Ještě před pár lety v účetnictví vítězily papír a tužka či jednoduché účetní systémy. Teprve rozvoj technologií a zvýšené nároky na práci vedly k rychlejšímu zavedení informačních systémů do života firem.Zejména u malých a středních firem dochází k velkým rozdílům při využití informačních systémů (ERP).
Ještě před pár lety v účetnictví vítězily papír a tužka či jednoduché účetní systémy. Teprve rozvoj technologií a zvýšené nároky na práci vedly k rychlejšímu zavedení informačních systémů do života firem.
Zejména u malých a středních firem dochází k velkým rozdílům při využití informačních systémů (ERP). I v současnosti totiž některé společnosti k ERP přistupují tak, že slouží jen ke zpracování účetnictví a zajištění podkladů pro daňové přiznání. Nevyužívají všech jeho možností a zdrojů informací pro zlepšení a optimalizaci vlastní činnosti.
Výhoda implementace informačních systémů totiž není v kvalitní podpoře účetnictví, ale především v propojení plánování a řízení všech klíčových podnikových procesů. A také v zajištění potřebných informací pro všechny typy manažerských rozhodnutí.
NA CO SI DÁT POZOR
Nejprve se zaměřte na rozbor vlastní společnosti. Je vhodné si říci, kdo jste. Jaký produkt poskytujete, jaký je váš rozsah činností, jakou máte pozici na trhu, jaký je vliv vnějších činitelů na činnost a produkci, jaké informační a lidské zdroje využíváte. Důležité jsou i finanční možnosti a potenciál růstu.
Poté definujte procesy. Tato oblast je jedna z nejnáročnějších. Některé společnosti si nechávají dělat na danou problematiku audit. Cílem je definice jednotlivých kroků v rámci jednotlivých procesů a určení vlivu na celek. Výsledkem posouzení je pak jednoduchý řetěz odpovědí na otázky „co, jak a proč“. Samozřejmostí je kvalitní systém interních předpisů. Je běžnou chybou, že nedostatečným rozborem
SYSTÉMY ERP
vlastní činnosti a procesů unikají ze společností velké peníze. Dále definujte cíle a požadavky. Je nutné si říct, jaké informace z ERP chcete získávat a jak s nimi budete pracovat. Správně fungující procesy a systém interních předpisů významně ovlivní požadavky na ERP. Jedná se například o počet uživatelů, potřeba modulů, rozsah implementačních prací a podobně. Správná definice potřeb zajistí maximální využití investice do ERP. Nedostatečná příprava vede k vyšším výdajům a předražení investice. Vznikají dodatečné náklady na systém, které nebyly v plánu. Moudrým krokem je využití poradenské společnosti, která nestranně posoudí současnou situaci a pomůže s optimalizací ERP.
Analyzujte také jednotlivé ERP a učiňte výběr. Je důležité vědět, co který systém umí a zda je schopen splnit vaše požadavky za rozumnou cenu. Důležité je správně definovat požadavky na dodavatele ERP. Pozornost je třeba také věnovat schopnosti dodavatele reagovat pružně na budoucí legislativní změny a servisnímu zázemí, které dodavatel poskytuje.
Prozkoumejte nasazení ERP, implementaci a zaškolení zaměstnanců. Úkolem je nic nepodcenit a uvedené operace provést co nejrychleji a nejkvalitněji. Je hodně problémů, které vznikají při nedostatcích v rámci zavádění systému.
Poslední, ale velmi důležitý krok je kontrola. Jestliže má společnost správně fungující kontrolní mechanismy, může zajistit dlouhodobou správnost fungování ERP, efektivní využití, rychlou reakci na nedostatky nebo nové potřeby.
SYSTÉM ZLEPŠÍ FIREMNÍ EKONOMIKU
Při dodržení uvedeného postupu společnost dosáhne maximálního využití ERP. Výsledkem bude systém, využívaný pro zpracování účetní agendy společnosti, zajištění informací z finančního účetnictví, zajištění důležitých ekonomických informací a relevantních výstupů pro rozhodování.
Nasazení ERP systému by se tedy na operativní úrovni mělo projevit ve zlepšování firemní ekonomiky. Ale rovněž v rychlosti a přesnosti zpracování každodenních agend, sdílení dat v rámci celého podniku, zprůhlednění finančních toků či standardizaci podnikových procesů a pracovních postupů. Na strategické úrovni získáte komplexního přehled o fungování celé firmy, bez něhož manažerská rozhodnutí činit nelze.
Celkové ERP řešení však může být úspěšně nasazeno a využíváno pouze tehdy, pokud zákazník nepodcení ani jeden z aspektů. Systém se nejčastěji vybírá na základě dostupné funkcionality, příznivé ceny, vyspělosti použitých technologií a referencí. K podceňovaným složkám naopak patří jeho intuitivnost, možnosti nastavení, snadná a příjemná práce pro uživatele.
ŠEST KROKŮ K CÍLI
- zaměřte se na rozbor své firmy
- definujte procesy
- stanovte cíle a požadavky
- analyzujte a vyberte ERP
- prozkoumejte nasazení systému
- vyuužívejte kontrolní mechanismy
