Jak vyždímat počítač

Počítač je nezbytnou součástí prakticky každé firemní kanceláře, v mnohých podnicích však stále funguje spíše jako psací stroj. Přitom právě informační technologie nabízejí podnikatelům možnosti, jak lépe vydělávat nebo jak na jejich provozu významně ušetřit.

Státní zakázky na IT technologie se staly v posledních letech synonymem zbytečného vyhazování peněz daňových poplatníků. Policie se zabývá předraženými IT zakázkami na ministerstvu práce a sociálních věcí, ministerstvu zahraničí a dalších státních institucích. Jenže zbytečné utrácení za počítačové technologie není jen výsadou zkorumpovaných politiků a státních úředníků. Analýzy ukazují, že zbytečně za IT technologie utrácejí i soukromé firmy.

Z analýzy společnosti Apogeo Group například vyplývá, že zhruba 30 až 35 procent vynaložených finančních prostředků je v oblasti IT firmami utraceno naprosto neúčelně. Přinášejí nulový nebo jen zanedbatelný efekt. „Viníkem je nejčastěji nedostatečná analýza projektů, což vede k jejich prodražování.

Hned v závěsu je chybné zadání projektu, které poptává neadekvátní řešení,“ říká soudní znalec v oblasti informačních technologií Ivan Janoušek ze znaleckého ústavu Apogeo Esteem. Zatímco první příčina se podílí na předražení zakázek ve 25 procentech případů, druhá v 18 procentech. Vyplývá to z posouzení IT projektů, které po období tří let analyzovali soudní znalci.

„Klienti se mnohdy při revizi smluv diví, k čemu se zavázali a co ze smlouvy, kterou navrhl dodavatel, vlastně vyplývá,“ dodává Ivan Janoušek.

Doma, nebo na dálku?

Odborníci tvrdí, že hlavními trendy příštích měsíců budou outsourcování IT služeb a využívání cloudu. A malým a středním firmám mohou tato řešení přinést nejvíc.

„Budovat vlastní IT oddělení je rentabilní jen pro skutečně velké společnosti,“ zdůrazňuje Karel Fišnar, manažer zákaznického centra společnosti Infinity. Malým a středním firmám může outsourcování IT služeb přinést úsporu až třicet procent. Přínos outsourcingu ovšem není pouze ve snižování přímých, mzdových nákladů na služby v oblasti informačních technologií. Umožňuje firmě nastavit si také služby jen na úrovni, kterou bude skutečně využívat.

I toto řešení má však podle něj odvrácenou stránku. „Je třeba zmínit i rizika kompletního outsourcingu, například přílišnou závislost na poskytovateli nebo ztrátu klíčových znalostí a kompetencí. Rizikem je i případná nedostačující personální kvalifikace outsourcera, menší schopnost adaptace na nové technologie nebo i opozice vlastního IT oddělení,“ zmiňuje Karel Fišnar.

I přesto podle něj poptávka po outsourcování ICT v posledních letech viditelně roste, i když v Evropě pomaleji než v USA. Rozdíl je i v motivaci, s níž firmy k outsourcingu přistupují. „Zahraniční firmy chtějí kvůli konkurenceschopnosti hlavně vyšší kvalitu, naopak české firmy preferují snížení provozních nákladů,“ poznamenává Karel Fišnar.

Třetinové úspory slibuje nástup dalšího trendu – cloudu. tedy ukládání dat přes vzdálený přístup namísto klasického ukládání dat v počítači. „Pokud firma svěří provozování a správu systému do rukou provozovateli cloud služby, dosáhne značných úspor. Není třeba platit vlastní hardware a mít vlastního člověka na správu systému. Častým příkladem poslední doby je migrace Exchange nebo jiných emailových serverů do Office 365, případně do Gmailu. Firma tak ušetří velké množství prostředků,“ vysvětluje Michal Abrahám, spoluzakladatel a jednatel společnosti Logic Point.

Finanční úspory nejsou jedinou výhodou cloudu. Podle odborníků je tento systém výhodný také pro obnovu dat v případě havárie. „třetina firem nyní není schopna data obnovit do 24 hodin od výpadku. to už představuje vážné ohrožení provozu a reputace společnosti. Navíc jen necelých 10 procent firem má vypracovaný a odzkoušený plán obnovy,“ upozorňuje Jiří Jakeš, ředitel technologické společnosti Outsourcing Solution.

Kynoucí data

Analýza, kterou společnost zpracovala, zahrnula údaje o nakládání s daty ve 200 malých a středně velkých firmách s padesáti až třemi sty zaměstnanci. Příčinou není jen nedbalý přístup firem k datům, ale především rychle rostoucí objem dat, které firmy zpracovávají. V malých a středních firmách se množství dat každoročně zvýší o 18 procent. „tento nárůst se ročně zvyšuje o zhruba dva procentní body, takže příští rok to bude již 20 procent,“ dodává Jiří Jakeš.

Podle něj firmy stále více nezvládají data správně ukládat, a hlavně nemají vyzkoušeno, jak rychle obnovu ve skutečnosti zvládnou. „Ve více než polovině firem si nikdy neověřili, jak rychle zvládnou data zprovoznit. V případě havárie jsou pak zaskočeni délkou výpadku, která je obvykle dvojnásobná oproti tomu, co firma předpokládá,“ varuje Jiří Jakeš.

Příval digitálních informací prodražuje nákup úložného prostoru, a proto se začínají prosazovat jiné než klasické způsoby zálohování, což představovaly pevné disky uložené v sídle firmy. „Nakupovat stále nové pevné disky a další zálohovací technologie by bylo příliš nákladné, proto si potřebný prostor zákazník pronajímá u poskytovatele cloudových služeb, který se o provoz stará,“ vysvětluje Jiří Jakeš.

Kromě dostupnosti dat odborníci slibují i nižší ceny. Například srovnání ceny cloudových služeb Office 365 s „offline“ řešením stejných funkcí přináší u středně velké firmy s pětašedesáti zaměstnanci úsporu 650 tisíc korun za pět let, tedy zhruba 30 procent. K tomu ovšem přidává i výhody nefinančního charakteru: například zvýšenou produktivitu práce díky používání nejnovějších verzí, vysokou rychlost, s jakou se nový software nastartuje i s jakou pracuje, a flexibilitu.

„Meziroční nárůst poptávky o cloudové služby je padesátiprocentní. Firmy zejména oslovuje flexibilita řešení a pružná cena, která se odvíjí od množství ukládaných dat či využívaných služeb. Firmy nemusejí kupovat nový hardware ani sledovat nejnovější technologické trendy,“ uzavírá Jiří Jakeš.

Kromě velkých technologických změn, jako je outsourcování služeb nebo přechod na cloud, může firmám ušetřit peníze také mnoho drobnějších, ale neméně efektivních řešení.

Poslední zhasne

Energeticky úsporné informační technologie jsou jednou z cest k úsporám. „Náklady na energie jsou v řadě společností třetí nejvýznamnější výdajovou položkou po přímých nákladech souvisejících s výrobní činností a po mzdách,“ říká Petr Plecháček, manažer It poradenství a řízení technologických rizik v Ernst & Young Česká republika.

Pouhými třemi kroky přitom mohou firmy za It ušetřit desítky procent. Podle analýzy společnosti Wipro lze například výměnou stolního PC za notebook ušetřit ročně zhruba 600 korun. Laptop totiž spotřebuje ročně elektřinu zhruba za 400 korun, zatímco desktop za celou tisícovku. Druhým krokem je výměna procesorů.

Novější procesor může oproti několik let starému ušetřit takové množství energie, které odpovídá zhruba čtyřiceti procentům spotřeby elektrické energie stolního počítače. Ročně tak mohou ušetřit za elektřinu u jediného počítače zhruba 800 korun.

Třetím jednoduchým trikem, jak ušetřit na výpočetní technice, je vypínání stolních počítačů na noc. Například v USA nevypíná počítače při odchodu ze zaměstnání až 50 procent pracovníků. Přitom vypnutí PC na noc ušetří až 25 procent nákladů za firemní počítače.

Další položkou je tisk. Průzkumy ukazují, že právě v době krize si to firmy uvědomují. Originální tonery kupuje pouze pětina firem, stále oblíbenější jsou kompatibilní nebo repasované. „Originální tonery se hodí pro podniky, kterým záleží na stoprocentní tiskové kvalitě. Typickými zákazníky jsou grafická a architektonická studia.

Cena originálů je však oproti kompatibilním náplním a repasům často dvoj- i trojnásobná,“ potvrzuje Roman Novotný ze společnosti TonerMania.cz. Zatímco typická cena originálního toneru je 1300 korun, u kompatibilního je to 650 korun a u repasovaného toneru 300 až 600 korun.

Data místo papíru

Významný přínos pro podnikatele znamená i změna zákona o elektronické komunikaci platná od letošního roku. Ta konečně plně zrovnoprávnila elektronické dokumenty s papírovými. Stačí, pokud bude elektronická faktura opatřena elektronickým podpisem a časovým razítkem, a nemusí se pro účetnictví firmy tisknout. Tím se výrazně šetří náklady. „Podle odhadů předání papírové faktury vyjde průměrně na 40 korun,“ říká Petr Hampl, mluvčí společnosti Software602.

Další úsporu představuje ušetřený čas zaměstnanců. „Jsou studie, které ukazují, že průměrný zaměstnanec v administrativě tráví přibližně třetinu pracovní doby tím, že něco dohledává. V elektronické verzi to řešíte něčím a la Google,“ dodává Petr Hampl.

Navíc elektronické dokumenty podléhají stejným pravidlům v rámci celé Evropské unie. Elektronicky tak lze posílat i faktury do zahraničí a ze zahraničí, finanční úspora je takto ještě mnohem výraznější.

Jak uhlídat zaměstnance

Zatímco před několika lety si lidé chodili do práce sednout k počítači, v současnosti stále více pracují z různých míst pomocí notebooků, tabletů i chytrých telefonů. Pro firmy je to sice příjemné, protože dosahují větší efektivity a flexibility, na druhou stranu přestávají mít kontrolu nad tím, kde se všude pohybují jejich citlivá data. Průzkum mezi firmami ukázal, že 40 procent uživatelů firemních mobilních zařízení je používá pro pracovní i soukromé účely.

A 72 procent dat uložených v mobilních zařízeních obsahuje citlivé informace jako obchodní strategie, záměry či prototypy. Firmy proto stále častěji v těchto přístrojích využívají služby na kontrolu dat, jako je například Fujitsu Managed Mobile, která umožňuje na dálku smazat firemní data, povolit či zakázat stahování některých aplikací a podobně. Kolik stojí místní ukládání a kolik cloud?

Náklady na cloud jsou rovnoměrné po celou dobu provozu a nevyžadují takové vstupní investice jako lokální ukládání dat. Úspora u středně velké firmy je zhruba 600 tisíc za pět let. Analýza společnosti Infinity vychází z potřeb organizace, jejíchž 65 zaměstnanců musí využívat elektronickou poštu, sdílené kalendáře, kontakty a úkoly, je nutné vybudování intranetu pro spravování, sdílení dokumentů a spolupráci nad nimi.

Zároveň má plnit funkci pro sjednocenou a zabezpečenou vnitrofiremní komunikaci a sledování volného času, včetně pokročilých funkcí, jako je sdílení plochy nebo videokonference pro více účastníků. Jak je v praxi zvykem, plánuje firma obnovit celý systém po pěti letech používání.

U řešení, které je založeno na ukládání dat na pevný disk, musí firma počítat s časem na výběr hardwaru, softwaru a dodavatele, v součtu průměrně do 10 hodin, a přípravu a naplánování projektu (cca 8 hodin) při hodinové mzdě IT manažerů přesahující 1000 korun.

Nákup hardwaru výrazně přesáhne 100 tisíc korun, náklady na software by přesáhly 800 tisíc korun. Instalace a konfigurace zaberou dalších 24 hodin, správa systému pak 6 hodin týdně, odpovědný pracovník stojí firmu 50 tisíc korun měsíčně. Naproti tomu cloudové řešení, v tomto případě Office 365, vyjde firmu měsíčně na 11 984 korun. Ty doprovázejí jen menší vstupní investice na posílení konektivity a podobně.