Elektronický způsob zadávání pomůže zvýšit konkurenci a transparentnost
Jednou z mála zásadních novinek, které přináší nový zákon o veřejných zakázkách schválený v polovině března, je možnost elektronizace zadávání. Tato progresivní změna není výsledkem nějakého náhlého obratu v přístupu tuzemských úředníků, ale spíše důsledkem povinné transpozice evropských zadávacích směrnic do našeho právního řádu.
Elektronizace zadávání veřejných zakázek (e-Procurement) je součástí obecného trendu cíleně uplatňovaného v rámci celé EU, kterým je elektronizace veřejné správy jako celku. Jak ukazují první poznatky z praxe zavádění těchto nových technologií v jiných státech EU, lze při využití všech prvků elektronického zadávání dosáhnout značných úspor. Samotné vytvoření a následná realizace zákonem umožněného konceptu (zákon nestanoví povinnost, pouze otevírá nové možnosti pro budoucí vývoj) ovšem bude vyžadovat investice do zajištění softwarových řešení v řádech stovek milionů korun. Je nutné vzít v úvahu to, že elektronická forma zadávání není vhodná po všechny typy veřejných zakázek a že podmínkou rozšíření tohoto konceptu v ČR je samozřejmě dostatečný zájem dodavatelů.
Konkrétními novými prvky v rámci elektronizace zadávání veřejných zakázek jsou dynamické nákupní systémy a elektronické aukce.
Dynamický nákupní systém.
Vzniku plně elektronického prostředí pro opakované zadávání zakázek na pořízení běžného, obecně dostupného zboží, služeb či stavebních prací pomáhá dynamický nákupní systém. Zadavatel nebude muset tyto zakázky zadávat v běžné zadávacím řízení, ale bude oprávněn je zadat prostřednictvím dynamického nákupního systému některému z přítomných potenciálních dodavatelů. Dynamický nákupní systém vychází ze zásad otevřeného řízení s tím zvýhodněním, že veškerá vzájemná komunikace a úkony probíhají levněji a rychleji - elektronicky.
Jde o obligatorně otevřený systém vytvořený na dobu určitou, do něhož bude umožněno vstoupit každému dodavateli, který zadavateli na základě oznámení otevřeného řízení předloží předběžnou nabídku splňující podmínky zadavatele a zároveň splní podmínky pro vstup do systému.
Zadavatel tak následně bude mít k dispozici adresář dodavatelů, kteří budou vyzýváni k podávání nabídek na realizace jednotlivých veřejných zakázek. Dojde ke vzniku specifického konkurenčního prostředí mezi dodavateli a spolu s využitím ekonomických způsobů elektronické komunikace budou finanční prostředky zadavatele využity optimálním způsobem.
V první fázi zavedení dynamického nákupního systému použije zadavatel jednotný formulář pro výzvu, na základě které budou potenciální dodavatelé předkládat své předběžné nabídky. V tomto oznámení bude zadavatel specifikovat druh i konkrétní předmět v budoucnu zadávaných zakázek.
Další fázi představuje zařazování dodavatelů do systému. Pokud zájemce splní stanovené podmínky, je zadavatel povinen jej do systému zařadit, o čemž dodavatele také vyrozumí. Případné nepřijetí musí být řádně odůvodněno.
Samo zadání konkrétní zakázky představuje třetí fázi systému. Jestliže má zadavatel úmysl veřejnou zakázku zadat, je povinen pro zachování otevřenosti a konkurence v systému umožnit vstup neomezeného počtu dalších potenciálních dodavatelů uveřejněním zjednodušeného oznámení opět ve formě jednotného formuláře. Při splnění obligatorních výše uvedených podmínek se může okruh dodavatelů opět rozšířit. Jakmile je adresář účastníků systému „úplný“, vyzve zadavatel všechny k podání nabídky na realizaci konkrétní veřejné zakázky. Podané nabídky zadavatel poté vyhodnotí za přiměřeného použití pravidel pro otevírání, posuzování a hodnocení nabídek v „běžném“ zadávacím řízení a rozhodne o přidělení veřejné zakázky.
Zadavatel je též ve třetí fázi dynamického nákupního systému oprávněn využít institutu elektronické aukce, ke kterému přistoupí po předběžném vyhodnocení podaných nabídek, což přinese menší administrativní zátěž pro zadavatele a zajistí objektivní hodnocení nabídek.
Elektronická aukce.
Automatizovaný prostředek pro hodnocení nabídek se nazývá elektronická aukce. Aby se mohla uskutečnit musí být hodnotící kritéria nastavena tak, aby byla vyčíslitelná a objektivně hodnotitelná. Předmětem hodnocení v rámci elektronické aukce nemusí být pouze cena, ale například i délka záruční doby, pravidlem zřejmě bude hodnocení na základě kombinace více kritérií.
Institut elektronické aukce lze použít při zadávání všech typů veřejných zakázek, vyjma stavebních prací nebo služeb týkajících se práv duševního vlastnictví, jako součást dynamického nákupního systému, rámcových smluv, i jako další krok standardního zadávacího řízení po vyhodnocení prvotních nabídek uchazečů (vždy musí být takový záměr již od počátku oznámen). Principem této aukce, nezávislé na zásazích ze strany zadavatele, je totiž předkládání nových snížených cen a případně kvantifikovatelných parametrů nabídek, takzvaných aukčních hodnot. Ty musí být odpovídající hodnotícím kritériím a zadavatel je může detailněji určit, lze například stanovit jejich limitní hodnoty. Jejich překročení již nebude pro uchazeče znamenat výhodnější postavení a bude muset změnit hodnoty jiných hodnocených parametrů nabídky. Proto musí zadavatel vždy před zahájením elektronické aukce pečlivě zvážit a stanovit váhu jednotlivých hodnotících kritérií. Výsledkem bude před zahájením oznámený matematický vzorec, na základě kterého budou v průběhu aukce vyhodnocovány parametry a pořadí každého podání a jejich dalších vylepšení.
Elektronické aukce mohou být ukončeny několika způsoby - stanovením konkrétního termínu ukončení nebo i nečinností účastníků, nebude-li po stanovenou dobu podána žádná nabídka, která by představovala alespoň minimální zlepšení oproti předchozímu podání. Tyto možnosti ukončení lze kombinovat i s určitým konečným počtem aukčních kol.
Rozhodnutí zadavatele o přidělení veřejné zakázky bude nahrazeno výsledkem elektronické aukce. Oznámení zadavatele o výběru nejvýhodnější nabídky s nejlepšími parametry má tak pouze deklaratorní povahu. Zadavatel není oprávněn rozhodnout o přidělení veřejné zakázky v rozporu s výsledkem elektronické aukce.
Čas čekání.
V současné době lze jen těžko odhadovat, do jaké míry se elektronické formy rozšíří v tuzemské praxi. Bude zřejmě záležet na tom, jakým tempem a s jakou kvalitou budou veřejné správě dostupné odpovídající komunikační technologie. V této souvislosti bude nad rámec nové úpravy veřejných zakázek bezesporu nutné náležitě vytvořit i obecné standardy technologických parametrů elektronické komunikace a jejího použití. Všechny právní úkony učiněné prostřednictvím elektronických sítí budou muset splňovat přísné nároky na dostatečnou míru zabezpečení.
