Každý, kdo někdy obdržel nějakou dotaci od státu, kraje, nadace či jiného veřejného subjektu, už nepochybně ví, že kromě sepsání různých žádostí musel po přidělení dotace zpracovat také různé zprávy.
Ty vypovídají o tom, jaký přínos dotace měla.
Poskytovatel jakékoli dotace chcemít nejen informace o tom, na co prostředky poskytl, a jistotu, že opravdu posloužily účelu, pro který byly určeny, ale chce také vědět, jaký přínos dotace měla. K tomu velmi často slouží monitorovací zprávy. Nejinak tomu bylo i u Operačního programu Průmysl a podnikání (OPPP). Monitorování bylo a je prováděno na úrovni projektů i souhrnně za celý program. Monitoring projektů probíhá v průběhu realizace projektu i po jejím ukončení (tj. před proplacením podpory i po něm).
Hlavním cílem monitorování je průběžné zjišťování pokroku v realizaci projektů a porovnávání získaných informací s výchozím předpokládaným plánem. Monitorování dále poskytuje zpětnou vazbu z hlediska realizace projektů i celého programu. Ukazatele, jejichž hodnoty příjemce ve zprávách vykazuje, jsou stanoveny v Podmínkách poskytnutí dotace.
Příjemce podpory je povinen vykazovat dva druhy ukazatelů: závazné a monitorovací, přičemž při nesplnění v Podmínkách stanovených cílových hodnot závazných ukazatelů hrozí příjemci krácení poskytnuté dotace.
Monitorování jednotlivých projektů v dotačních programech je prováděno prostřednictvím následujících typů zpráv: řádné průběžné zprávy z realizace projektu, mimořádné průběžné zprávy z realizace projektu, závěrečné zprávy z realizace projektu a monitorovací zprávy po ukončení realizace projektu. První tři typy zpráv slouží ke sledování průběhu projektu.
Průběžné a závěrečné zprávy
Vprůběhu realizace projektu předkládali příjemci dotace z OPPP průběžnou zprávu řádnou. Příjemce podpory ji vyhotovoval za každé kalendářní pololetí a podával ji vždy k 24. lednu a 24. červenci běžného roku na příslušnou regionální kancelář agentury CzechInvest. Povinnost podávat zprávu neplatila u programu Marketing a v situacích, kdy měl příjemce dotace povinnost vyplnit jinou zprávu (například při ukončení etapy).
Průběžnou zprávu mimořádnou podával příjemce podpory po ukončení etapy projektu spolu s žádostí o platbu. To ale platilo pouze v případě, kdy etapa, za kterou se zpráva předkládala a za niž bylo žádáno o platbu, nebyla etapou poslední. Samozřejmě z toho plyne, že tento typ zpráv předkládali příjemci podpory pouze u etapizovaných projektů.
Závěrečnou zprávu předkládali příjemci dotace po ukončení realizace projektu současně s žádostí o platbu. Pokud šlo o etapizovaný projekt, byla zpráva předkládána s poslední žádostí o platbu, tedy po skončení poslední etapy realizace.
Monitorovací zprávy
Monitorovací zpráva slouží předevšímk sledování přínosu podporovaného projektu po jeho realizaci.
Příjemci podpory v rámci OPPP předkládají po ukončení projektu tři monitorovací zprávy (výjimku představuje program Marketing, u kterého se předkládají pouze dvě). Monitorovací zprávu předkládá příjemce vždy k 24. červenci na formuláři, který příjemcůmpodpory e-mailem rozesílají regionální kanceláře agentury CzechInvest.
Monitorovací zpráva (soubor formátu Microsoft Excel) obsahuje kontextové nápovědy, kterými by seměl příjemce podpory při vyplňování řídit. Spolu s monitorovacími zprávami jsou od žadatelů vyžadovány i přílohy k těmto zprávám (finanční výkazy). Zprávu příjemce dokládá písemně a elektronicky.
Příjemce podpory by s vyplňováním monitorovací zprávy neměl mít problémy, jelikož se jedná vesměs o jednoduché údaje. Přesto je možné pár poznámek k vyplňování a zkušenosti s nejčastějšími chybami zmínit.
Vyplňování formuláře monitorovací zprávy
Příjemce podpory vyplňuje pouze žlutá pole formulářů. Při vyplňování formulářů nesmí být buňky kopírovány z jiné části formuláře nebo z jiných dokumentů. Kopírováním dochází ke změně předdefinovaných formátů a přepisování vzorců v jednotlivých buňkách. Takto „upravený“ formulář nelze v některých případech vložit do systému CzechInvestu. Když už příjemce nechce nějaký vepisovaný údaj opakovat několikrát, je nutné kopírovat text buňky, ne však celou buňku.
V prvním oddíle jsou obecné údaje týkající se příjemce a podpory a projektu. Tyto údaje se automaticky vkládají ze systému CzechInvestu (příjemce je dostane v monitorovací zprávě předvyplněné) a jejich případná změna je možná pouze tehdy, pokud příjemce oznámí změnu agentuře CzechInvest v předstihu. Poté je možné vygenerovat formulář se správnými údaji. Tyto formuláře jsou generovány obvykle v polovině května.Následně jsou příjemci podpory prostřednictvím regionálních kanceláří e-mailem upozorněni k vyplnění těchto zpráv. Je stanoveno, že příjemce podpory musí mít formulář k dispozici nejpozději 24. června (termín odevzdání je 24. července), tedy přinejmenším měsíc před termínempodání zprávy.
Oddíl I. dále obsahuje stručný komentář k současnému stavu projektu. Po ukončení realizace se jedná o jednoduchý popis nastalé situace. Příjemce podpory je dále ve zprávě povinen vyplnit údaje o publicitě, proběhlých kontrolách apod.
Pozor na datum
Příjemce současně vyplňuje termín posledního uzavřeného účetního období, čímž se samozřejmě míní účetní období z hlediska účetní závěrky, splnění daňových povinností a podobně. U nás jde obvykle o datum 31. prosince, ačkoli už i česká legislativa umožňuje stanovit účetní období, které se nekryje s kalendářním rokem.
Zde se vyskytuje největší množství chybných údajů, protože příjemci toto datumněkdy zaměňují s koncem sledovaného období, které je uvedeno v záhlaví zprávy, nebo s termínem podání zprávy. Připomeňme proto, že sledované období je umonitorovacích zpráv od 1. července 200(x) do 30. června 200(x+1) a termín podání, jak již bylo zmíněno, je každoročně 24. července.
V oddíle I. monitorovací zprávy je dále prostor pro změnu kontaktních osob a statutárních orgánů. V první části jsou systémem předgenerovány původní údaje, druhá část obsahuje buňky, které jemožnoměnit, proto je zde dobře patrná jakákoliv změna.
Nejdůležitější částí je oddíl II. – závazné a monitorovací ukazatele. V této části se vyplňuje skutečná hodnota závazných ukazatelů (cílovou hodnotu má příjemce podpory určenu v podmínkách a výchozí hodnotu v žádosti o dotaci). Každý závazný ukazatel má přesně definovaný název a jednotku, v níž je vykazován. Existuje 65 závazných ukazatelů, které jsou v každémprogramu specifické. Například program Rozvoj v první výzvě má jen jeden závazný ukazatel ekonomického směru, kterým je přidaná hodnota. Ukazatele jsou vykazovány podle typu buď ke konci sledovaného období, nebo k poslednímu uzavřenému účetnímu období v monitorovací zprávě. Ukazatele obsahují kontextovou nápovědu, která příjemci podpory říká, co a k jakému datu vyplnit.
Druhou částí tohoto oddílu jsou monitorovací ukazatele. Jedná se hlavně o ukazatele ekonomického typu a i v tomto případě platí, že každý program má své specifické monitorovací ukazatele. Jedním z mála ukazatelů společných pro téměř všechny programy je čistý obrat.
Nejčastější chyby při vyplňování
Příjemci podpory se často dopouštějí chyb při vykazování hodnot závazných a monitorovacích ukazatelů. Většinou z nedbalosti, například v řádech uváděných hodnot – jsou-li v části tabulky uvedeny finanční
