Organizační strukturu ministerstev lze optimalizovat obdobně jako u továren
V bratislavských ulicích i na slovenských úřadech je cítit revoluční nadšení. Silnice jsou obklopeny billboardy penzijních fondů. Některé slibují švýcarský důchod, na jiných čerstvá čtyřicátnice pomrkává, že „čím větší, tím lepší“. Ministerstvo financí snížilo počet úředníků o třicet procent a ministerstva dopravy a obrany jej hodlají následovat.
Je možné mít své pochyby, jak všechny reformy - penzijní, zdravotnictví, daňová či byrokracie - nakonec dopadnou, a zda po fázi mezinárodního plácání po ramenou nebude podobně jako v případě ještě československé kupónové privatizace následovat zatracení. Každopádně na rozdíl od Grossova kabinetu projevil Mikuláš Dzurinda chuť a odvahu k reformám, a navíc ještě dokázal strhnout ostatní.
České ministerstvo financí se po vzoru slovenského rozhodlo k procesnímu auditu a na jeho závěrech pak optimalizovat organizační strukturu. To by mělo vést nejen k zeefektivnění chodu úřadu, ale i k masivnímu propouštění přebytečných úředníků. Proč si namlouvat, že v Letenské ulici v Praze (MF ČR) není, podobně jako na Štefanovičově ulici v Bratislavě (MF SR), každé třetí místo zbytečné?
Před deseti dny vyhlásil ministr Bohuslav Sobotka jako vítěze tendru společnost Deloitte & Touche, která nabídla nejnižší celkovou cenu. Tři z osmi účastníků soutěže, mezi kterými se vážně rozhodovalo (Deloitte & Touche, BDO a Logica), však nabídli velmi podobnou cenu (od 16,9 milionu korun do 18,4 milionu korun), ale za ní může být skryt jiný objem práce. Podle počtu „člověkodní“, respektive z ceny jednoho „člověkodne“ však vychází, že nejlevnější nebyla společnost Deloitte & Touche, ale BDO. Deloitte & Touche nabídli podle mluvčího ministerstva financí Marka Zemana 953 člověkodní za 12 800 Kč za den práce jednoho svého konzultanta a BDO 1150 člověkodní za 12 100 korun. Audit na menším MF SR stál 19 milionů slovenských korun a na ještě menším ministerstvu dopravy 8,4 milionu SK.
Třetina hlav padla.
Na Slovensku jsou v zeštíhlování ústředních orgánů státní správy o více než rok napřed. A podobně jako v České republice si pionýrský šátek uvázal ministr financí.
„Když ministr financí vyzývá k reformám veřejných financí, měl by jeho úřad jít příkladem. Proto jsme průkopníky,“ říká vedoucí úřadu Ministerstva financí SR Jana Červenáková a pokračuje: „Dříve se reformovalo od zeleného stolu, organizační struktury se měnily, jak koho napadlo. My jsme se rozhodli nejprve chod celého úřadu detailně prověřit prostřednictvím procesního auditu od renomované firmy.“
V červnu loňského roku ukončilo MF SR výběrové řízení, ve kterém zvítězilo konsorcium firem Logica a S&K Management Systems. Výsledkem půlroční práce byly popsané procesy, které na úřadě probíhají, a navržená nová organizační struktura, jež byla okamžitě aplikována. Závěr auditu byl jednoznačný: ministerstvo bylo přelidněné. Z původních 849 systematizovaných míst jich zbylo 599.
„A ani těch 599 židlí nemáme plně obsazených. Ušetřené mzdové prostředky jsme přerozdělili, takže průměrný plat vzrostl o téměř padesát procent,“ říká vedoucí úřadu Červenáková. Rozpočet na rok 2004 počítal pro ministerstvo financí s průměrnou mzdou 21 115 Sk, realita k polovině letošního roku však činila 30 544 Sk.
Kromě mzdových nákladů ministerstvo ušetřilo další prostředky, které jsou na zaměstnance navázány, jako třeba kancelářské prostory či telefonní účty. Masivní propuštění nebylo podle Červenákové žádným politickým problémem. Ani navenek, ani dovnitř úřadu. „Neumím si představit, která politická strana by chtěla hájit přezaměstnanost ve státní sféře. Reálně nás opustilo 156 zaměstnanců, ostatní místa nebyla zaplněná, a důvody jsme dokázali vysvětlit i odborům. Vzaly naše argumenty na vědomí. Když jsme se rozhodli závěry procesního auditu aplikovat, pan ministr si pozval všechny zaměstnance a oznámil jim to s tím, že cílem je zvýšit průměrný plat,“ dodává vedoucí úřadu slovenského ministerstva financí.
Ani vlastní propouštění prý nebyl problém. „Na Slovensku je již v platnosti zákon o státní službě, podle něhož lze pracovní poměr ukončovat mnohem rychleji a snáze než podle zákoníku práce. A právě podle zákona o státní službě jsme postupovali,“ vysvětluje Jana Červenáková.
V resortu správce rozpočtu podstoupila procesní audit ještě celá daňová správa, kde je zaměstnáno šest tisíc lidí. Tam však zatím k žádným reformám nedošlo, neboť každou organizační změnu slovenských berňáků je třeba zanést do zákona. Počet daňových úřadů je zákonem určen, takže bez jeho změny nelze optimalizovat organizační strukturu. Závěry auditora jsou tedy nyní v podobě zákona v Parlamentu a ministerstvo financí musí počkat, až plánovaná reforma daňových úřadů získá od poslanců legislativní punc.
Druhá příčka pro dopravu.
Druhým slovenským rezortem, který se k podobné reformě odhodlal, je ministerstvo dopravy. Tam audit, který provádí společnost S&K Management Systems, ještě probíhá. „Ukončili jsme první dvě etapy. Máme vytvořenou procesní mapu a přiřazený časový fond k jednotlivým aktivitám. Diskutujeme principy změny, kterou na rozdíl od ministerstva financí chceme uskutečňovat postupně,“ vysvětluje vedoucí úřadu ministerstva dopravy Vladimír Drozda. Audit by měl být završen k poslednímu prosinci letošního roku.
Na ministerstvu dopravy pracuje zhruba tři sta zaměstnanců a není ještě jasné, jak velkého počtu se očekávané snižování počtu míst dotkne. Hlavním smyslem auditu je, jak říká Drozda, udělat strukturu úřadu smysluplnější. Propouštění je prý zároveň jediným způsobem, jak zvýšit platy.
Před vlastním ministerstvem proběhl procesní audit u Slovenských železnic, které na jeho základě hodlají propustit několik tisíc zaměstnanců. Dráhy navíc i bez auditu procházejí reformním obdobím. Rozhodnuto bylo například o privatizaci nákladní dopravy a předminulý týden byl uzavřen výběr privatizačního poradce.
Třetím slovenským ministerstvem, které by mělo být zrentgenováno procesním auditem, je ministerstvo obrany. To je zatím ve fázi výběrového řízení na auditora a vítěz ještě nebyl vyhlášen.
Zákon nezměříš.
Většinu práce na procesních auditech ve slovenské státní správě získává společnost S&K Management Systems, která se v České republice ucházela o zakázku na Sobotkově ministerstvu v konsorciu společně s firmou BDO. „Dělali jsme projekty na ministerstvech financí, hospodářství, dopravy, regionálním rozvoji,“ vypočítává zkušenosti se slovenskými úřady partner společnosti S&K Michal Suchoba.
Procesní audity si u ní objednávají hlavně soukromé firmy. Na státních úřadech je podle Suchoby analýza obtížnější, neboť výrobní či obchodní procesy se popisují snáze než legislativní: „Výstupem ve výrobním podniku je třeba jedna škodovka nebo nějaký počítačový program. V případě ministerstva to je mnohem komplikovanější – na popis, na měření, na posuzování kvality. Nemůžete dost dobře odhadnout počet zákonů a novel, které bude ministerstvo v příštích letech připravovat, a už vůbec nemůžete posuzovat kvalitu těch zákonů. Tu nelze změřit. Naproti tomu posuzovat kvalitu automobilu je velmi snadné.“
Přesto však procesní audit ministerstva probíhá stejně a na stejném softwaru jako třeba u továrny. „Nejprve je třeba danou organizaci popsat prostřednictvím procesů, které jsou v ní vykonávány. Potom analyzujeme, kde jsou neefektivnosti, duplicitní činnosti, co je vykonáváno zbytečně pomalu či komplikovaně. Procesy optimalizujeme –zejména z hlediska potřeby lidských zdrojů - což nakonec vyústí do návrhu nové organizační struktury,“ popisuje práci generální ředitelka S&K Renáta Kiselicová.
Výkony a schopnosti jednotlivých pracovníků se v rámci procesní analýzy nezkoumají. Poradenská společnost doporučí, kolik by v kterém odboru mělo zůstat zaměstnanců, ale kteří to budou, zůstává na posouzení vedoucích pracovníků ministerstva. „V tomto typu projektu nás kvalita úředníků vůbec nezajímá. Jsme přesvědčeni, že na státních úřadech je především třeba zoptimalizovat informační toky, způsob, jakým lidé komunikují,“ říká Suchoba.
Zkušenosti ze Slovenska ukazují, že na ministerstva se lidé přijímají, jakmile je třeba vykonávat nějakou novou agendu, ale většinou se nepropouštějí, když nějaká agenda přestane být vykonávána. Navíc mnohá práce je zcela zbytečná - jsou zpracovávány různé zprávy a přehledy, které nikdo nepotřebuje a nečte. Pokud audit na českém ministerstvu financí pojede podle schváleného harmonogramu, měli bychom mít do roka konkrétní a hodnověrnou zprávu o tom, jak kvete byrokracie u nás.
Přínosy auditu na MF SR
1. Přehledně a konzistentně popsané procesy, které identifikují na ministerstvu vykonávané činnosti a k nim příslušné organizační jednotky.
2. Zařazení souvisejících činností pod jednu organizační jednotku, což přineslo vyjasnění odpovědnosti za vykonávané činnosti.
3. Možnost vyššího odměňování zaměstnanců.
Organizační struktura MF SR
před auditem - po auditu
počet sekcí 9 - 7
počet odborů 36 - 22
počet oddělení 87 - 56
Počet zaměstnanců na MF SR
systemizovaný počet míst 849
počet zaměstnanců před auditem 752
počet zaměstnanců po auditu 599
úspora zaměstnanců v porovnání se systemizovaným počtem míst 250
