Rozhodnout se pro účast na veletrhu je jedna věc, zařídit všechno potřebné, aby účast nebyla zbytečně vyhozenými penězi, je věc druhá.
Poučený manažer by měl vědět, že důležitá není cena účasti na veletrhu sama o sobě, ale vztah mezi tím, kolik zaplatíme a co nám veletrh přinese. Jestli je lepší zastrčený stánek na prestižním veletrhu, kam přijdou všichni, nebo naopak okázalejší na sice menší akci, ale speciálně zaměřené na vlastní obor podnikání.
Finanční náročnost je do značné míry závislá na zvoleném typu a velikosti stánku. Správná volba nezáleží na ničem jiném, než na velikosti a rozsahu toho, co má být na stánku představováno. Jak uspořádání výstavy, tak i volbu vhodného typu expozice a souvisejících propagačních akcí je samozřejmě vhodné přinejmenším prodiskutovat s odborníky.
V souvislosti se stánkem je ještě třeba pečlivě promyslet dvě věci – vnitřní vybavení a zajištění energií a dalších sítí. Vnitřním vybavením nejsou zdaleka jen exponáty a audiovizuální prezentační technika, ale také stolky, židle, pohovky, pohoštění, informační materiály a drobné dárky. Zásobení energiemi je pak nutné nejen proto, aby stánek svítil a v kuchyňce bylo možné uvařit kávu, ale například i pro předvádění některých výrobků.
Sice se nedá předpokládat, že by v dohledné době u nás opět vyhořel nějaký veletržní pavilon, nicméně jedno poučení si je třeba z podzimního případu Průmyslový palác vzít – vystavovatel by měl pečlivě prostudovat podmínky pojištění expozice a nezajišťuje-li pojištění organizátor veletrhu, pojistit se samostatně.
Informovat předem své obchodní partnery o účasti na veletrhu a pozvat je do expozice je snad samozřejmostí, stejně jako upravený, informovaný a komunikativní personál na stánku. A nezapomeňme na konkurenci – neprostudovat, čím se chlubí a jak vypadá její stánek, by byla velká chyba.
