Základ sebemodernějšího firemního systému je stejný jako v minulosti - přínos pro samotné podnikání
Procesy nejsou výdobytkem minulého století, jedním z prvních lidí, který popsal procesy, byl Adam Smith v roce 1776. Inspirován článkem v Encyclopédie Diderot popisoval výrobu hřebíku následujícím způsobem: „Jeden muž protáhne drát, druhý ho narovná, třetí ho přestřihne, další ho označí, pátý ho obrousí a v dalších krocích mu přidají hlavičku atd.“ Výrobu hřebíku rozepsal do osmnácti kroků, takto popsaný výrobní proces přinesl zvýšení produktivity o 24 000 procent (toto neuvěřitelné procento je čerpáno z Wikipedie).
Dnes můžeme procesy popisovat a řídit pomocí celé řady moderních nástrojů, které podporují také navazující kontrolu. Ale pořád bychom měli mít na paměti, že podstatou zůstává přínos pro samotné podnikání. Ať už tím, že zvyšujeme obrat, snižujeme náklady, nebo snižujeme vnitřní pracnost, a tím se zvyšuje efektivita.
Obrovský nárůst dat, nové distribuční kanály, nové způsoby komunikace (sociální sítě, chaty, mobily…) kladou nové výzvy i v oblasti definice a podpory podnikových procesů. Stále častěji slyšíme o jejich elektronizaci, podpoře workflow a podobně. Na trhu je takových řešení celá řada, při jejich výběru je klíčové se držet toho, co platilo už v době Adama Smithe – zaměřit se na ten konkrétní proces od jeho počátku až na konec a hledat takové řešení, které dokáže tento proces podporovat jako celek.
Nesmíme zapomínat na to, že součástí každého procesu jsou a po nějakou dobu ještě určitě budou lidé. Digitalizace procesu by neměla pro uživatele znamenat vyšší zatížení či složitější ovládání. Je potřeba se vždy vracet k definici – kdy důležitější je vlastní proces, jeho elektronizace je pouze nástroj.
Zajímavým příkladem je elektronizace procesů na Českém úřadu zeměměřickém a katastrálním – ČUZK. Po skoro deseti letech od zprovoznění Informačního systému katastru nemovitostí je více než 80 procent požadavků na informace vyřizováno elektronicky dálkovým přístupem. Elektronizace dokáže nejen pokrýt veškerý nárůst požadavků na informace, ale vedla také ke snížení počtu pracovníků katastrálních úřadů. A to přesto, že počet zápisů vlastnických a jiných věcných práv k nemovitostem se za posledních deset let více než zdvojnásobil. Elektronizace nejen pokryla celý tento nárůst, ale navíc při současném objemu práce zkrátila čekání na provedení vkladu ze dvou měsíců na dva týdny.
CUZK je příkladem úspěšné elektronizace, protože nejdříve byl „vychytaný proces“, teprve potom se elektronizovalo.
