Firmy čekají zásadní změny v komunikaci s úřady.
Místo papíru a obálek si budou s úředníky povinně dopisovat přes datové schránky. O část příjmů kvůli tomu přijde Česká pošta. Má však náhradu. Provoz nového elektronického systému totiž získala bez výběrového řízení.
Všechny české firmy poznají už v příštím roce na vlastní kůži významné dopady elektronizace veřejné správy. Na základě zákona o eGovernmentu schváleného parlamentem budou komunikovat s úřady nebo soudy přes takzvané datové schránky.
Zatímco dosavadní vymoženosti eGovernmentu jako například elektronická daňová přiznání jsou prozatím pouze volitelným způsobem, jak si usnadnit život, datové schránky budou pro všechny firmy působící v Česku povinné. Stejně tak bude jejich používání povinné pro výměnu dokumentů mezi samotnými úřady. Naopak fyzické osoby si budou moci i dále vybrat, zda jim vyhovuje více stávající papírová nebo elektronická cesta.
Schránka není E-mail
Datové schránky jsou už druhým pokusem, jak přimět firmy i úředníky k používání elektronické komunikace. Tím prvním bylo zavedení povinných elektronických podatelen u všech veřejných institucí. Do nich mohou už dnes lidé posílat dokumenty v digitální podobě. Jedinou podmínkou je jejich „podepsání“ elektronickým podpisem.
Elektronické podatelny se však podle Ondřeje Felixe, který působí jako poradce náměstka ministra vnitra pro informatiku Zdeňka Zajíčka, příliš neosvědčily. „V menších obcích je nepoužívá v podstatě nikdo. Ve větších městech či úřadech se pohybuje podíl takto přijatých zpráv maximálně v jednotkách procent,“ tvrdí Ondřej Felix. Proto se ministerstvo rozhodlo na lidi zatlačit zavedením datových schránek. Minimálně ze strany úřadů tak bude elektronická komunikace povinná. Jinými slovy – každé firmě a člověku, který si schránku zřídí, budou muset úředníci posílat dokumenty právě do ní.
Informační systém datových schránek bude spravovat ministerstvo vnitra. Provoz pak zákon svěřil držiteli poštovní licence. Tím je v případě tuzemska Česká pošta. „Datová schránka není ani e-mail, ani archiv pro ukládání dokumentů,“ upozorňuje ředitel sekce rozvoje služeb eGovernmentu České pošty Petr Stiegler. Schránka podle něj představuje elektronické úložiště určené pro doručování zpráv a dokumentů od veřejné správy firmám i lidem a naopak. Od e-mailu se liší v jedné zásadní věci – nebude je možné používat pro komunikaci dvou firem nebo lidí mezi sebou. „Vzhledem k tomu, že pošta v rámci systému chystá i elektronickou obdobu zásilky do vlastních rukou, nebude muset už žádný majitel schránky stát ve frontě na poště a vyzvedávat si obálku s pruhem,“ dodává Stiegler.
Vedoucí odboru informatiky Krajského úřadu Plzeňského kraje Václav Koudele schránky přirovnává ke kombinaci e-mailu a elektronického bankovnictví. „Chcete dejme tomu požádat o rybářský lístek? Není nic snazšího: prostřednictvím své datové schránky si vyberete příslušný formulář, který už bude předvyplněn vašimi kontaktními údaji a po vyplnění dalších potřebných údajů jej jednoduše odešlete na úřad k vyřízení,“ přibližuje Koudele. „Až úřad vaši žádost vyřídí, dostanete stejným způsobem do datové schránky informaci o tom, že vám byl lístek vydán a byl odeslán na vaši adresu,“ dodává. Při plném využívání datových schránek by podle Koudeleho byl ideální stav, kdy podobně jako u bank bude stačit pouze jedna návštěva úřadu. Poté už bude možné všechno řešit elektronicky.
Ostrý provoz má začít od 1. července příštího roku. Ve stejnou dobu vstoupí zákon o eGovernmentu v účinnost. Ministerstvo vnitra a Česká pošta chystají na začátek roku 2009 informační kampaň.
Firmy automaticky, lidé na požádání
DATOVÉ SCHRÁNKY
• elektronická úložiště sloužící k oboustranné komunikaci lidí a firem s úřady
• od 1. července 2009 je budou povinně používat všechny úřady, soudy i soukromé firmy
• pro fyzické osoby jsou dobrovolné, je třeba podat žádost
• provozuje je Česká pošta, zřízení datové schránky bude zdarma
Jak již bylo zmíněno, povinnost používat datové schránky nebude platit pro každého. Od toho se odvíjí i způsob přidělování schránek. Úřady a orgány veřejné moci obdrží datovou schránku bezprostředně po jejich zavedení. Podobně je tomu u právnických osob. Těm bude datová schránka zřízena hned poté, co Česká pošta obdrží informaci o jejich zapsání do obchodního rejstříku. Naopak každý zájemce z řad fyzických osob i fyzické osoby podnikající si o datovou schránku budou muset sami zažádat. Pošta ji zřídí do tří dnů od podání žádosti. Jak v případě firem, tak fyzických osob bude zřízení schránky zadarmo.
Ondřej Felix slibuje, že se firmy nemusí obávat ani žádných dalších vedlejších nákladů na novou formu komunikace. „Náklady budou nulové. Firmám bude stačit vybavení, které používají pro jakékoliv služby na internetu už nyní, tedy počítač a internetové připojení,“ ujišťuje Felix.
Vzhledem k ryze soukromému charakteru dat a dokumentů v datových schránkách je podle Ondřeje Felixe důležité i správné zabezpečení schránek. Přístup do nich proto bude mít pouze oprávněná osoba. Tou je v případě „osobní“ schránky samotná fyzická osoba, která ji zřídila. Ve firmě je možné určit jako oprávněnou osobu člena statutárních orgánů nebo organizační složky. Pro samotný přístup do schránky obdrží oprávněná osoba takzvaný identifikátor a přístupové údaje.
Jak přesně bude identifikátor vypadat, zatím není známo. Přesnou podobu určí až speciální vyhláška ministerstva vnitra. Jisté však je, že díky omezení přístupu do schránky pouze pro oprávněné osoby odpadá nutnost zasílané dokumenty podepisovat zaručeným elektronickým podpisem. Vzhledem k nízké oblibě a rozšířenosti elektronického podpisu mezi lidmi i firmami v Česku to může přispět k atraktivitě komunikace přes datové schránky.
Založená datová schránka bude dotyčného člověka nebo firmu doprovázet doslova celý život. A dokonce i nějakou dobu po něm. Podle Ondřeje Felixe sice po úmrtí fyzické osoby nebo zániku firmy dojde k znepřístupnění schránky, ta však bude i nadále existovat včetně samotného obsahu. K úplnému zrušení dojde až tři roky po smrti nebo zániku firmy.
Místo známky a obálky jen časové razítko
Při doručování elektronických dokumentů se pošta obejde bez listonoše. Jinak ale celý proces předávání zpráv připomíná běžnou poštovní rutinu: ke každé odesílané datové zprávě pošta připojí kvalifikované časové razítko, doručí ji do datové schránky adresáta, vyrozumí jej o jejím dodání a nakonec informuje odesilatele o úspěšném či neúspěšném doručení. O všem přitom povede podrobnou evidenci, podobně jako u doporučených dopisů. Majitel datové schránky si pak takovou zásilku jednoduše „vyzvedne“ přes internet.
Vedle principů fungování datové komunikace zákon o eGovernmentu zavádí ještě jednu novinku. Podle náměstka ministra vnitra pro informatiku Zdeňka Zajíčka datové schránky budou fungovat také jako jakýsi „bič“ na firmy, které se vyhýbají převzetí některých zásilek. Každá zpráva odeslaná do datové schránky totiž bude považována za doručenou buď po otevření schránky nebo po deseti dnech od odeslání. Vyhnout se přijetí dokumentu nebo obsílky tak bude prakticky nemožné. Relativně přísný režim doručení se setkal při diskuzích o podobě zákona s velkou kritikou. Ondřej Felix však upozorňuje, že nynější úprava může být za určitých okolností ještě přísnější. „Takzvaná fikce doručení funguje v některých správních předpisech tak, že když vám není zásilka doručena, tak se vyvěsí na úřední desku. Tam visí třicet dnů, vy o tom vůbec nemusíte vědět, a pak se také považuje za doručenou,“ dodává Felix.
V počítači jako na papíře
Aby bylo možné zasílat úřadům dokumenty v elektronické podobě, je logicky potřeba nejprve je do této podoby převést. Tento problém v zákoně o eGovernmentu řeší pojem takzvané autorizované konverze dokumentů. Ta zrovnoprávňuje elektronické a papírové dokumenty a stanovuje pravidla jejich převodu oběma směry – z papíru do datové podoby i naopak.
Konverzi budou moci podle zákona provádět pouze kontaktní místa veřejné správy, tedy především Czech Pointy. V případě převodu do papírové podoby úředník zkontroluje časové razítko a elektronický podpis původního elektronického dokumentu, převede dokument na papír a připojí ověřovací doložku. V případě opačného postupu k výslednému elektronickému dokumentu připojí svůj elektronický podpis. Úředníci přitom budou údaje o všech provedených konverzích uchovávat.
Tento převod má být možný u většiny dokumentů, příloh a podobně. Výjimkou jsou jen dokumenty v listinné podobě, které elektronicky nahradit nelze – typicky občanské průkazy, pasy, cenné papíry nebo šeky a směnky.
Pošta přijde o miliony
Česká pošta na zavedení datových schránek prodělá i vydělá zároveň. Na jedné straně přijde o jisté peníze za doporučené dopisy od úředníků, na straně druhé bude schránky podle zákona o eGovernmentu sama provozovat. Při připomínkování zákona se tato skutečnost setkala s kritikou. Hlavním důvodem nespokojenosti některých zákonodárců byl fakt, že Česká pošta získala zakázku na provozování datových schránek bez výběrového řízení. Podle ředitele sekce rozvoje služeb eGovernmentu České pošty Petra Stieglera je však přiklepnutí provozování schránek držiteli poštovní licence logickým krokem. Pošta má podle něj zkušenosti s doručováním papírových zásilek a vinou elektronizace navíc přijde o významnou část příjmů. Ty by proto měly alespoň částečně kompenzovat poplatky za doručování elektronických zásilek prostřednictvím virtuálních schránek.
V čem tedy vlastně spočívá úkol České pošty? V první řadě musí vybrat dodavatele technologií pro informační systém datových schránek. „V červenci pošta vyhlásila soutěž o návrh technického řešení. Hlavním požadavkem je vedle samotné úrovně řešení hlavně úroveň zabezpečení a cena. Klíčovým požadavkem je pak dodržení termínu spuštění systému v den počátku účinnosti zákona o eGovernmentu, tedy k 1. červenci 2009,“ vysvětluje Petr Stiegler. Termín pro odevzdání návrhů vypršel podle Stieglera na konci září, v říjnu se uskutečnil výběr. Vítěze soutěže však Česká pošta zatím neprozradila. Konečnou podobu řešení totiž chce ještě konzultovat s ministerstvy vnitra a financí. Otevřená zůstává prozatím i otázka financování provozu datových schránek.
