Efektivní nastavení procesů ve firmě je klíčové a v dnešní době i nezbytné pro úspěch na konkurenčním trhu, zejména teď v době očekávaného ekonomického ochlazení. Úspěšné firmy se tak neobejdou bez podnikových informačních systémů. Dušana Drechslera, finančního ředitele společnosti Asseco Solutions, dodavatele podnikových systémů HELIOS, jsme se zeptali, jaké jsou hlavní přínosy produktu, který jeho firma provozuje u tisíců společností na trhu.
Jaké jsou klíčové ukazatele, které potřebuje finanční ředitel sledovat na denní bázi?
Pro mě je to hlavně okamžitý přehled toku financí, stav salda pohledávek a závazků a také, co možná nejpřesnější výhled, jak na tom budeme v průběhu nejbližších měsíců. Mám na mysli predikci především výnosů a nákladů.
A to mi přináší nástroje BI (Business Intelligence), které fungují jako nadstavba našeho informačního systému HELIOS Green. Jde o skvělé nástroje pro všechny, kteří se financemi ve firmách zabývají na strategické pozici. Hlavní výhodu spatřuji v tom, že nepracuji pouze se „suchými“ účetními daty, v BI si mohu sám nadefinovat všechny důležité parametry, ale zároveň mám možnost doplnit si report o mimoúčetní data a získat tak komplexní přehled o konkrétní oblasti. Nedovedu si svou každodenní práci bez těchto přehledných tabulek a grafů představit.
Jak se to projevuje v praxi?
Každý týden sledujeme celkový stav pohledávek a závazků. Je samozřejmé, že mám informaci o aktuální výši finančních prostředků, a jelikož nám BI nástroje umožňují jednoduše zohlednit splatnosti pohledávek a závazků, je pak otázkou pár minut vygenerovat si predikci vývoje cashflow na několik týdnů dopředu. Dále na denní bázi sledujeme výsledovku, jak celkovou, tak i dílčí P&L jednotlivých divizí a tím pádem mohu rychle reagovat v případě, když se něco děje. Samozřejmostí jsou také konsolidované ekonomické výsledky, které se mi zobrazují online v reálném čase. Vše mohu navíc sledovat na mobilní aplikaci, kde schvaluji také došlé faktury, platební příkazy, ale třeba i dovolenou svému týmu.
Kde vidíte největší změnu v posledních letech?
Největší posun nastal ve zrychlení všech vnitřních procesů, který vyústil ve výrazné zkrácení měsíční i roční uzávěrky. Pro její co nejrychlejší průběh je nezbytné, aby doklady protekly všemi schvalovacími procesy co nejefektivněji a toho jsme dosáhli pomocí nástroje workflow. Nyní jsme ve stavu, kdy například příchozí fakturu jsme schopni proplatit během deseti minut od zadání do systému, přitom ji za tu dobu autorizují nejméně dvě zodpovědné osoby. Vše probíhá rychle, transparentně a hlavně bezpapírově. Pokud přece jen faktura přijde v papírové formě, z recepce zamíří přímo do archivu ekonomického oddělení. Mimo jiné i díky implementaci workflow máme měsíční uzávěrku hotovou během 4 až 5 pracovních dnů. Dříve jsme to zvládali až kolem pětadvacátého následujícího měsíce. Stáhli jsme ji tak o dvacet dní. Ještě lepší je to pak s uzávěrkou předešlého roku, tu máme hotovou nejpozději ve druhém lednovém týdnu, přitom v minulosti jsme rok uzavírali až v průběhu února.
Kolik faktur přichází a odchází v elektronické formě?
Až 75 % vydaných faktur našim zákazníkům posíláme elektronicky, což znamená ušetření nákladů na tisk, obálky, poštovné, a hlavně čas lidí, kteří se tak mohou věnovat jiným projektům. Úsporu jsme vyčíslili ve výši půl milionu korun, které můžeme investovat jinde. Navíc při 30% nárůstu počtu faktur nyní věnují fakturantky jejich vystavování jen polovinu času než před třemi lety. V době nedostatku kvalitních zaměstnanců je to pro nás klíčový ukazatel.
Co chystáte v nejbližší době?
U jednodušších faktur, pro které máme připravené podklady, pracujeme v HELIOSu Green na tzv. automatickém účetním, který tyto faktury vygeneruje, doplní všechny potřebné náležitosti včetně kontace, zaúčtuje a rovnou odešle na zákazníka. Při tom doklad pro fakturaci do systému zadá a nastaví přímo zodpovědná osoba, například obchodník a odpadne tak práce ekonomického oddělení. Tady půjde opět o velký skok vpřed v rámci efektivity celé firmy.
