Přejde-li firma k jinému dodavateli informačního systému, může získat fungující aplikaci
Provoz podniku jakékoli velikosti si už nelze představit bez využití silných informačních systémů. Jde o systémy podporující účetnictví, výrobu, skladování, procesní řízení a další oblasti činnosti firmy. A stále častěji i o komplexní aplikace, jež se snaží zachytit veškeré podnikové činnosti.
Výběr
Mnoho společností si nechává vyvinout informační systémy na zakázku. Vede je k tomu nejen neobvyklost podporovaných procesů nebo nevyhovující nabídka již hotových řešení, ale i snaha dosáhnout konkurenční výhody oproti ostatním. V mnoha případech může být informační systém vyrobený na zakázku nejlevnější.
Výběr řešení záleží na oboru činnosti, velikosti, investované částce, dřívějších zkušenostech, znalostech uživatelů, referencích potenciálních dodavatelů a tak dále.
Ať se firma rozhodne pro jakoukoli variantu, obvykle si pro její zavedení vybere dodavatelskou firmu. S ní si dohodne nejen podmínky zavedení systému, ale často i ty, za kterých bude udržován a dále rozvíjen. Poté jsou podepsány příslušné smlouvy.
V ideálním případě začne dodavatel následně na systému pracovat, v požadovaném čase jej dokončí a dále se o něj dle požadavků zákazníka stará po celý jeho životní cyklus. Tedy opravuje chyby, školí uživatele, rozvíjí funkcionalitu.
Vždy však tento scénář není bez problémů. Často již při zavádění systému do firmy vyvstanou zásadní potíže. Aplikace obsahuje chyby, nejsou dodržovány termíny nebo dodavatel nekomunikuje požadovaným způsobem. Případně po zavedení systému není dodavatelská firma ochotná nebo schopná poskytovat požadovanou podporu, v nejhorším případě zkrachuje. Management firmy zkrátka zjistí, že se při výběru dodavatele mýlil.
Řešení problému
Manažeři, kteří mají výběr dodavatele a komunikaci s ním na starosti, jsou pod obrovským tlakem. Do nového informačního systému již bylo investováno mnoho peněz, ale výsledky se nedostavují. A je zřejmé, že se současným dodavatelem se ani nedostaví. V této situaci je již obvykle pozdě na vybudování nového systému.
Jediným možným řešením je změna dodavatele aplikace. K tomuto kroku se firmy často nerady uchylují, protože se domnívají, že změna dodavatele velkého informačního systému musí být automaticky dlouhodobou, nákladnou akcí s nejistým výsledkem.
Tak tomu sice být může, ale také nemusí. Při změně dodavatele aplikace je však nutné postupovat obezřetně. Jak na to?
Prvním krokem je samozřejmě výběr nového dodavatele. Je-li dostatečně kvalifikovaný a dá-li mu zástupce zákazníka volnou ruku, pak si již další kroky navrhuje sám.
Na začátku je nutné provést důkladnou analýzu současného stavu aplikace – zjistit přesně požadavky zákazníka a důkladně zdokumentovat již dokončené části nového systému.
Až v tuto chvíli je obvykle přesně zjištěn rozsah „škod“ a také potřebných prací, které je ještě třeba provést, než začne systém správně fungovat.
Před definitivním rozloučením s bývalým dodavatelem aplikace je dobré snažit se získat co nejvíce zdrojových kódů jejích dokončených částí. Tyto části softwaru totiž mohou novému dodavateli významně pomoci. Pokud se to však nepodaří, nový dodavatel situaci obvykle vyřeší pomocí pokročilých metod reverzního inženýringu. Jen je to o něco zdlouhavější.
Po seznámení se současnou situací bývá vhodné přesně nadefinovat rozsah spolupráce mezi odběratelem a novým dodavatelem. Dodavatel musí především přesně znát požadavky na funkcionalitu aplikace. Ty se mohou lišit od těch, které firma sdělila bývalému dodavateli. Od původní analýzy obvykle uplynul nějaký čas, a požadavky společnosti se proto mohly změnit. Firma také získala z předchozího jednání zkušenosti, které využije ve stanovení podmínek pro spolupráci s novým dodavatelem.
Výhody a rizika
Firmy, které nejsou spokojené s dodavatelem svého informačního systému, se obvykle jen obtížně rozhodují pro změnu dodavatele. Mají k tomu mnoho pochopitelných důvodů. Od přesvědčování původního dodavatele přes nepružnost managementu až po ztrátu důvěry v dodavatele softwarových řešení. Důležitým a racionálním argumentem pro ponechání původního dodavatele aplikace je obava z navýšení rozpočtu a prodloužení časového harmonogramu. To skutečně může nastat. Nový dodavatel totiž bude potřebovat určitý čas na novou analýzu požadavků a proniknutí do systému svého předchůdce. Management firmy tedy musí opravdu uvážlivě posuzovat mnoho skutečností. Pokud je však změna dodavatele úspěšná, dosáhne firma svého hlavního cíle – bude mít fungující aplikaci schopnou plně podporovat procesy podniku a zvyšovat ziskovost. Navíc za cenu, která se díky včasné změně dodavatele nevyšplhá do nepřiměřených výšek. Firem, které aplikaci ochotně a kvalifikovaně převezmou, je již na trhu mnoho.
