Sám celé administrativní papírování s oblibou označuje slovem „vopruz“. Zároveň však přichází s řešením. Petr Herzmann, spolumajitel a CEO mladé české společnosti Fidoo, vymyslel společně se svými kolegy před časem způsob, jak zbavit tuzemské podniky závislosti na papíru a převést citlivé účetní informace do digitální podoby. Postačí k tomu platební karta, chytrý telefon a webová aplikace.
„Koncový uživatel – tedy firemní zaměstnanec – může s kartou zaplatit například na benzínce, přičemž následně se mu v appce objeví notifikace, která mu říká, že utratil tolik a tolik,“ objasňuje základní principy fungování služby Fidoo 42letý Herzmann.
„Do ní následně rovnou nafotí účtenku, případně doplní nějaké další údaje – svoji vlastní poznámku, jakou část z dané útraty vynaložil na soukromé účely nebo třeba to, v rámci jakého nákladového střediska útrata vznikla – a celé to odešle ke schválení svému nadřízenému nebo přímo kolegům z účtárny.“
Možností využití je ale více. Podobně to funguje například s takzvanými cesťáky. I tyto výdaje dokáže aplikace zpracovat a řádně zaúčtovat. Výhodou je, že všechny informace jsou na jednom místě, takže se nestane, že by je člověk musel složitě dohledávat poté, co si část dokladů založil do spodního šuplíku svého pracovního stolu. Platforma navíc disponuje funkcí našeptávače, a tudíž není potřeba už jednou vyplněné údaje znovu zdlouhavě vyťukávat do klávesnice.
Vedle výše zmíněných funkcí funguje Fidoo i coby takzvaná hotovostní peněženka, která umí zaznamenat jednotlivé výběry z bankomatu. To proto, že jak Herzmann říká, se ani dnes lidé v Česku stále nedokázali oprostit od návyku platit například za parkovné či oběd v restauraci na maloměstě bankovkami a mincemi.
„Zaměstnanec někde za něco zaplatí a do aplikace zaznamená hotovostní výdaje, které jsou postaveny proti tomuto výběru. No a když mu něco zbude, tak díky appce ví, že vedle svých soukromých peněz má například ještě dvě stovky, které jsou firemní. Stejnou informaci přitom má i kolegyně účetní, jež mu na konci měsíce v rámci vyúčtování tyto peníze ponechá například ve formě zálohy, anebo mu je třeba rovnou strhne ze mzdy,“ vysvětluje.
Český startup Fidoo byl založen v roce 2013, samotná myšlenka digitalizace firemních financí však Herzmannovi a spol. proletěla hlavou o chvíli dřív, když hledali v rámci českého podnikatelského prostředí oblast, která podle nich nefungovala na 100 procent a kterou by mohli svými nápady obohatit.
Během provozování Direct pojišťovny si pak všimli, že řada zdejších firem se topí ve zdánlivě nekonečném papírování, které je jednak zdržuje od jejich hlavní podnikatelské činnosti a na které zároveň musejí vynakládat nemalé finanční prostředky. V roce 2015 proto odkoupili od Michala Diviše a Patrika Tjokordy firmu Expensa, jež by se dala označit za jednoho z průkopníků digitalizace firemních výdajů na území Česka, a začali budovat Fidoo.
Od té chvíle pomohli zbavit se papírového „vopruzu“ půldruhé tisícovce subjektů působících na zdejším trhu, přičemž se zhruba devíti sty z nich spolupracují dodnes. Jedná se přitom o firmy všeho druhu – od malých živnostníků po velké korporáty. Jednou z nejvýznamnějších společností, která služeb Fidoo využívá, je mladoboleslavská Škoda Auto.
Příkladné Estonsko
Přijaté faktury sice zatím Herzmannova společnost, respektive její aplikace zpracovávat neumí, ovšem i na tom se už nyní pracuje: „Firmy si pochvalují rychlost schvalování jednotlivých výdajů, líbí se jim, že se to všechno dá udělat jen pomocí mobilu. Takže až v budoucnu firma nějakou takovou fakturu v papírové či elektronické podobě dostane, nahraje ji do aplikace, odkud se následně propíše do jejího účetního systému. Pracovníci na účtárně pak dají příkaz bance, a ta posléze odešle obchodnímu partnerovi peníze.“ Touto funkcí by dle rodáka z Prahy mohlo Fidoo oplývat již letos na podzim, případně začátkem příštího roku.
Odtud následně bude už jen malý krůček k tomu, aby se firmy dokázaly zbavit papíru nadobro a kompletně. „Myslím si, že by se tak mohlo stát do tří let,“ tvrdí Herzmann. „Není to ale jen o technologiích, je to i o takzvaném mindsetu, respektive změně myšlení. Jakákoliv digitalizace je změnový projekt. Na začátku se firma musí nejprve k tomu kroku sama odhodlat. Následně je potřeba překopat svůj vlastní způsob fungování.“
„Nejde tedy jen o to zaplatit si Fidoo s tím, že tak bude problém vyřešen. Je potřeba k tomu začít přistupovat komplexněji. Z hlediska samotného softwaru to budeme schopni pokrýt, ale firmy samotné k tomu potřebují nejprve dozrát,“ míní.
Masovější přechod k digitalizaci interních financí by se v případě zdejších podniků mohl podle šéfa zmíněné platformy uskutečnit tehdy, půjde-li jim příkladem veřejný sektor. Přesně tak tomu je třeba v 1,3milionovém Estonsku, které je v daném ohledu jednou z nejpokrokovějších zemí Evropské unie.
„Celá tamní státní správa je plně digitální. I jejich národní banka digitalizaci a elektronickou komunikaci podporuje na všech možných úrovních. A právě zde to začíná,“ je přesvědčen Herzmann. „Pro firmy je to pak celé daleko jednodušší. Mají totiž ve své DNA zabudované, že je přirozené komunikovat elektronicky – využívat aplikace, schvalovat žádosti na dálku a neposílat si mezi sebou papírové faktury. No a něco takového u nás zkrátka chybí. I když se v poslední době najdou nějaké náznaky – ať už mluvíme o bankovní identitě, e-občance a tak –, ve srovnání s Estonskem zaostáváme. Sice se blýská na lepší časy, ale kus cesty před námi ještě je.“
Že by se české podniky zdráhaly své účetnictví digitalizovat kvůli obavám z odcizení dat, si šéf Fidoo nemyslí. Koneckonců zdůrazňuje, že celá platforma je zabezpečena hned na několika úrovních – počínaje daty uloženými v cloudu přes hrazené služby zajišťující to, aby nemohlo dojít k napadení serverů společnosti, až po dodržování zásad PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), tedy několika striktních požadavků přenášených na organizace, jež mají přístup k údajům týkajících se platebních karet. Dle jeho názoru je spíše potíž v samotném přístupu zdejších podnikatelů k celé této problematice.
„Firemní finance jsou oborem, ke kterému my jako Češi přistupujeme velice konzervativně. Jednotlivé společnosti potřebují popostrčit k tomu, aby se k nim začaly stavět jinak a aby tu změnu učinily,“ dodává.
Berňák potíže nedělá
Že se v procesu postupné digitalizace skutečně blýská na lepší časy, dokládá i postoj pracovníků z finančního úřadu. Ti se dříve sice skutečně pídili po papírových účtenkách založených v šanonech, dnes však stejně většinu fyzických dokladů kontrolují s těmi, které vede firma v elektronické podobě a které si od ní dopředu vyžádají.
„Způsob, jakým nyní berňák provádí kontroly, to klima trochu pozměnil,“ podotýká Herzmann. Zákony oproti tomu jsou stejné již 30 let. Kdo v nich však umí číst mezi řádky, zjistí, že možnost převádět účtenky do digitální podoby tu existuje.
„V návaznosti na to jsme pro naše klienty vytvořili manuál, kteří říká, jak tento proces správně udělat, aby vše vyhovovalo legislativě a aby byla zachována auditní stopa. Spočívá především v tom, jak účtenky správně vyfotit, jak zajistit, aby byly čitelné a tak podobně, což je předpoklad k tomu, aby je následně finanční úřad uznal.“
„Firmám navíc doporučujeme, aby na svém místně příslušném úřadě podaly kvalifikovaný dotaz, že právě tímto způsobem chtějí digitalizovat své účetnictví. Následně se jim zpravidla dostane z jeho strany odpovědi, že pokud výše zmíněné principy dodrží, dovedou si takovýto proces skutečně představit,“ doplňuje šéf Fidoo s tím, že o žádných významnějších problémech ze strany berňáku od svých klientů neví.
V jistém ohledu digitalizaci nahrává i současná pandemie. Ačkoliv na jejím počátku Herzmannova společnost počítala spíše ztráty než zisky, postupem času se trend otočil a zákazníci začínají opět přibývat.
„Během prvního lockdownu se lidé zavřeli doma a firmy neměly prakticky žádné výdaje. Nikdo nepotřeboval tankovat služební auta, nakupovat letenky či chodit na firemní obědy…,“ vzpomíná na faktory, jež vedly k tomu, že využívanost služby – pokud jde o objem utracených peněz – klesla na zhruba 40 procent.
„Následně si ale podniky začaly uvědomovat, že by s onou digitalizací měly něco udělat, protože v loni v dubnu najednou nevěděly, jak vyúčtovat doklady z března, když nikdo nemohl chodit do práce. Spousta z nich se proto vrhla na digitalizaci, avšak ne všem se tento proces podařilo plně dokončit,“ přiznává spolumajitel Fidoo, jímž vloni protekla více než miliarda korun. Potíž podle něj byla v tom, že v průběhu dalších měsíců musely řešit daleko důležitější otázky, třeba i existenčního charakteru.
„Ten skutečný nárůst poptávky po našich službách vidíme tedy paradoxně až nyní (snad) na konci pandemie, kdy jsou firmy z toho nejhoršího venku. Zhruba už tuší, kam se bude svět ubírat, a uvědomují si, že kdyby se zase něco podobného přihodilo, je potřeba být připraven a mít své účetnictví digitalizované a zároveň se i zbavit tohoto papírového vopruzu,“ konstatuje Herzmann.
Expanze na dohled
Rostoucí klientela jej těší, současně s tím však ví, že aby si společnost nastavený trend udržela i do budoucna, bude muset své služby neustále vylepšovat. Během uplynulého roku našla silného partnera v Komerční bance. Ta začala platformu doporučovat svým vlastním zákazníkům a díky ní se zároveň klientům Fidoo naskytla možnost využívat službu i pomocí obyčejné platební karty od „Komerčky“.
Obdobné partnerství navázal Herzmannův startup rovněž s Cashbotem, přičemž další hráči na tuzemském trhu s financemi by se mohli přidat v horizontu příštích měsíců. Chystají se však i jiné novinky.
„Vedle rozšíření naší služby o možnost zpracovávání faktur chceme aplikaci naučit, aby z nahraných faktur dokázala vytěžit co nejvíce dat – budou k dispozici v elektronické podobě na úrovni jednotlivých řádků, díky čemuž s nimi půjde nadále pracovat. Také chystáme do našeho systému zakomponovat umělou inteligenci pro snadnější zaúčtování firemních údajů či napojení GPS lokace na cesťáky, aby když někdo pojede firemním autem, se mu z knihy jízd automaticky vytvořil cesťák,“ prozrazuje.
Pakliže se všechny tyto projekty podaří dotáhnout do zdárného konce, začne se Herzmann spolu se svým týmem zabývat možností potenciální expanze. „Nabízí se Slovensko, Rakousko, Německo či Polsko, a jsem přesvědčen, že do dvou tří let to na pořadu dne skutečně bude,“ uzavírá šéf Fidoo.
