Cesta k efektivnějšímu sdílení informací vede přes využívání dostupných technologií
Ať pracujeme z firemní centrály, odloučené pobočky, z domova či na cestách, jsme obklopeni moderními technologiemi s řadou omezení. Pod rouškou zajištění bezpečnosti se například často nedostaneme k datům potřebným pro práci. Současně jen málo zaměstnanců může s klidem říci, že opakovaně nebojují s problémem neefektivního sdílení informací. Tu potřebují data, která leží v notebooku kolegy, protože je neměl kam uložit pro ostatní, jindy by rádi s kolegyní z jiné pobočky rychle připravili obchodní nabídku. Jenže, jak efektivně sdílet informace napříč organizací a neinvestovat přitom do další drahé technologie?
Data po ruce
Kdo zkoušel připravit obchodní nabídku s třemi a více kolegy a pak provést připomínkové řízení pouze prostřednictvím e-mailu či na poradách, pravděpodobně narazil na mnohá úskalí. Pouze kvalitní automatizované řízení a správa veškeré dokumentace totiž umožňuje překonat problém ztráty a nedohledatelnosti informací, práce s neaktuálními podklady či roztříštěnosti komunikace. Jen pokud jsou informace snadno dohledatelné a přístupné, mohou být klíčové znalosti okamžitě znova využívány.
Často diskutovaný, úspěšný koncept Webu 2.0 se osvědčil natolik, že je vhodné jej podpořit i v interním prostředí organizace. I zde se totiž rychle uplatňují jeho výhody, dříve ověřené běžnými uživateli internetu.
Dokumenty, obchodní nabídky a v důsledku celé firemní know-how nevytvářejí jednotliví uživatelé, ale na míru sestavené projektové týmy. Dochází k potřebné decentralizaci autorit i odbourávání nežádoucí izolace firemních informací. Pracovníci jsou lépe vtaženi do kreativní činnosti a každý z nich může garantovat tu část projektu, které nejlépe rozumí.
Hlavní pozornost je třeba věnovat sdílení a předávání vědomostí, nikoli jejich izolovanému vlastnictví. To znamená zejména dobrou dostupnost informací v rámci firemní sítě a informační struktury.
Správný kanál
Zažité bariéry se snaží prolomit například koncept kanceláře budoucnosti (Future Office). Ten může navíc maximálně využít stávajících informačních technologií pro usnadnění komunikace a pomoci k přehledné a nekomplikované správě dokumentů a vědomostí napříč firmou. Komunikační nástroje kanceláře budoucnosti umožňují například na dálku zjišťovat, zda je kolega právě u počítače, a s ohledem na to zvolit preferovaný způsob komunikace (e-mail, telefonát po internetu, chat). Inspirují se také v principech sociálních sítí typu Facebook a Twitter. Zaměstnanci mohou mít v intranetu osobní stránku či mikroblog a využívat tyto nástroje ke komunikaci a sdílení informací v rámci týmů i celé firmy. Jde tedy o další z komunikačních kanálů, ovšem provozovaný v rámci uceleného komunikačního řešení.
Dostupné, ale nevyužívané
Při budování vnitřní sítě organizace podle konceptu kanceláře budoucnosti je třeba upřednostnit pohled zaměstnance a jeho potřeby – namísto následného školení zaměstnanců, kde co mohou (se štěstím a dobrou pamětí) na síti najít. V kanceláři budoucnosti jsou informace díky jednoduchému rozhraní dostupné okamžitě a odkudkoli, třeba i přes mobilní zařízení. Samozřejmě s příslušným zabezpečením a přístupovými právy. Provázání všech zdrojů informací umožňuje jejich efektivní vyhledávání a sdílení. Obchodní procesy posiluje přímá podpora projektového řízení, business intelligence a možností reportingu.
Kancelář budoucnosti není sci-fi, kterou brzy nahradí jiná vize, ale přirozený vývoj, který může pomoci všem firmám a organizacím bojujícím s interní komunikací. IT prostředky i znalosti k vytvoření kanceláře budoucnosti jsou dostupné již dnes a mnoho firem je nějakým způsobem využívá. Často ovšem nikoli ve vzájemné souhře a s plným využitím jejich potenciálu.
