Vedení evidence pracovní doby je povinností zaměstnavatele
V praxi se klienti často zabývají otázkami o evidenci pracovní doby. Současná právní úprava je stručná a neposkytuje jednoznačný návod, jak mají zaměstnavatelé postupovat.
Především je nutné rozlišovat mezi evidencí docházky a pracovní doby. Evidence docházky není ze zákona povinná a není zpravidla totožná s evidencí pracovní doby, protože pouze označuje, jakou dobu se zaměstnanec zdržuje na pracovišti, nikoli že přímo pracuje. Oproti tomu vedení evidence pracovní doby je zákonnou povinností zaměstnavatele a její nedodržení je správním deliktem dle zákona o inspekci práce. Za tento správní delikt lze uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 400 tisíc korun.
Průkaznost a přehlednost
Právní úprava evidence pracovní doby je zakotvena v § 96 odstavce 1 a 2 zákoníku práce (zákona č. 262/2006, ve znění pozdějších předpisů; ZP). Zaměstnavateli je uložena povinnost evidovat za prvé skutečně odpracovanou dobu, za druhé odpracovanou práci přesčas, za třetí odpracovanou noční práci, za čtvrté pracovní pohotovost a za páté odpracovanou dobu v pracovní pohotovosti. Pokud zaměstnavatel začlenil konto pracovní doby, což není v praxi časté, musí evidovat i další údaje (viz § 87 ZP).
Práce přesčas by měla být evidována odděleně podle toho, zda byla zaměstnanci nařízena nebo s ním dohodnuta. V kalendářním roce lze totiž nařídit maximálně 150 hodin práce přesčas, další musí být se zaměstnancem dohodnuta (§ 93 odstavce 2 a 3 ZP). Dále je možno doporučit, aby z evidence bylo možné vyčíst, že zaměstnanci byla poskytnuta přestávka v práci na jídlo a oddech (§ 88 ZP), případně i bezpečnostní přestávka (§ 89 ZP). Totéž platí i pro možnou kontrolu dodržování nepřetržitého odpočinku mezi dvěma směnami a odpočinku v týdnu (§ 90 a § 92 ZP). Zaměstnavatelé dále musejí evidovat důvody, proč zaměstnanci nepracují, protože s absencí zaměstnance mohou být spojeny různé povinnosti a práva, například povinnost vyplácet v některých případech náhradu mzdy, nebo naopak možnost disciplinárně postihnout neomluvenou absenci.
Zaměstnavatel může vést evidenci v listinné i elektronické formě. V obou případech platí, že dodatečné změny v evidenci jsou nepřípustné. Pravidla znemožňující manipulace s evidencí mohou omezit potenciální spory o správnosti evidence. Současně tím bude splněn požadavek vycházející z judikatury Nejvyššího soudu ČR, aby evidence byla průkazná. Druhým požadavkem je její přehlednost.
Kontrola se vyplatí
Vedení evidence pracovní doby je povinností zaměstnavatele, a proto nemůže být přenesena na zaměstnance. To však neznamená, že by od zaměstnance nemohla být požadována určitá součinnost, například při záznamu zahájení či ukončení výkonu práce.
Pokud zaměstnanec zadává vstupní data, zákoník práce nestanoví, zda a jakým způsobem musí evidenci následně schvalovat nebo kontrolovat zaměstnavatel. Schválení dat je však vhodné zejména proto, že teprve tímto úkonem zaměstnavatel de facto splní svou evidenční povinnost – do schválení jde pouze o faktický úkon zaměstnance. Součástí schválení by měla být i kontrola nadřízeným zaměstnancem. Ten má garantovat, že údaje uvedené zaměstnancem jsou v souladu se skutečností. Schválením evidence přebírá nadřízený zaměstnanec rovněž odpovědnost za správnost evidence.
Zaměstnavatelé by měli prostřednictvím vedoucích zaměstnanců, jejichž role je klíčová, pečlivě vést evidenci pracovní doby zaměstnanců. Ta může sloužit jako efektivní potvrzení plnění mnoha povinností zaměstnavatele v případě kontroly příslušných institucí a současně ji lze použít i k interním kontrolám či auditům zaměstnavatele.
