Jak bezpečně
komunikovat s úřady v době pandemie koronaviru?
Touto otázkou se zabývají jak občané, kteří potřebují na úřadě ve městě či obci
něco vyřídit, tak i úředníci, kterým to přímo nařizuje usnesení vlády ze
začátku dubna. Ministerstvo vnitra vydalo manuál pro obce, který popisuje, jak
by měly úřady fungovat, jak komunikovat, a jaká opatření přijmout (více zde).
Většina doporučených opatření se týká jedné věci, a to zamezení osobního kontaktu. To, co zatím víme o šíření koronaviru, ukazuje na fakt, že méně osobních kontaktů je bezpečnější pro všechny zúčastněné. Na druhou stranu, komunikace musí být.
Usnesení vlády
sice doporučuje upřednostnit písemný, elektronický nebo telefonický kontakt
před osobním setkáním, ale komunikace musí být efektivní – písemné podání již
dávno ztratilo svoji rychlost a flexibilitu, telefonní spojení je sice rychlé,
ale postrádá strukturu informací. Sama vláda klade důraz na rychlé a snadné
nalezení potřebných údajů na webu včetně zvýraznění možností elektronické
komunikace.
Požadavky vládního
nařízení staví obce i úřady do nejednoduchého postavení. Vláda požaduje omezení
osobního kontaktu, logicky by měla přijít komunikace elektronická: webové formuláře,
emaily, jednoduché webové rozhraní, přes které je možné snadno poslat data na
úřad bez osobního kontaktu.
Ačkoliv elektronizace
úřadů mnohde již pokročila, používání různých systémů pro zabezpečování
spisových služeb již není nic výjimečného. Elektronizace samotné komunikace
s občany se často omezuje jen na uveřejňování dokumentů ve formátu PDF nebo
Word. Navíc v dnešní situaci není úplně ideální zahajovat rozsáhlé integrační
projekty, které by řešily komplexní napojování formulářových služeb na interní
procesy úřadu.
V této situaci firma
QCM přináší jednoduché řešení. Na základě dlouholeté práce pro veřejnou správu
jsme vytvořili web formulare-uradu.cz,
kde si každý úřad může vybrat ze stále se zvětšující
nabídky již hotových formulářů,
a vložit si je na vlastní web či jinak propojit s vnitřními agendami. Po registraci
a ověření identity úřadu je možné okamžitě systém začít používat. Údaje zadané
občany ve formuláři přijdou na registrovanou adresu podatelny emailem, a je
možné je dále zpracovávat. Krátké video target="_blank" rel="noreferrer noopener">Formuláře
v době elektronické vám poskytne
základní informace o systému. Pokud váš úřad ještě elektronickou komunikaci
nepoužívá, upozorněte ho na možnost to jednoduše vyřešit.
V polovině dubna 2020
jsou k dispozici následující formuláře:
- Obecní podání – podatelna,
- Oznámení o konání
organizované nebo hromadné sportovní akce v lese, - Přiznání k místnímu poplatku
za provoz systému shromažďování, sběru, přepravy, třídění, využívání a
odstraňování komunálních odpadů, - Přiznání k místnímu poplatku
za psa, - Přiznání místního poplatku z
ubytovací kapacity, - Přiznání místního poplatku z
užívání veřejného prostranství, - Žádost o poskytnutí
informace, - Žádost o povolení ke kácení dřevin,
- Žádost o povolení zvláštního
užívání pozemní komunikace pro pořádání sportovní nebo kulturně společenské
akce, - Žádost o souhrnné stanovisko
odboru životního prostředí.
Systém
formulare-uradu.cz vytvořila společnost QCM s.r.o.,
která od roku 2001 poskytuje služby státní správě a samosprávě. Provozuje
systémy na veřejné zakázky E-ZAK
a Portál pro vhodné uveřejnění,
a zpravodajský web elektronizace-zakazek.cz.
Portál Formuláře úřadů je poskytován zdarma pro úřady i veřejnost minimálně do
30. 6. 2020, dále pak na základě předplatného.
