Malé a střední firmy se dočkají

27. 3. 2006

E-FAKTURACE Klasickým papírovým fakturám už odzvonilo. Mnoho velkých společností běžně používá elektronické faktury. Nyní tento trend snad dorazí také do malých a českých firem. Někteří podnikatelé však e-fakturaci nedůvěřují a obávají se problémů s finančním úřadem.

Velké společnosti už papírové faktury příliš často nepoužívají. Přišly totiž na to, že elektronická fakturace ušetří náklady a zrychlí celý proces.

Některé mezinárodní giganty od svých dodavatelů už vyžadují pouze elektronické faktury. Malé a střední firmy v Česku ale zatím neměly mnoho příležitostí ani informací k tomu, aby se mohly tímto trendem řídit. Dodnes se více důvěřuje papírové faktuře než její elektronické verzi. (Podrobnosti o klasickém fakturování najdete na straně 38.)

CO JE TO E-FAKTURA? Elektronická faktura se od tradiční papírové faktury příliš neliší. Jedná se o řádný účetní doklad v elektronickém formátu, který obsahuje předepsané náležitosti. Podnikatelé, kteří se s efakturou nikdy nesetkali, mají poněkud zkreslené představy. „Nic takového jsem při podnikání ještě nepoužil. Bál bych se nedůvěryhodnosti faktury a následných potíží s finančním úřadem,“ tvrdí nejeden podnikatel. Tyto obavy však pramení pouze z nedostatku informací. Elektronická faktura je totiž oficiálně uznávaným a mezinárodně respektovaným dokladem. Například v severských zemích zákazníci tří nejvýznamnějších bankovních skupin uzavírají každý týden zhruba tisíc smluv na elektronickou fakturaci. VÝHODY SYSTÉMU

E-fakturace je rovnocenná s klasickým fakturačním procesem a uživatelům poskytuje mnoho výhod. Běžné zpracovávání faktur je zdlouhavé. Manuální zadávání fakturačních údajů, opravy nesprávně zadaných údajů, schvalovací proces s tradičními papírovými fakturami a archivace papírových faktur firmu zbytečně obtěžují. E-fakturace naopak šetří dlouhodobé náklady například snížením počtu zaměstnanců, kteří se zabývají firemní administrativou, umožňuje elektronickou archivaci a zrychluje oběh dokladů a proplácení faktur. „Tyto procesy jsou daleko bezpečnější, jejich předávání je efektivnější a levnější,“ vysvětluje Jiří Mikulica, konzultant finančních informačních systémů.

Nezanedbatelným přínosem je také omezení nákladů na poštovné, papír, tisk a evidenci dokladů. „Myslím si, že hlavní výhodou tohoto druhu fakturace bude možnost zjednodušit a zrychlit předávání dokladů mezi frekventovanými obchodními partnery, kteří se dlouhodobě znají. Za důležitější momentálně považuji umožnění zajištění předávání elektronických dokumentů institucím, jako jsou například finanční úřady, zdravotní pojišťovny, správy sociálního zabezpečení či obchodní rejstříky. Tam naši účetní musejí osobně s doklady na podatelnu,“ říká Pavel Marek, ředitel agentury Marco.

MALÉ FIRMY SE DOČKALY Velké společnosti si zajistily vlastní systémy e-fakturace, ale menší firmy moc příležitostí, jak využívat výhod nové podoby faktur, zatím neměly. V Česku prý systém nenákladné elektronické výměny faktur doposud chybí. „Faktury zatím lze zasílat pouze běžnou poštou nebo elektronicky za použití různých proprietárních systémů, například SAP-to-SAP řešení nebo tradičních řešení elektronické výměny dat (EDI). Ze-jména pro malé a střední podniky byla e-fakturace donedávna příliš komplikovaná. Navíc dostupná řešení pomocí elektronické výměny jsou obtížná a stále vyžadují papírovou formu,“ říká Petr Hojný z firmy TietoEnator, která se zabývá informačními systémy. Řešení elektronické fakturace v současné době poskytuje několik dalších společnosti, například společnost Editel (www.efakturace.cz) či Český Telecom (www.edi.cz). Firma TietoEnator je však v Česku první, kdo tyto služby poskytne také menším firmám. JAK TO BUDE FUNGOVAT? TietoEnator získal dotaci ministerstva informatiky a do několika měsíců spustí nový systém e-fakturace, který bude přizpůsobený potřebám malých a středních podnikatelů. Tato společnost provozuje centra elektronické fakturace ve Finsku, Švédsku a Německu. Základním prvkem jejich služby je propojení uživatelů služby prostřednictvím zabezpečené sítě. Firmy budou propojeny s obchodními partnery, a to bez investic do dalšího software. Zájemci o službu budou za jednorázový poplatek (přibližně 1500 korun) připojeni k síti SealsNet. Připojení k této síti jim umožní vyměňovat si s obchodními partnery e-faktury v různých datových formátech. Odeslání a přijmutí faktur bude zpoplatňováno na základě celkového počtu transakcí během jednoho měsíce, přičemž cena jedné transakce nepřesáhne cenu poštovní známky. Doplňkovou službou je i archivace faktur formou jejich uložení na CD-ROM, který se zasílá zpravidla jednou ročně. „Hnací silou e-fakturace v podnikové sféře jsou firmy, které přijímají velký počet faktur, neboť právě na zpracování faktur mohou ušetřit 60-75 procent dosavadních nákladů na fakturaci. Aby tedy tyto firmy mohly maximálně využít potenciálu e-fakturace, musí také jejich obchodní partneři používat e-fakturaci. Jediným požadavkem na malé a střední podnikatele je přístup k internetu. Velké podniky by pak měly mít interní elektronické workflow na zpracování e-faktur. V opačném případě se faktury musí tisknout a konečný efekt se minimalizuje. Infrastruktura velkých podniků je tak pro budoucí rozvoj e-fakturace v podnikové sféře zcela zásadní,“ vysvětluje Hojný. TLAK NA PODNIKATELE Velké firmy si tedy přejí, aby i jejich klienti či dodavatelé z malých a středních podniků tento systém používaly. Všichni ušetří a komunikace se urychlí. „O tématu se málo mluví. Jako majitel několika menších firem tuto možnost vítám. Jsem však realista a myslím si, že to bude dlouhý proces přechodu od papírových faktur k elektronickým,“ říká Pavel Marek, s jehož názorem se ztotožňuje většina oslovených podnikatelů. Malé a střední firmy, které budou respektovat tento trend, budou mít na trhu konkurenční výhodu. Tuto skutečnost potvrzují některé z oslovených větších společností. Klienti či dodavatelé s e-fakturací jsou totiž vítáni, protože obchodním partnerům ušetří peníze i starosti. E-fakturaci používá například Ahold Czech Republic či Plzeňský Prazdroj. „Banka z povahy své činnosti je příjemcem faktur, ne jejich vystavovatelem. Faktury od dodavatelů již zpracováváme elektronicky za pomocí účetního systému SAP. Pokud fakturu obdržíme v papírové podobě, tak ji naskenujeme a již se pracuje pouze s její elektronickou podobou. U našich dodavatelů bychom elektronickou fakturaci rozhodně uvítali, protože se zrychlí jejich odbavení. A pro obě strany se sníží náklady vynaložené na manipulaci s papírovými verzemi,“ říká Pavel Hejzlar z ČSOB. ÚŘADY NEZŮSTANOU POZADU

Firma TietoEnator ohlásila svůj projekt pro malé a střední podnikatele a ministerstvo informatiky plánuje elektronickou fakturaci pro Portál veřejné správy. „Oba projekty jsou v souladu a vhodně se doplňují. Projekt ministerstva je zaměřen na e-fakturaci do veřejné správy. Projekt TietoEnator je zaměřen na komerční subjekty. Oba projekty budou navzájem provázány,“ vysvětluje Vladimír Hořejší, náměstek ministryně pro sekci e-Government.

Ministerstvo svou elektronickou fakturaci spustí už v druhé polovině roku. Do konce roku 2007 by státní úřady měly přijímat elektronicky 80 procent všech faktur. Dokončení ministerského projektu údajně povede k rozšíření elektronické fakturace i mimo veřejnou správu. „Již dnes jednáme s několika úřady. Nicméně zásadní zlom by měl nastat po ověření provozu na našem ministerstvu, kdy předložíme materiál do vlády, který bude dávat povinnost zavést e-fakturaci na všechny úřady státní správy,“ dodává Hořejší.

POKROKU BRÁNILY I ZÁKONY

Ve světě si elektronická fakturace získala mnoho příznivců. Pokrokovější podnikatele v Česku ještě donedávna omezovali zákonodárci i účetní. „Rezignovali jsme na nějaké novinky, jelikož nám pak nikdo nechtěl ručit za účetnictví. Jsme papírový stát. Snad v každém podniku se každá faktura tiskne několikrát, dávají se na ni různé košilky a účetní nebo management jsou zvyklí na 20 let staré principy, a tak se žádná změna nekoná,“ stěžuje si Dalibor Lukaštík z firmy 4Stars.

Účastníci procesu výměny dat musejí mít jistotu, že elektronické dokumenty budou mít stejnou právní váhu jako dokumenty klasické, a to nejen z pohledu zákona o účetnictví, DPH, ale také podle obchodního zákoníku a dalších právních norem. „Tato jistota donedávna nebyla a k jejímu zvýšení přispěly poslední novely zákona o DPH či elektronickém podpisu. Přesto v budoucnu bude nutné řešit otázku sjednocení papírových a elektronických dokladů, i když nelze očekávat plné nahrazení klasických dokumentů,“ vysvětluje konzultant Jiří Mikulica.

Průlomovou změnou v Česku byla novela zákona o účetnictví z roku 2001 a zákona o DPH z roku 2004. „Ta první zrovnoprávnila písemnou a elektronickou formu účetního záznamu. V souvislosti se vstupem do Evropské unie pak byla do zákona o DPH zapracována legislativa elektronické fakturace, vycházející ze směrnic,“ dodává Mikulica.

Dobrou zprávou je, že legislativa elektronické fakturace se nevztahuje jen na vystavování a převádění elektronických dokladů, ale také na jejich uschovávání či archivaci. Součástí dodávaných řešení by podle Mikulici měl být i elektronický archiv, který zaručí čitelnost, autenticitu i integritu po celou dobu úschovy.

NEPŮJDE TO HLADCE

Zaostalost českých firem však ve skutečnosti není tak hrozná, jak se jeví. Nejsme v tom sami: nedávno zveřejněná studie společnosti PricewaterhouseCoopers uvádí, že 64 procent evropských firem elektronickou fakturaci nepoužívá. V roce 2006 se však očekává nárůst obliby tohoto produktu.

České firmy však musí překonat řadu překážek. „Naše společnost eviduje a archivuje veškeré doklady v elektronické podobě i přes velkou nevoli naší bývalé účetní. Ta to chtěla vždy všechno vytištěné pro případ kontroly. Nedokázala si totiž představit, že posadíme úředníka k počítači, ať si tam zkontroluje, co potřebuje. Úředník by si okamžitě vyžádal všechno na papíře a pokud by to nedostal, tak si pište, že vám to spočítá a bude přihlížet k tomu, že neměl své pohodlí,“ popisuje Lukaštík.

Tento podnikatel, stejně jako jiní, upozorňuje na neochotu firem a zaměstnanců měnit vžité zvyky. Mnoho firem vede velké archivní sklady s tunami papírů a jejich účetní z éry komunismu nový systém neuvítají. „A to je přesně to, co žádný zákon nezmění. Vše je v lidech a o přístupu k novým technologiím. Mám za to, že tato situace se zlepší až časem, kdy postupně bude přicházet nová generace lidí s jinými pohledy na papírování a dokumentový management,“ uzavírá Lukaštík.

ODKUD SE VZAL TENTO TREND?

Používání e-faktur je trend, který do střední Evropy přišel ze severských zemí. Rozvoj elektronické fakturace odstartovala banka Nordea.

Prvotně se jednalo o rozšíření portfolia služeb bank o další bankovní produkt, který měl bance pomoci se odlišit od konkurence a prohloubit loajalitu zákazníků.

PŘÍNOSY E-FAKTURACE

Pro příjemce e-faktury