SPRÁVA DOKUMENTŮ - Práce s dokumenty a informacemi patří k dennímu chlebu většiny firem. Systémy pro správu dokumentů ulehčují jejich kolektivní vytváření a zefektivňují práci s nimi díky přehlednému uložení na jednom místě.
Práci s dokumenty, tedy klasickému „papírování“, se nevyhne žádná firma. Se smlouvami, objednávkami a fakturami, vnitropodnikovými normami či technickou dokumentací se potýká podnik jakékoliv velikosti v kterémmkoliv oboru podnikání. Obzvláště při velkém počtu dokumentů se při špatné organizaci mohou vyskytnout problémy s jejich dohledáním. Proces tvorby dokumentů navíc většinou není věcí jednoho člověka, spolupracuje na nich více zaměstnanců.
Usnadnit a zpřehlednit práci s dokumenty umožňuje takzvaný document management system, tedy systém pro správu dokumentů. Tento software umí dokumenty správně evidovat, zpracovávat, sdílet, archivovat, či v nich vyhledávat potřebné informace.
Zmatek nad zmatek
Pokud firma systém pro správu dokumentů nevyužívá, vyměňují si mezi sebou zaměstnanci informace, například rozpracované dokumenty, většinou dvěma způsoby: přes sdílené síťové disky nebo e-mailem. Při malém množství dokumentů takový „systém“ může postačovat. Při větší zátěži ale přináší problémy a zmatky. Jednotlivé verze dokumentů nejsou dostatečně označeny, nelze z nich poznat, kdo jaké změny udělal, mohou se dostat do nepovolaných rukou, či se v nejhorším případě někde ztratit.
Použití systému pro správu dokumentů, respektive centralizovaného úložiště dokumentů, vnáší do celého procesu jasný systém a řád. Dokumenty jsou archivovány přehledně a bezpečně na jednom místě, jsou snadno dostupné a snadno se v archivu vyhledávají. Zaměstnanci si mohou vytvářet „pracovní místnosti“, povolovat a naopak zakazovat do nich přístup určitým lidem, přehledně řadit zpracovávané dokumenty podle verzí nebo sledovat, kdo jaké změny provedl.
Systém správy dokumentů usnadňuje také proces tvorby nebo zpracování dokumentů, na nichž se podílí více lidí ve firmě, tedy takzvaný workflow. Díky tomu je možné některé často opakované procesy zautomatizovat a výrazně urychlit. Typickým příkladem může být smlouva. Na ní se většinou podílí několik osob – administrativní pracovník, právník, pracovník příslušného oddělení, jehož se smlouva týká nebo vedoucí, který smlouvu podepisuje. Místo toho, aby po firmě „běhala“ smlouva v papírové podobě, koluje pouze odkaz na dokument v digitální podobě uložený v dokumentovém systému. Každý pracovník může mít v dokumentovém systému stanoveny termíny splnění jeho části úkolu; při jejich neplnění systém dotyčného člověka upozorní. Celý proces pak končí u vedoucího pracovníka, který výslednou smlouvu vytiskne a podepíše. Je nasnadě, že při používání takového propracovaného systému se problémy se ztrátou nebo pozdě zpracovanými dokumenty minimalizují.
VÝHODY SYSTÉMŮ SPRÁVY DOKUMENTŮ
• zrychlení a zjednodušení přístupu k informacím a dokumentům v celé firmě
• omezení „papírování“, vše probíhá v elektronické podobě
• možnost sdílení dokumentů a spolupráce na jejich tvorbě
• přehledná organizace dokumentů
• lepší možnost kontroly a bezpečný přístup k dokumentům
• úspora času i peněz za tisk a papír
• automatický workflow dokumentů
Řešení je mnoho – vybírejte pečlivě
Systémy pro správu dokumentů vyvíjí celá řada výrobců softwaru. Často bývají také součástí firemního intranetu. Volba správného systému závisí zejména na vnitrofiremním informačním systému, na používaném kancelářském softwaru, ale i na počtu zaměstnanců firmy. Jiné řešení jistě zvolí firma s mnoha tisíci zaměstnanci ve více pobočkách, jiné pak střední firma s padesáti zaměstnanci. Nemalou roli přitom hraje také cena.
Zejména pro velké podniky se složitou strukturou je určen software Microsoftu. Ten zabudoval systém pro správu dokumentů do produktu Microsoft Office SharePoint Server, který pracuje na bázi intranetového portálu. Vedle systému pro správu dokumentů tato aplikace zahrnuje také funkce správy obsahu nebo interních procesů. Existují také konkurenční řešení, a to i od českých firem, například Corenet, Ness Technologies, Damovo, Printsoft, Autocont, Sovasystem a mnoho dalších.
Systém lze upravit pro potřeby uživatele
Ačkoliv se produkty jednotlivých výrobců pochopitelně liší, několik základních vlastností by měl mít každý systém pro správu dokumentů. Základem je ukládání dokumentů a informací do jednotného, pravidelně zálohovaného centrálního místa. Aby bylo možné v nich rychle vyhledávat, většinou je možné ukládat je strukturovaně, nebo po částech. Zaměstnanci díky tomu mohou upravovat nebo opakovaně používat pouze některé části rozsáhlých dokumentů.
Samozřejmostí je funkce sdílení, umožňující spolupráci více lidí. Pokud má být systém bezpečný, musí obsahovat také funkci nastavení oprávnění k přístupu. Díky ní může pověřený pracovník určit, kdo smí konkrétní dokumenty číst, používat nebo upravovat. Důležitou funkcí je i „uzamčení“ dokumentu v době, kdy jej někdo edituje, a takzvané verzování. Každý má pak přesný přehled o tom, kdo a kdy zasáhl do dokumentu, a jaké v něm provedl změny. Jednotlivé „zásahy“ lze pak dohledat i zpětně a případné nechtěné změny vrátit zpět.
Dalšími funkcemi, které by měl document management system obsahovat, jsou pak kvalitní fulltextové vyhledávání nejen ve složkách, ale i v obsahu dokumentů, a podpora workflow. Jak jsme naznačili výše, cyklus či proces zpracovávání a schvalování dokumentů se tím zpřehlední: každý pověřený člověk má stanoven v systému termín. Během něj musí provést svou část práce. Systémy většinou umí dotyčného na povinnost upozorňovat e-mailem. Každý typ dokumentu (smlouva, faktura, nařízení) přitom může mít v systému vlastní „životní cyklus“, tedy šablonu vytváření. Důležité je pak samozřejmě správné archivování. Systémy většinou mají nastavenou životnost jednotlivých dokumentů. Pokud pak konkrétní dokument přestane být aktuální, přesune se do archivu. V systému tedy zůstává, pouze je při běžné práci „skryt“.
Kvalitní systémy správy dokumentů výše uvedené požadavky většinou splňují. Firma ale může mít konkrétní, nadstandardní požadavky. Proto je při výběru ideálního systému dobré nejprve stanovit, co od něj firma očekává, a až poté oslovit některé výrobce. Ten svůj systém rád předvede a případně přizpůsobí specifickým požadavkům zákazníka.
