Kvůli zbytečnému plýtvání přijdou firmy na celém světě ročně až o 60 miliard dolarů
O ekonomické krizi se stále hovoří a pro mnoho společností se stala důvodem k razantním škrtům v rozpočtech. Podniky se k nim však často uchylují předčasně. K úsporám vedou i jiné cesty, které vždy nemusejí znamenat ztrátu kvality. To se týká i firemních dokumentů. Právě při jejich výrobě mnoho podniků utrácí značné částky, aniž by musely. Mohly by ušetřit tisíce, statisíce, i miliony korun, kdyby zefektivnily proces tisku materiálů.
Studie
Tomuto tématu se věnovali britští experti z nezávislé konzultační společnosti Centre for Economics and Business Research (CEBR). Dle jejich studie Efektivnější řízení tisku – kontrola výdajů a dopadů na životní prostředí – roční výdaje za firemní tisk v regionu střední a východní Evropy dosahují téměř 260 miliard dolarů (4,87 bilionu korun). To odpovídá zhruba hrubému domácímu produktu Irska.
Z této částky by bylo možné dle londýnských specialistů ušetřit až 25 miliard dolarů (468 miliard korun). Pokud se uváží globální data, pak firmy a organizace celosvětově utratí za tisk 617 miliard dolarů ročně (11,556 bilionu korun). Tuto částku by bylo možné zredukovat o 28,4 až 60 miliard dolarů (531,9 miliardy až 1,124 bilionu korun).
Vliv na životní prostředí
Nejde však pouze o finanční úspory, které by efektivní tisk přinesl. Prospěch by z něj měla i příroda a lidem by se lépe dýchalo. Experti z CEBR odhadli, že pokud se omezí plýtvání a bude se tisknout jen to, co je opravdu nutné, mohly by se emise oxidu uhličitého v zemích oblasti Evropy, Blízkého východu a Afriky (EMEA) snížit ročně o 1,5 milionu tun.
Obdobného snížení emisí, jaké by přinesl efektivní tisk, by bylo možné kupříkladu dosáhnout omezením dopravy. Aby data byla stejná, nesmělo by po celý rok na silnice vyjet čtyři sta tisíc osobních automobilů či nevzlétnout 750 tisíc letadel mířících do vzdálených destinací. Jak je na tom Česká republika?
Česká republika
Tuzemské firmy dle studie ročně utratí za tisk zhruba 46 miliard korun. Z toho patnáct miliard korun je určeno na materiály zadávané externím dodavatelům. Zbylých 31 miliard korun je použito na tisk přímo v kancelářích. Odhadované celkové úspory se pohybují v rozpětí 1,3 až 2,7 miliardy korun. Nejvíce peněz přijde nazbyt ve veřejné správě. Úředníci by mohli státní pokladně ušetřit 329 milionů korun. Na druhém místě se umístilo školství s 286 miliony korun. Třetím odvětvím, ve kterém by bylo možné výdaje na tisk výrazně zredukovat zvýšením efektivity, je stavebnictví a architektura. Tam by bylo možno „získat“ 248 milionů korun. Tyto peníze by šlo použít například na nákup 62 tisíc laviček pro relaxaci a odpočinek v parku.
Zlepšení managementu tisku by se rovněž projevilo v ekonomice. Britští experti předpokládají, že díky němu by se mohl zvýšit hrubý domácí produkt až o 3,4 miliardy korun. Vyšší konkurenceschopnost českých firem by se promítla i do nárůstu exportu. Ten by se mohl zvýšit až o 258 milionů korun.
Zefektivnění
Mnoho lidí určitě napadla otázka, co by se mělo udělat, aby se prognózy naplnily. Úspory se vztahují nejen k materiálům, jejichž výrobu podniky zadávají externím dodavatelům, ale i k dokumentům, které se tisknou přímo v kancelářích.
Při využívání externích služeb by firmy měly zvážit, které materiály budou nadále zadávat k tisku specialistům a které si zhotoví samy. Moderní tiskárny či multifunkční zařízení umožňují rovněž tisk marketingových materiálů, jako jsou hlavičkové papíry, letáky či brožury, ve vysoké kvalitě, rychle, přesně v potřebném počtu a navíc s možností personalizace. K úsporám při tisku přímo ve firmách přispívá i fakt, že dle zkušeností společností se víc než dvacet procent externě vytištěných materiálů nikdy nepoužije. U mnoha firemních dokumentů, jako jsou hlavičkové papíry, si lze navíc položit otázku, zda je opravdu nutné potiskovat stejný papír dvakrát, nestačí-li to jednou.
Online data
Tisk přímo v kanceláři je vhodné použít i u často aktualizovaných nabídek a produktových listů. Právě u nich nastává často změna, jelikož se nabídka vyvíjí. Aktuální informace o produktech lze stáhnout z internetu. Proč tedy nevytisknout jen opravdu potřebné papírové kopie? Zamezí se tím plýtvání a navíc zajistí, že jsou informace stále aktuální.
S příchozími dokumenty lze také zacházet efektivněji. V dobře provedeném systému jejich správy se všechny příchozí listiny naskenují, čímž získají digitální formu. Poté se mohou uchovávat na disku nebo posílat e-mailem. K dokumentům získá přístup více lidí. Ti je mohou upravovat, doplňovat a tisknout, pokud to potřebují.
Postoj k tisku naznačuje hodnoty, které firmy vyznávají. Pokud jej zefektivní, mohou držet krok s dobou. Navíc může pomoci v současné finanční krizi. Efektivní tisk pomůže snížit rozpočty společností. Díky tomu se stanou na trhu konkurenceschopnějšími, přičemž si udrží kvalitu materiálů a služeb.
Tabulka:
Možnost šetřit
Náklady na tisk některých zemí EU v roce 2008 a možné úspory (v mld. dolarů)
Země Výdaje na tisk (mld. dolarů) Možné úspory (mld. dolarů) Ekvivalent úspor
Německo 46,3 2–4 Cena dvou třetin všech potravin spotřebovaných za rok v zemi.
Velká Británie 35,6 1,6–3,8 1,5 milionu britských důchodců by mohlo rok pobírat dvojnásobný důchod.
Francie 33,4 1,6–4 43násobek částky, již zaplatil fotbalový klub Real Madrid za přestup Zinedina Zidana.
Španělsko 18 0,8–1,6 Ubytování na 270 let v královském apartmá v hotelu Arts v Barceloně (noc přijde na 16 444 dolarů)
Belgie 6,4 0,3–0,7 Každý občan EU by mohl dostat jedno euro.
Pramen: Centre for Economics and Business Research, OKI Printing Solutions
Graf:
Kde lze šetřit
Deset odvětví v ČR, v nichž by byly v roce 2008 možné nejvyšší úspory díky efektivnějšímu tisku (v mil. Kč)
0 50 100 150 200 250 300 350 mil. Kč
Veřejná správa a obrana 329
Školství 286
Architektura a technické konzultace 248
Bankovnictví 208
Zdravotnictví a veterinární služby 145
Jiné podnikatelské služby 133
Cestovní ruch 95
Reklama a informační služby 94
Právní činnosti 78
Pojišťovnictví a penzijní fondy 76
Pramen: Centre for Economics and Business Research, OKI Printing Solutions
Úspory
Roční výdaje za firemní tisk v regionu střední a východní Evropy dosahují téměř 260 miliard dolarů (4,87 bilionu korun).
Z této částky by bylo možno ušetřit až 25 miliard dolarů (468 miliard korun).
Pokud se uváží globální data, pak firmy a organizace celosvětově utratí za tisk 617 miliard dolarů ročně (11,556 bilionu korun).
Tuto částku by bylo možné zredukovat o 28,4 až 60 miliard dolarů (531,9 miliardy až 1,124 bilionu korun).
Přínos
Postoj k tisku naznačuje hodnoty, které firmy vyznávají.
Pokud jej zefektivní, mohou držet krok s dobou.
Navíc může pomoci v současné finanční krizi.
Efektivní tisk pomůže snížit rozpočty společností.
Díky tomu se stanou na trhu konkurenceschopnějšími, přičemž si udrží kvalitu materiálů a služeb.
