Společnost Arbes Technologies patří v České republice k předním firmám obchodujícím, respektive vytvářejícím až unikátní softwarová řešení pro různé instituce či společnosti. Mimo jiné je také propagátorem takzvaného bezpapírového byznysu. „Zejména pro větší společnosti je úspora nákladů po přechodu na bezpapírovou formu komunikace značná,“ říká generální ředitel společnosti Jan Denemark.
Obecně platí, že hlavním důvodem je značná změna, kterou přechod na čistě elektronickou komunikaci pro všechny zúčastněné představuje, týká se to totiž průřezově všech uživatelů, zákazníků, klientů. Tudíž logicky bude existovat jisté procento lidí, kteří budou tuto změnu vnímat spíše negativně. A toto procento je stále vyšší, než je procento těch, kteří by ji akceptovali či vyloženě přivítali.
Co se týče legislativy a technologií, tak tam problém určitě není. Arbes se snaží spojit technologii a uživatelský prožitek tím, že dodává řešení, která jsou natolik jednoduchá a intuitivní, že změna přechodu na elektronickou komunikaci je vnímána spíše pozitivně. Navíc zejména pro větší společnosti je úspora nákladů po přechodu na bezpapírovou formu komunikace tak značná, se již do podobných projektů pustily. Lze tak zmínit projekty tradičních inovátorů jako GE Money bank, RSTS či Telefónica. Očekáváme, že v příštím roce přijde řada followerů. Avšak navzdory předpokladu si nemyslím, že se v nejbližší době všude bez papírové komunikace obejdeme, proto je aktuální nabídka směřována zejména do procesů back-office a B2B komunikace.
Ale jeden tip na větší využití bezpapírové komunikace bych měl – prosadit více bezpapírovou komunikaci do státní správy. Ministr financí chce hledat úspory, tak tohle může být jedna z cest.
E15: Podle nedávného průzkumu v evropských firmách je u nich práce s tištěným dokumentem stále dominantní. Proč ještě nepřevládají společnosti preferující bezpapírový byznys?
E15: Co musí podstoupit firma, která se pro bezpapírový byznys rozhodne?
Zpravidla se rozhodne nejdříve pro nějaký pilot – omezený proces či převedení jedné z agend na bezpapírovou. Příkladem může být převod zadávání platebních příkazů z „papírových“ příkazů na bezpapírovou variantu. Na takovém pilotu si v menším měřítku vyzkouší všechny oblasti, kterých se bezpapírový byznys dotkne.
E15: Můžete být konkrétnější?
Obecně jde o možnost elektronicky zadávat původní papírové vstupy. Zavedení elektronického podpisu pro možnost prokázání autora. Současně zavedení zabezpečeného elektronického archivu či úložiště, které bude umožňovat ukládat také digitalizované papírové dokumenty vždy existují výjimky anebo se zpětně digitalizují papírové archivy z minulosti. Pro elektronický podpis musíte mít vybavenu „podatelnu“, respektive pobočku. Zde se podle mého prosadí mezi všemi variantami proprietárních řešení signpady zejména tablety, kde podepisujete přímo dokument elektronickým perem.
Následně musíte zabezpečit přístup k daným „elektronickým dokumentům“ všem zaměstnancům, uživatelům s patřičnými oprávněními, tak aby k dokumentu mohli jen oprávnění lidé a aby s dokumentem mohli vykonávat jen povolené operace, například čtení, publikování, úprava, skartace a podobně. To vše samozřejmě vyžaduje nastavení vnitřního procesu, jak se s elektronickým obsahem ve firmě nakládá, a tedy v našem případě, jak automaticky dojde k provedení platebního příkazu a co se stane, pokud například zákazník nemá na účtu dostatek prostředků.
Takový pilot by měl na konci potvrdit byznys efekty, s jakými se do pilotu vstupovalo, a měly by se potvrdit investiční náklady na zavedení bezpapírového byznysu. Dle mých odhadů může například takovýto pilot v České spořitelně přinést roční úspory v řádu desítek milionů korun.
E15: Na vámi připravované konferenci chcete představit i nové trendy v této oblasti. Zmiňte nějaký.
Začínají se například prosazovat aplikace pro takzvaný output management, které elektronický obsah dokážou předat zákazníkovi formou, kterou preferuje. Ve finále tak můžete poslat zákazníkovi potvrzení platebního příkazu SMS zprávou, e-mailem, faxem anebo dopisem a to vše prostřednictvím jedné centrální aplikace, která si sama zvolí podle modifikovatelných pravidel, jakým komunikačním kanálem a v jaké konečné podobě informace odejde. Samozřejmě se takový elektronický obsah zaznamená do elektronického archivu.
Čtěte také:
Bezpapírová Direct Pojišťovna šetří čas klientů i životní prostředí
