ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE MEZI STÁTNÍ SPRÁVOU A PODNIKATELSKOU SFÉROU SE NESMĚLE, ALE PŘECI JEN ROZVÍJÍ. NA RŮZNÉ ÚŘADY LZE VZNÁŠET ELEKTRONICKOU FORMOU DOTAZY, POSÍLAT FORMULÁŘE, PODÁVAT I NĚKTERÁ DAŇOVÁ PŘIZNÁNÍ.
Podnikatelské počty jsou jednoduché: úspory jdou do statisíců PONĚKUD POKULHÁVÁ JEDNOTNÝ PŘÍSTUP STÁTNÍ SPRÁVY K UZNÁVÁNÍ DOKLADŮ, KTERÉ SI FIRMY ZASÍLAJÍ ELEKTRONICKY. TO JE I PŘÍPAD ELEKTRONICKÉ FAKTURACE. Sdružení pro informační společnost (SPIS), jehož posláním je prosazovat rozvoj a využívání moderních informačních a komunikačních technologií v ČR, koncem loňského roku přišlo s aktivitou nazvanou „Normální je fakturovat elektronicky“. Tomuto tématu také byla věnována konference „Elektronická fakturace“, na níž zazněly argumenty pro elektronickou fakturaci. Byl zmapován současný stav elektronické fakturace, přístup státu k ní a rovněž mezinárodní, především evropské, souvislosti. Cílem projektu „Normální je fakturovat elektronicky“ je pomoci sjednotit pravidla elektronické fakturace a následně prosadit a přispět k rozšíření elektronické faktury jako plnohodnotného daňového dokladu. RYCHLOST, EKOLOGIE, PENÍZE Základním přínosem elektronické fakturace je možnost plné automatizace elektronických dokladů. V současné době řada systémů využívá elektronické objednávání a elektronické placení. Celý proces však komplikuje papírové zpracování daňového dokladu. Ten zrychlí především automatizace, protože faktura se přenáší během několika minut a není ji nutné znovu z papíru zadávat do počítače. Kromě úspory lidské práce a nákladů na poštovné je důležitou výhodou i zamezení vzniku chyb. To podstatně zpřesní vedení účetnictví i likvidaci faktur. Nezanedbatelným přínosem je také ekologický aspekt, protože náklady na papír úměrně klesnou. Konkrétní přínosy můžeme demonstrovat na následujících údajích: Jen na poštovném se na straně odesílatele ušetří minimálně 10 korun. Výhody na straně příjemce jsou však podstatně větší a odhadují se až na 30 korun za doklad. Středně velká firma, která měsíčně posílá zhruba 5000 dokladů a přijímá 2000 dokladů, tak ušetří za jediný měsíc zhruba 110 000 korun. A to nepočítáme úspory za archivaci a manipulaci s archivovanými daty. Při režimu elektronické fakturace dochází ke zkrácení procesu zpracování dokladu o 80 %, administrativní náklady jsou o 50 % nižší a chybovost klesá dokonce o 99 %. Jedním z klíčových faktorů úspěchu však je, aby se na tento způsob výměny dokladů přešlo pokud možno v co největším měřítku. Faktura je prakticky nejpoužívanějším obchodním dokladem a její digitalizace zajistí životaschopnost a pružnost administrativy. LEGISLATIVNÍ MANTINELY
Současná legislativa v České republice použití elektronických faktur dovoluje. Stanovisko ministerstva financí je kladné a denně jsou i v České republice vytvářeny a přijímány stovky elektronických faktur. Elektronická forma daňových a účetních dokladů je za splnění technických podmínek přípustná a je možno na základě daňových dokladů v uvedené formě prokazovat nárok na odpočet daně. Teoreticky tedy možnost elektronické fakturace existuje, v praxi však naráží na různý výklad zákona. Informovanost je v této oblasti velmi nízká a řada zodpovědných pracovníků o možnosti elektronické fakturace neví nebo se obává názorů finančních úřadů, kterým předkládá daňová přiznání. Státní orgány se pro změnu obávají rizik a možného zneužívání elektronických dokladů. Novela zákona o dani z přidané hodnoty, účinná od 1. října 2003, přímo zmiňuje a do určité míry upravuje daňové doklady v elektronické formě. Podle této novely je plátce povinen uchovávat daňové doklady v písemné nebo elektronické formě tak, jak byly vystaveny. Dále je podle této novely umožněno převést daňové doklady vystavené v písemné formě do formy elektronické. Elektronická forma dokladu, která byla vytvořena převodem z papírové formy daňového dokladu, se považuje také za daňový doklad. V oblasti elektronické formy daňových dokladů se výše uvedený zákon odkazuje na zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Z účetního hlediska je podle znění zákona o účetnictví nahrazení účetních písemností účetními záznamy v technické podobě přípustné. Z technického hlediska je nutno zabezpečit, aby takto vytvořený daňový doklad byl hodnověrný a nemohl být změněn po jeho vytvoření. Z uvedeného vyplývá, že elektronická forma daňových a účetních dokladů je za splnění všech technických podmínek přípustná a je možno na základě daňových dokladů v uvedené formě prokazovat nárok na odpočet daně. Důkazní břemeno prokazující hodnověrnost daňového dokladu v elektronické podobě pro účely daňového přiznání (případně soudního řízení) je na plátci, který daňový doklad v této podobě vystavil.
STANDARDIZACE E-FAKTURACE V současné době je na trhu nabízeno několik desítek různých systémů, z nichž některé nesplňují základní podmínky zajištění hodnověrnosti a integrity dokladu. Na druhé straně informovanost v České republice je v této oblasti velmi nízká. Přitom elektronická fakturace by ve svém důsledku měla vést k efektivnějšímu zpracování dokladů. Je však jisté, že elektronické zpracování by mohlo v případě nepřipravenosti kontrolních orgánů ztížit jejich činnost. Proto je snahou Sdružení pro informační společnost ve spolupráci s ministerstvem financí a ministerstvem informatiky připravit standardní postupy pro elektronickou fakturaci, které by odstranily současné nejistoty, definovaly možná rizika a navrhly příslušná technická řešení pro jejich odstranění. Rizika jsou spojena především s tím, aby elektronické faktury splňovaly požadavky na hodnověrnost dokladu, jeho integritu, neodmítnutí původu a neodmítnutí příjmu. Podstatné je si uvědomit, že se bude jednat o tisíce dokladů posílaných každý den, jejichž manuální kontrola je technicky těžko realizovatelná. Kontrola možných rizik je proto hlavním důvodem, proč jsou jednotlivé finanční úřady při posuzování elektronické fakturace opatrné. Přesto je elektronická fakturace krokem vpřed a je nutné ji prosazovat. PROČ NEVYSTAVUJETE FAKTURY ELEKTRONICKY? Podle našeho názoru to legislativa neumožňuje 9 % Máme obavy z rozdílných stanovisek FÚ 17 % Nemáme k tomu vhodný software 25 % Nepovažujeme to za efektivní 9 % Nemáme zájem, protože stejně budeme doklady tisknout na papír 12 % Jiný důvod 28 % VYSTAVUJETE FAKTURY ELEKTRONICKY?
Ano 17 %
Ne 83 %
POKUD BUDE VYJASNĚNO POUŽÍVÁNÍ EL. FAKTURY V ČR:
Budeme posílat elektronické faktury 53 %
Budeme akceptovat elektronické faktury 43 %
Nemáme zájem o elektronické faktury 4 %
Pramen: SPIS
