SPOLEČNOST EMCONejdůležitější při instalaci podnikového softwaru je pečlivá příprava. Potom tato inovace přináší jen prospěch. Takové má zkušenosti ředitelka mezinárodního obchodu firmy Emco Jana Vyskočilová. Bez dobrého podnikového softwaru (ERP) se nedá řídit veliký podnik.
SPOLEČNOST EMCO
Nejdůležitější při instalaci podnikového softwaru je pečlivá příprava. Potom tato inovace přináší jen prospěch. Takové má zkušenosti ředitelka mezinárodního obchodu firmy Emco Jana Vyskočilová.
Bez dobrého podnikového softwaru (ERP) se nedá řídit veliký podnik. Takový názor zastává česká společnost Emco, známá zejména jako výrobce cereálií. Výběru správného softwaru proto odborníci Emco věnovali před vlastní instalací několik měsíců. Celý proces není nijak jednoduchý a zároveň je pro firmu velmi důležitý. Protože Emco tímto procesem prošlo, mohou se jiné firmy inspirovat, případně poučit z jejich chyb. Co tedy bylo pro Emco klíčové?
„Zpětně hodnotíme jako klíčový výběr společnosti, která nám vybraný software instalovala,“ říká ředitelka mezinárodního obchodu firmy Emco Jana Vyskočilová. Pokud dodavatel (implementátor) nemá dostatečně stabilní zázemí pro kontinuální rozvoj systému, nebude vám v budoucnu schopný nabídnout takové služby, jaké potřebuje vaše rostoucí firma. I jednoduché a rychle potřebné úpravy systému se pak snadno stanou velkým problémem. To se už Emcu jednou v minulosti stalo.
„Výběru jsme proto věnovali velikou pozornost a vyplatilo se nám to. Velmi doporučujeme například navštívit všechny referenční zákazníky potenciálních implementátorů,“ radí Vyskočilová návod na poznání kvalitního dodavatele podnikového softwaru.
V Emcu hledali systém, který poroste s firmou a bude stačit na několik let podnikání. Navíc požadovali komplexní systém, který zvládne všechny procesy ve firmě. Nakonec se rozhodli pro software Microsoft Navision. Kromě toho, že splňoval dané požadavky, měl další výhodu. V části firmy už totiž provozovali jeho předchozí verzi a novou tak mohli koupit s výraznou slevou.
SKROMNÉ ZAČÁTKY
Emco původně v dobách začátečnických sídlilo v soukromém bytě, později se přestěhovalo do skladů a kanceláří na pražském Žižkově a objevily se také první počítače. Nebyly však propojeny sítí a údaje z jednoho počítače se do druhého přenášely na disketách. Případně bylo nutné je zadávat ručně z podkladů v papírové podobě.
S rozvojem firmy počítače propojila síť a Emco nasadilo první podnikový software, který měl pomoci s řízením firmy. Zvolený program Dialog však umožňoval pouze účetnictví, žádnou další přidanou hodnotu už neměl. „Rozhodli jsme se proto v roce 1998 pro Navision. Chtěli jsme, aby software pomohl manažerům v řízení podniku,“ vzpomíná Vyskočilová.
Navision 3.56 už kromě účetnictví zvládal i řídit prodej, ale Emco potřebovalo informačním systémem provázat také logistiku a výrobu. Právě proto se v Emcu rozhodli podnikový software změnit či rozšířit. Nová verze Navisionu, kterou instaloval spolehlivý partner, dnes pomáhá skutečně celé firmě.
„Chtěli jsme jednotný systém, který by manažerům umožnil kontinuálně sledovat finanční údaje o stavu společnosti, obchodním zástupcům stavy výrobků na skladech a také ostatním zaměstnancům poskytoval potřebné informace pro jejich práci,“ říká Jana Vyskočilová. To se splnilo.
Pomocí Navisionu nyní například všichni oprávnění pracovníci v Praze vidí, jaké zboží a v jakých objemech se nachází třeba ve skladu slovenské pobočky. Podobně mohou do systému přistupovat obchodníci, kteří cestují po celé republice. Okamžitě vědí, jaké množství kterého výrobku má Emco zrovna na skladě a kolik jej mohou okamžitě zavézt k zákazníkovi. K tomu samozřejmě vidí veškeré informace o zákazníkovi, k němuž jde zrovna dojednávat další obchod.
Je tak dobře informován o stavu plateb, kolik a jaké zboží si zákazník naposledy objednal, a jestli již všechno obdržel. Díky spojení přes internet se nemusejí obchodníci zbytečně zdržovat v kanceláři, ale mohou pracovat efektivněji přímo v terénu.
ÚSPORY A ZASE ÚSPORY
Firmě takový kompletní přehled přinesl především snížení objemu skladových zásob. Díky perfektnímu přehledu o stavu zásob blokovaných v objednávkách a zboží na cestě klesá doba, po kterou se zásoby zdržují ve skladech. Nyní je průměrná doba obrátky tři týdny, předtím to byly i dva měsíce.
Kompletní provázaností celého systému byla také ušetřena tři pracovní místa lidí, kteří přepisovali data z nejrůznějších formulářů do počítače. Automatizací se také prakticky odstranila chybovost při přepisování formulářů.
Navíc nový systém umí elektronicky komunikovat s obchodními řetězci prostřednictvím systému EDI. Hypermarkety si tak ze společnosti Emco objednávají automaticky přes internet a například s Makrem si Emco už neposílá ani papírové faktury. Vše jde výhradně elektronickou cestou.
JAK NA TO?
Před samotnou instalací podnikového softwaru doporučuje Jana Vyskočilová důkladně zanalyzovat celou firmu. V Emcu věnovali analýze celých šest týdnů. „Nechtěli jsme se přizpůsobit softwaru, ale chtěli jsme program přizpůsobit nám,“ říká Jana Vyskočilová. V každém oddělení vybrali člověka, který dodavateli vysvětlil požadavky a představy. To firmě zajistilo zapracování všech požadovaných funkčností do nového podnikového softwaru. Důležité bylo také testování programu a především školení zaměstnanců. Tím museli ve firmě projít všichni, kdo s novým program pracují.
Výši investic nechtějí v Emcu prozradit. „Byly to ale dobře investované peníze, které nám pomohly v konkurenčním boji. Oproti konkurenci máme výhodu zejména při komunikaci se zahraničními obchodními řetězci,“ dodává Jana Vyskočilová.
* ČESKÉ MÜSLI
Emco je ryze česká firma, založená roku 1991. Tehdy cereálie patřily k nedostatkovému zboží. Zakladatel a jediný majitel Emca Zdeněk Jahoda nejdříve cereálie dovážel ze zahraničí, později začal na trh uvádět cizí výrobky pod svou značkou. A nakonec Emco začalo vyrábět vlastní müsli. Dnes má tři výrobní závody v Česku a své výrobky vyváží do více než 15 zemí světa - kromě těch obligátních jako Polsko a Slovensko, je to třeba i Maroko a Japonsko.
