Největší překážka pro větší rozšíření elektronické fakturace mezi firmami brzy padne.
Hlavní čeští výrobci podnikových informačních systémů se totiž dohodli na zavedení jednotného standardu. Ten chtějí do roka zavést do svých produktů.
Elektronická fakturace v Česku by se už brzy mohla rozšířit daleko více než doposud. Přední čeští dodavatelé podnikových informačních systémů v polovině října podepsali deklaraci, v níž se zavázali vytvořit jednotný standard pro e-fakturaci. Ten poté zapracují do svých produktů. Dohodu zaštítil i ministr financí Miroslav Kalousek. Slíbil, že chce dohlédnout na to, aby elektronické faktury akceptovaly i všechny finanční úřady.
Měly by tak padnout všechny hlavní překážky většího využívání elektronické výměny dokumentů mezi firmami. „Očekávám, že tři roky po zavedení jednotného standardu e-fakturace bude elektronickou cestou zasílána zhruba polovina všech faktur,“ odhaduje Petr Maňas, ředitel pro strategický rozvoj firmy LCS International, která je producentem podnikových informačních systémů Helios.
Dohodu schvaluje i ministerstvo vnitra. Podle náměstka Zdeňka Zajíčka bude ministerstvo prosazovat používání e-faktur i ve veřejné správě. Uvažuje dokonce o tom, že by během několika let byla e-fakturace pro úřady povinná. Státní správa by díky tomu podle Zajíčka ušetřila až pětinu nákladů. Úspory v soukromém sektoru by se po větším rozšíření elektronické výměny dat počítaly v miliardách korun.
Konkurenti spojili síly
Na jednotném standardu pro e-fakturaci ISDOC, který vychází z formátu XML, spolupracuje osm největších českých vývojářů podnikových systémů v rámci pracovní skupiny Sdružení pro informační společnost (SPIS) a několik dalších firem z oboru. Pracovní skupina vznikla v polovině roku 2007. Dokončení prací na sjednocení e-fakturace plánuje do tří až čtyř měsíců. V příštím roce pak zapracují výrobci standard i do svých produktů. Dohoda je podle šéfa pracovní skupiny a znalostního manažera firmy ABRA Software Petra Kuchaře ojedinělá: spojit síly se rozhodly společnosti, které si jinak na trhu tvrdě konkurují.
Vývojem systémů pro e-fakturaci se zabývají i další české firmy. Ty, pokud nejsou členy SPIS, však vývoj standardu neovlivní. „Bohužel SPIS není příliš komunikativní. Informace, které zveřejňuje, jsou velice kusé a přístup k nim je vyhrazen pouze pro členy SPIS. A samotné podmínky přijetí jsou pro většinu nastaveny příliš vysoko,“ tvrdí jednatel společnosti Core Net Aleš Vokál. Tato firma ale i přesto podle něj aktivity v oblasti standardizace formátů pro elektronickou výměnu dat podporuje. Vedoucí pracovní skupiny SPIS Petr Kuchař slibuje, že ani „nečlenské“ vývojářské firmy se nemusí obávat, že zůstanou mimo hru. „Hotový standard samozřejmě zveřejníme a poskytneme i dalším firmám z oboru. Naším cílem je jeho co největší rozšíření v Česku. Nechceme, aby ho několik vybraných firem drželo pod pokličkou,“ vysvětluje Kuchař.
Jednotný standard vítají i uživatelé, tedy samotné firmy. Díky novince si budou moci vyměňovat elektronické dokumenty i s firmami, které používají podnikový systém od jiného dodavatele. Doposud to kvůli nejednotnosti několika používaných standardů nebylo možné. „Jsme z chystaného standardu nadšeni. A to jak z pohledu účtujícího subjektu, tak z pohledu dodavatele internetových obchodů,“ říká ředitel společnosti Beneta.cz Petr Ocásek. Jeho firma elektronicky fakturuje už od roku 2004. Doposud se však omezila na vydávání faktur ve formátu PDF. „Zatím jsme neměli důvod a ani možnost používat jiný, zákazníci na to nebyli připraveni,“ dodává Ocásek.
KDO PODEPSAL DEKLARACI
ABRA Software, Asseco Czech Republic, Cígler Software, Česká spořitelna, DC Concept, Ernst & Young, Gordic, J.K.R., K2 Atmitec, Karat Software, LCS International, Microsoft, SAP a Stormware.
Jedna fakturace, mnoho standardů
Přes všechny výhody elektronické fakturace ji v Česku využívá zatím jen málo firem. „Elektronicky dnes fakturuje zhruba pět procent našich uživatelů, zpravidla větší firmy,“ tvrdí Petr Maňas z LCS International. Petr Kuchař pak odhaduje, že celkový podíl elektronicky fakturujících firem dosahuje maximálně dvaceti procent. Hlavním důvodem je vedle obav z novinek a finančních úřadů právě nejednostnost: některé firmy používají XML s položkami, které si sami navrhli, jiné formát EDI. Tyto standardy si však mezi sebou nerozumějí.
I proto si velkou oblibu získalo zasílání faktur ve formátu PDF podepsaných elektronickým podpisem. Pro jejich přečtení stačí software, který je zdarma k dispozici na internetu. „To však není čistě elektronická fakturace, zůstává někde v půli cesty,“ upozorňuje Petr Kuchař.
Formát PDF je totiž výhodný zejména pro firmu, která fakturu vydává. Podnikové systémy je umí automaticky generovat a odesílat. Příjemce však nemůže jednoduše data z takové e-faktury importovat do svého systému – nelze je strojově přečíst. Proto je třeba údaje z PDF souboru zadat ručně.
Formát PDF si vybrala i společnost OP Prostějov. Ta využívá k vytváření e-faktur systém od Software602. „Toto řešení nevyžaduje žádnou připravenost plátce. Stačí mít e-mail, kam z Prostějova mohou poslat PDF soubor opatřený digitálním podpisem,“ vysvětluje Petr Hampl ze Software602. „Ušetří to více peněz Prostějovu, ale nijak to neřeší, co se děje na straně obchodního partnera,“ přiznává Hampl. Naopak standard XML je založen na předávání čistě elektronických dat. Ta příjemce importuje přímo do podnikového systému bez nutnosti ručního přepisování. Na novince proto vydělají obě strany.
Revoluce se zatím konat nebude
Přestože standard umožní elektronicky fakturovat firmám využívajícím podnikové systémy od všech hlavních českých vývojářských firem, přechod zřejmě nebude nijak překotný. „Nečekám žádný velký boom, spíše konzervativní přístup. Kdo už nějaký standard používá, nebude jej rychle měnit,“ tvrdí Martin Cígler, předseda představenstva firmy Cígler Software. „A kdo jej nepoužívá, tak to pro něj znamená domluvit se s obchodními partnery na jeho užívání,“ doplňuje Cígler.
Pro firmy přitom elektronická fakturace přináší značné úspory. „Dopad na úspory firem lze rozdělit do dvou skupin. Do první lze zařadit úspory spojené se současnou papírovou podobou fakturace, tedy tištěním faktur, jejich vkládáním do obálek a rozesíláním poštou spojeným s náklady na poštovné,“ vypočítává Petr Maňas z firmy LCS.
Druhá část úspor podle něj souvisí se zrychlením procesu fakturace. „Obvyklý řetězec: objednávka - její potvrzení - fakturace díky využití elektronického způsobu proběhne mnohem rychleji, což je bezesporu přínosem pro obchod,“ tvrdí Maňas. „Rychlejší odesílání faktur zlepšuje cash flow, protože peníze přijdou dříve a rychleji se odhalí případné chyby,“ dodává Petr Ocásek z Beneta.cz. Podle odhadů SPIS by soukromé firmy mohly celkem ušetřit až deset miliard korun.
