Softwarové systémy pomáhají firmám dosáhnout vysokého výkonu
Exploze nestrukturovaných dat je jedním z největších problémů, kterým v dnešní době firmy čelí. Množství dokumentů, obrázků, e-mailů, webových stránek, audio a videosouborů neustále úžasnou rychlostí roste. V současné době činí nestrukturovaná data ve firmách odhadem 80 procent z celkového počtu a jejich množství se každé dva roky zdvojnásobí.
Efektivní správa informací je klíčová pro dosažení vysokého výkonu organizace, ale i tak způsobuje obrovské množství nestrukturovaných dat mnoho problémů. Zvýšily se například náklady na správu dat, je obtížné najít ty správné informace, neboť nejsou dobře sdíleny s partnery a není možné na ně nahlédnout tak, aby se získal nový, užitečný pohled na zaměstnance, zákazníky a příležitosti na trhu.
Enterprise Content Management.
Ve snaze vyřešit tyto problémy se mnoho společností spoléhá na softwarové systémy pro správu dokumentů a obsahu (Enterprise Content Management, ECM), aby s jejich pomocí vytvořily, spravovaly a využívaly informace z nestrukturovaných dat. ECM zahrnuje od osmdesátých let zobrazování dat, od devadesátých správu dokumentů a webového obsahu a od roku 2000 také shodu, správu záznamů a obsahu pracovních stanic, integrované vyhledávání a digitální aktiva.
ECM přijaly organizace ze všech průmyslových odvětví. Patří mezi ně například i New York, který využívá systém ECM k tvorbě první všeobecné informační základny napříč svými agenturami k založení jediného zdroje informací pro obyvatele i návštěvníky, a to přes místní orgány a call centra. Výsledkem je, že město značně zlepšilo a zjednodušilo přístup ke svým více než 900 službám a učinilo místní orgány otevřenější a přístupnější. Jeho call centra obdržela přes 30 milionů volání během tří let - od té doby, co se systém začal používat.
Úspora výdajů.
Přímé úspory výdajů jsou tou nejjednodušší ekonomickou hodnotou, která může být vyčíslena. Zavedení ECM však může zvýšit i efektivitu při vytváření, uchovávání a využívání dat. Například společnost Accenture nedávno na základě výzkumu mezi svými klienty zkusila definovat, jak se typické organizaci vracejí investice do ECM. Zjistila následující. Za prvé úspory nákladů vyplývající ze zkrácení času, který je třeba k nalezení informace, odpovídají hodnotě 2,28 milionu dolarů za rok. Za druhé omezení tvorby dokumentů přineslo odhadovanou úsporu 2,1 milionu dolarů za rok. Za třetí čas ušetřený při předkládání zpráv byl ohodnocen na 82 080 dolarů za rok. Za čtvrté další výhody související s workflow odpovídají hodnotě 1,37 milionu dolarů za rok. Celková roční úspora tak dosáhne téměř šesti milionů dolarů.
Zajištění shody s předpisy.
Obtížněji vyčíslitelné, ale stejně skutečné jsou ekonomické výhody plynoucí z lepšího vývoje výrobků a jejich efektivnějších dodávek, z dokonalejšího získávání a sdílení znalostí a z toho plynoucí lepší konkurenceschopnosti.
Například jedna telekomunikační firma měla duplicitní a někdy i protichůdné informace snad z každé oblasti, což zhoršovalo její schopnost jak v oblasti vývoje a dodávek produktů, tak sdílení interních informací. Společnost proto zavedla řešení správy dokumentů a obsahu, což jí umožnilo sloučit znalosti vyplývající z interních postupů a procesů do jediného zdroje.
Pro mnoho firem je tím nejdůležitějším důvodem pro zavedení ECM zajištění shody s předpisy. Právě vyhovění předpisům je naléhavým problémem vedoucích pracovníků, kteří jsou ve vysoce regulačním prostředí osobně odpovědní za přesnost důležitých korporátních informací.
Pozitivní dopady.
Organizace, které zavedly ECM, hlásí pozitivní dopady na návratnost investic jejich firmy. Marketingová studie firmy Association for Information and Image Management (AIIM) nazvaná Implementační trendy ECM 2005 zjistila, že přes 70 procent zkoumaných vedoucích firem si myslí, že zavedení ECM splnilo nebo překročilo jejich očekávání. Výsledky byly pozitivní a shodné napříč organizacemi všech velikostí.
Až donedávna bylo řešení ECM dodáváno jako součást vertikálních aplikací. Například mediální průmysl usiloval o komplexní systém správy webového obsahu, protože vydavatelé pospíchali s vytvořením online verzí svých existujících titulů v kombinaci se všemi možnostmi plynoucími z digitalizace, jako jsou i audio a videozáznamy. Právě obsah skrytý v digitálním obsahu vedl k vývoji samostatného systému správy digitálních práv.
Zásadní změna.
V posledních dvou letech se na trhu se softwarem ECM objevuje zásadní změna. Objevila se poptávka po komplexních řešeních, které by mohly být odpovědí na potřeby ucelené správy nestrukturovaných dat ve firmách. Manažeři totiž vyhledávají, pokud možno, jedno řešení, které dokáže spravovat jak dokumenty a e-maily, tak webový obsah. Odpovědí velkých výrobců je snaha rozšířit svá dosavadní řešení nebo získat malé poskytovatele, jejichž produkty by doplnily jejich nabídku. Stejně důležitý je nárůst servisně orientované architektury (SOA) jako architektonického modelu příští generace, který umožňuje odlišným aplikacím pohotověji komunikovat a sdílet informace.
Nový koncept.
SOA má potenciál snížit náklady na zavádění ECM, především na migraci a konverzi dat. SOA umožní snazší přístup k obsahu více aplikací a sdílení jejich obsahu. Příkladem může být integrace správy obsahu se správou vztahů se zákazníky.
Výsledkem je nastupující koncept ECM jako infrastruktury, jehož cílem je přiblížit aplikaci technologii ECM spíše elektřině - aby byla méně vidět, ale přitom byla snadno dostupná pro kohokoli v podniku.
Ve srovnání s nástupem celopodnikových informačních systémů (ERP), které integrují systémy podniku do jednoho kompaktního řešení, řešení ECM usilují o sloučení přístupu do nestrukturovaného obsahu tak, aby firmy mohly omezit náklady na datový hardware a software a přitom sjednotit existující informace takovým způsobem, aby odhalily nové pohledy na dění ve firmě.
Klíčové podmínky.
ECM se tak stává součástí investic do klíčové informační infrastruktury. ECM by měl být méně viditelný, byť je nezbytně nutný, dále centrálně financovaný, podporovaný a zaváděný, fungovat v rámci firmy, pro společnost dostupný a spolehlivý a schopný dodat klíčové služby, které mohou být využity k podpoře specifických požadavků aplikací.
V budoucnu budou vedoucí podniky operovat s jednou nebo dvěma korporačními platformami ECM, virtualizovanými zdroji dat a volně sdruženým obsahem a aplikacemi tak, že ten bude přístupný přes otevřené webové standardy. Právě takové podmínky umožní vysoký výkon.
Ve skutečnosti se tato budoucnost rychle blíží. Obsah - především nestrukturovaná data - bude i nadále pokračovat ve svém explozivním růstu. Potřeba správy dat kvůli shodě s předpisy a vyšší konkurenceschopností se každým dnem stává naléhavější. Iniciativy ECM už vykazují působivou návratnost investic a další výhody. A technologické platformy stejně jako výrobci se vyvíjejí. Pro firmu, která usiluje o vysoký výkon, je na čase začít počítat s ECM jako s infrastrukturou.
Případová studie Vládní agentura
Velká americká vládní agentura, která poskytuje informace o potravinách, zemědělství a přírodních zdrojích, nedávno přistoupila k ECM jako k výzvě týkající se využívané IT infrastruktury.
Agentura zahrnuje 29 kanceláří a spravuje stovky webových stránek, které obsahují miliony stran, z nichž každá má jiný navigační model, strukturu obsahu a design. Kromě jiného usilovala agentura o to, aby zachovala svůj obsahu na webu i v době stále rostoucího množství informací a omezených zdrojů.
S pomocí Accenture se agentura dostává k modelu sdílených služeb s tím, že mnohočetné aplikace v rámci jejích 29 kanceláří využívají společnou, flexibilní a rozšiřitelnou infrastrukturu správy webového obsahu. Toto řešení bude rozšířeno, aby zahrnovalo několik aplikací správy dokumentů.
Agentura byla schopna změnit svůj webový obsah vůči novému vzhledu tak, aby se zákazníkům dostalo výrazně lepších služeb. Stránky jsou tematicky dobře zaměřené. Navigace mezi všemi stránkami agentury je hladká a jednoduchá, zákazníci se dokážou snadno dostat k hledaným informacím a funkcionalitám.
Výsledkem je významný nárůst uživatelské základny. Jedna ze stránek dokonce nahlásila měsíční nárůst o 206 procent! Zastaralý obsah webu může být nyní rozpoznán a archivován, agentura může vytvářet výkonné aplikace s potřebnými uživatelskými komponenty a flexibilní architekturou.
