POŽADAVKY NA VYBAVENÍ KANCELÁŘÍ I DALŠÍCH PROSTOR, KTERÉ FIRMA KE SVÉ MU PODNIKÁNÍ POTŘEBUJE, SE ČASEM MĚNÍ. A TAK MŮŽE NASTAT DEN, KDY JE NAČASE OBMĚNIT ZAŘÍZENÍ.
Součástí rozvahy o vybavení firmy a jednotlivých místností je i definování potřeb v delším časovém horizontu
POŽADAVKY NA VYBAVENÍ KANCELÁŘÍ I DALŠÍCH PROSTOR, KTERÉ FIRMA KE SVÉ MU PODNIKÁNÍ POTŘEBUJE, SE ČASEM MĚNÍ. A TAK MŮŽE NASTAT DEN, KDY JE NAČASE OBMĚNIT ZAŘÍZENÍ.
Když už měnit vybavení kanceláře, tak po komplexní úvaze. Nemělo by stačit udělat jen inventuru nábytku a říct, který kus je třeba vyměnit, co je dobré doplnit. Může to znít nadneseně, ale vybavení kanceláře by mělo vycházet z podnikatelské vize firmy - čeho chce dosáhnout a jaký vývoj ji přitom bude provázet. K tomu je dobré vycházet i z podmínek a požadavků oboru, v němž firma působí. Jak firmy přistupují k vybavování svých kanceláří? Mají vkus a přihlížejí k účelnosti i k ladění s jejich firemní kulturou, nebo berou bez většího rozmyslu především to, co je levné? Před časem jsem o těchto i dalších otázkách hovořil s odborníkem - architektem Lubomírem Končinským, který je vedoucím nábytkářského oddělení na Vyšší odborné škole uměleckoprůmyslové a Střední uměleckoprůmyslové škole v P raze na Žižkově. Jeho poznatky a upozornění zřejmě s časem nic neztrácejí na aktuálnosti.
PŘÍSTUP VELKÝCH A MALÝCH Existují mezi firmami rozdíly v přístupu k vybavení? Například mezi velkými, u nichž lze předpokládat lepší finanční možnosti, a malými středními podniky? Podle poznatků Lubomíra Končinského velké firmy, které mají dostatek finančních prostředků a jsou produktivní, působí na svého klienta také vzhledem. Jsou firmy, které mají kanceláře vybaveny nejdražším nábytkem - většinou italskými nábytkářskými firmami. Mají dobrý design, i když kvalita za ním poněkud zaostává. Velké světové firmy, majitelé renomované značky, si v podstatě nemohou vybavit kancelář něčím, co neodpovídá jistému zavedenému stylu. Různé kategorie nábytku tedy vyjadřují i společenskou úroveň firmy. Jsou společnosti, které již kvůli prestižnosti svého oboru musí mít nábytek vyšší kvality. Patří sem například právnické firmy, advokátní kanceláře. Pro ně se nehodí nábytek z dřevotřísky, ale celodřevěný. Právnické firmy obyčejně preferují spíše historický nábytek, který pořizují ze starožitnictví, případně jeho repliky. Velké firmy také dbají, aby byly kvalitně a ve firemním stylu vybaveny předváděcí místnosti, recepce a další prostory. A jak jsou na tom střední a malé firmy? Středně velká firma většinou při výběru sáhne po nábytku z lamino-třískové desky. Existuje již spousta designů, které jsou cenově odstupňované podle fólie. Střední firmy, stejně jako velké, při rozhodování a výběru rozlišují, jaký typ kanceláře vybavují. Malé a některé střední firmy by chtěly mít prodejní či předváděcí místnosti vybavené podobně jako třeba prodejci aut. Není to ale pro ně prioritou - tlačí je jiné problémy, než je soulad vybavení kanceláří a dalších firemních míst s firemní kulturou a firemním designem. (Mnohé z nich také nedefinují přesně firemní design a domnívají se, že postačí samotné logo.) „Pro menší firmy je lepší využít odborníky, protože málokdy je podnikatel schopný řešit technické a ekonomické problémy ve firmě a zároveň si navrhovat řešení kanceláře. Odborníkům je ale nutné sdělit své potřeby - počet zaměstnanců, charakter práce a podobně,“ doporučil Lubomír Končinský. NEJČASTĚJŠÍ CHYBY Při vybavování kanceláří nábytkem bychom se měli snažit vyvarovat chyb. Je tedy užitečné se s nimi seznámit. Na pomyslném žebříčku nejčastějších chyb, jichž se podnikatelé a firmy při výběru nábytku dopouštějí, kraluje preferování nejlevnějšího nábytku. Odborníci upozorňují na ošidnost takového nákupu. Nejlevnější vydrží kratší dobu. Obzvlášť se nevyplatí levný sedací nábytek, kdy se třeba po krátké době používání vylomí plastové části, ulomí kolečka, prošoupou či potrhají se potahy a podobně. Je proto třeba zvážit míru kvality, estetického vzhledu a svých financí. Lepší pak je nakupovat třeba po etapách - zejména když se zařizuje několik kanceláří. Je možná také dohoda s jedním dodavatelem, že tento postupný nákup firma uskuteční, přičemž bude chtít co nejvíce zachovat styl. S požadavkem na nízkou cenu je spojena i další chyba. Objevuje se při obměně některých poškozených kusů - například stolu, nejvíce pak asi židlí či kancelářských křesel. Pak dochází k tomu, co lze shrnout takto: nábytek v kanceláři je ve stylu „jiný pes, jiná ves“. To samozřejmě na estetickém vzhledu kanceláře nijak nepřidá. Další nedostatky se pak objevují při dodržování jednotného stylu či ladění vybavení kanceláří s firemní kulturou a firemním designem. Řešením, jak se co nejvíce vyvarovat při vybavování kanceláří chyb, je svěřit se odborníkům. Není třeba hned najímat architektonickou kancelář, každý větší a serióznější dodavatel kancelářského nábytku by měl být schopen tuto službu nabídnout. Mnozí z nich také spolupracují s architekty a dalšími kvalifikovanými odborníky a jsou schopni takovouto službu - mnohdy zdarma - nabídnout. ZNÁT DŮVODY Jak tedy postupovat při úvahách o vybavení kanceláří nábytkem? V první řadě je dobré si uvědomit, že každá práce potřebuje svůj postup a také hygienu. Proto jako jedno z prvních by se mělo posuzovat ergonomické hledisko, tedy zda stůl či židle jsou pro pracovníka vhodné svými rozměry. „Existují empiricky zjištěné zásady, které je dobré dodržovat,“ upozornil Lubomír Končinský. „U osobního počítače například říkají, že obrazovka by měla být ve výši očí či trochu níže, myš by měla být na stejné úrovni jako klávesnice. Stůl má být dostatečně vysoký, aby byl dodržen správný rozdíl mezi sedací plochou a výškou stolu. Židle musí být stabilní a při sezení zaručovat bezpečnost, měla by umožňovat regulovat výšku sedací plochy. Tato plocha by také měla být dostatečně široká, zádová opěrka by měla být polohovatelná.“ Na to se v české kotlině velmi často zapomíná. V některých zemích je tomu ale jinak - například v Nizozemsku může být nesprávná židle důvodem k výpovědi a zaměstnanec se může dokonce se zaměstnavatelem i soudit, když lékař potvrdí, že jeho zdravotní problémy jsou výsledkem sezení na nevhodné židli. Vedle ergonomie je v počátečních úvahách žádoucí zvážit také důvody, proč se nábytek vyměňuje. Ty mohou být různé. Uveďme si alespoň čtyři nejčastější: 1) firma výrazněji změnila skladbu zaměstnanců (jiné profese potřebují jiné vybavení), případně organizaci - například posiluje týmovou práci, klade větší důraz na vnitro firemní komunikaci apod. 2) dosavadní nábytek je fyzicky opotřebovaný - například stůl se hýbe, židle je rozviklaná nebo kolečko pojízdného křesla vypadává a ohrožuje pracovníka možným pádem apod. 3) firma chce (a také potřebuje) zvýšit pohodlí a příjemný pocit zákazníka, který přichází na jednání, ale také třeba zaměstnanců, aby se i touto formou uplatnil vliv na jejich výkon. 4) vybavení kanceláře je morálně opotřebované. Výměna má pak především působit na zákazníka, který dostává signál, že firma prosperuje a může si dovolit jít s duchem doby. KANCELÁŘ, NEBO PROVOZNÍ MÍSTNOSTI?
Je dobré věnovat dostatečný prostor úvahám a plánování pořízení nového firemního nábytku. Zvážit, jaké prostory chce firma vybavovat. Podle toho by se pak měla rozhodovat mimo jiné i o cenové hladině, designu, materiálech atd. Vždyť každá místnost má svá specifika podle toho, k jaké práci, k jakému účelu slouží. Vybavit klasické kanceláře pro běžné administrativní činnosti je asi nejjednodušší. V úvahu připadají stoly, židle, skříně či police na ukládání šanonů. Ale i zde je žádoucí pečlivě rozvažovat. Například kolik dokumentů se zakládá, zvážit umístění skříní či polic od stolů zaměstnanců atd. Stejně jako u všech dalších místností je důležité zvažovat způsob a kvalitu osvětlení. U technické kanceláře je potřebné výrazněji přihlížet ke specifice práce - například vedle rýsovacích prken je dnes již nutné připojení k počítačové síti s možností výstupu na plotr či tiskárnu. Reprezentační místnosti bývají chloubou každé firmy. Při jejich vybavování je ale vhodné přihlížet k účelu jejich poslání. Může se jednat o zasedací či jednací místnosti, o vzorkovnu, showroom, výstavní či reprezentační prostory. Může jít o spojení vzorkovny, prodejny a kanceláře - v nich většinou převládá plocha. Prezentují se výrobky či služby, které firma prodává. Tyto prostory by měly mít reprezentativnější vzhled. Nezapomínejme ale, že zákazníka je třeba posadit, což by nemělo být ve stísněných podmínkách - zákazník nesmí mít pocit, že na něj může něco z vystavovaného zboží spadnout. Nábytek v těchto místnostech by měl odpovídat jejich poslání. Firmy by se tedy měly držet zásady, že „to, co stačí pro běžnou kancelář, kam zákazník většinou nepřijde, nemůže stačit pro reprezentační místnost.“ Co to v praxi může znamenat? Především nábytek z jiných materiálů a zřejmě také vyšší cenové hladiny. Méně náročné na taková kritéria, jako je design, materiály, barevné provedení apod., jsou kanceláře v technických či dílenských provozech. O to větší důraz je zde vhodné dát na potřebný prostor pro ukládání nejen lejster, ale i různého drobnějšího technického vybavení jako například nářadí či drobnější náhradní součástky. Ale i zde platí bezpečnostní a zdravotní kritéria stejně, jako v kanceláři s běžnou administrativou. A ani zde by se nemělo zapomínat na správné osvětlení. Zdravotně vhodný nábytek společně s vhodným světlem - to jsou prvky, které mohou přispívat k větší pracovní výkonnosti.
NAŠE WEBOVÉ TIPY
Arform Více než 10 řad kancelářského nábytku. Návrhy interiérů zdarma. www.arform.cz
Domidio Kancelářský nábytek od italských, španělských i českých výrobců. www.domidio.cz
Erkom, spol. s r.o. Doplňky výpočetní a komunikační techniky, architektonické služby, interiéry, kancelářské vybavení. www.erkom.cz
Excel Trading, s. r. o. Ergonomicky tvarované kancelářské židle a křesla. www.exceltrading.sumperk.net
Enprag, s. r. o. Výhradní zastoupení předního evropského výrobce kovového nábytku. www.kovovekartoteky.cz
Helap Kancelářský nábytek firem Hobis, Silverline, Flexistand, Rigid s možností počítačového návrhu. E-shop. www.helap.cz
Nábytek Exner Nábytek z laminované dřevotřísky. Počítačové stoly, šatní skříně, registrační zásuvky, kontejnery, komody. www.exner.cz
