojí hodina provozu každého stroje nebo kolik jsou výrobní náklady na kilogram či litr určitého materiálu.
Bez naprosto precizní znalosti nákladové náročnosti i těch na první pohled nejzanedbatelnějších procesů se každá společnost vystavuje řadě rizik. Možná prodává i ztrátové výrobky, dělá něco ve vlastní režii, i když by si to mohla levněji koupit, nepátrá po příčinách zaostávání za konkurencí a tak dále. Manažeři se také velmi často ptají: K čemu je vědět, že nějaký úkon stojí tolik a tolik, když ho stejně musíme provádět. To je ale podobné, jako kdyby se ptal, k čemu je vůbec účetnictví nebo k čemu je dobré mít v autě tachometr.
Přitom pro přesné analyzování, správné vidění do budoucna a naplánování strategie je dobré znát i řadu na první pohled nevýznamných detailů a mít jednoduše co nejvíce informací. Rozhodně také není na škodu neustále znovu a znovu procházet celý výrobní proces a snažit se najít úzká místa a neefektivity.
Cizí oko vidí lépe Zavádění jakýchkoli systémů ve firmě je možné provázet parafrází známého hesla, že i cesta je tak trochu cíl. Už jen přítomnost cizích lidí ve firmě, kteří mají hodně otázek, dokáže vlastní zaměstnance často oživit, protože se o jejich práci někdo další zajímá. Jestliže se dříve ředitelé pěti závodů nesešli, aby si navzájem ukázali, které ukazatele sledují, a nepředali si některé další informace, protože na to nikdy neměli čas, teď se sejít prostě musejí a řadu procesů si často sjednotí. A někdy se i sami plesknou do hlavy, že je napadla věc, která je mohla napadnout i samotné a mnohem dříve.
Každý, kdo kdy hodnotil práci podřízených, jistě zná věty typu: To se nám prodražilo, protože se změnily legislativní podmínky, mnoho času nám zabralo zapracování nových směrnic z vedení a podobně. Způsoby, jak odlišit výmluvy od skutečných příčin problémů a odlišit dopady změn vnějších podmínek od těch, které se ovlivnit daly, se přitom zabývají i nejslavnější manažerské mozky nejen u nás, ale na celém světě.
Žádaná nadstavba Manažerské informační systémy nejsou pro firmy nutnost a něco, bez čeho by nebylo možné se obejít. Je to určitá nadstavba. A tato nadstavba může několika nejdůležitějším lidem ve velkých společnostech ušetřit denně pár minut času. Pouhých dvacet minut denně je za celý rok dvanáct dní. A to v řadě společností znamená dvojnásobek času na zamýšlení se nad strategií, budoucím vývojem, zlepšováním svých výrobků, postupů a marketingu. V době, kdy snad každá obchodní společnost dokola skloňuje moderně znějící fráze jako „svět se zrychluje“, „flexibilní reakce na měnící se preference zákazníků“ nebo „pružné řízení výkonnosti“, možná překvapí, kolik organizací složitě a značně byrokraticky plánuje budoucí rok už s půlročním předstihem a výsledky loňského získá až na konci prvního čtvrtletí následujícího roku. Dobrý finanční ředitel se jistě ptá, zda je to takto nutné, a zvažuje, jak se před generálním blýsknout a namísto pouhého sestavení účetní závěrky předat i mnohem více objektivních, spolehlivých a v neposlední řadě aktuálních informací.
Zvládne to však pouze s odpovídajícími nástroji. l
Úspora dvacet minut denně znamená dvanáct dní za rok
O autorovi| Václav Houser • výkonný ředitel Inekon Systems
