Od 1. ledna informační systém umožňuje dodávání zpráv i mezi soukromými subjekty
Projektem datových schránek postoupilo Ministerstvo vnitra České republiky na cestě k eGovernmentu. Po zprovoznění kontaktních míst Czech POINT a propojení veřejné správy jejími službami komunikační infrastruktury a před zavedením základních registrů – obyvatel, osob, práv a povinností a územní identifikace, adres a nemovitostí – je aktuálním tématem od konce roku 2009 zahájení provozu datových schránek od 1. listopadu.
Datové schránky v jejich české formě jsou novým fenoménem v evropském i světovém měřítku. Bude proto zajímavé sledovat, jak se systém datových schránek osvědčí především na začátku letošního roku, kdy jeho prostřednictvím mohou mezi sebou komunikovat i soukromé subjekty.
Dvě novinky
Do českého právního řádu začlenil institut datových schránek zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění pozdějších předpisů. Nabyl účinnosti 1. července 2009, a nikoli výjimečně v českém právním prostředí již byl několikrát novelizován. Zákon přinesl do českého právního systému dvě novinky – datové schránky a autorizovanou konverzi dokumentů, která je jejich logickým doplněním. Datovou schránku chápe zákon jako elektronické úložiště k doručování orgány veřejné moci, provádění úkonů vůči nim a po přijetí jedné z novel i k dodávání dokumentů fyzických osob a podnikajících fyzických a právnických osob. Datové schránky zřizuje a spravuje ministerstvo vnitra. To je i správcem jejich informačního systému. Jeho provozovatelem je pak držitel poštovní licence – Česká pošta.
Navzdory některým společným rysům není datová schránka totožná s e-mailovou. Navíc je garantovaně doručována adresátovi. Zpráva dodaná prostřednictvím datové schránky plně nahrazuje doporučenou zásilku – i do vlastních rukou. Orgán veřejné moci má povinnost doručovat subjektu se zřízenou datovou schránkou úřední listiny v elektronické formě. V praxi to kromě doručování písemností subjektům se zřízenou datovou schránkou znamená významné omezení možnosti vyhýbat se doručení úřední listiny. Platí totiž takzvaná fikce doručení. Při používání datových schránek není třeba opatřovat úkony elektronickým podpisem. Jeho význam však zůstává zachován například při zasílání e-mailu opatřeného zaručeným elektronickým podpisem.
Povinné a dobrovolné zřízení
Orgánům veřejné moci, právnickým osobám zřízeným zákonem a zapsaným v obchodním rejstříku, organizačním složkám zahraničních právnických osob zapsaným v obchodním rejstříku a insolvenčním správcům byly datové schránky zřízeny do 90 dnů od nabytí účinnosti zákona. Těmto subjektům byly zaslány přístupové kódy pro přihlášení do datové schránky. Ty jim byly nejpozději od 1. listopadu 2009 automaticky aktivovány a dostávají do nich zprávy.
Advokátům a daňovým poradcům budou datové schránky ze zákona zřízeny 1. ledna 2012, pokud si dobrovolně nepožádají o dřívější aktivaci.
Subjekty, jimž není datová schránka zřizována ze zákona – fyzické osoby, většina podnikajících fyzických osob a část právnických, například občanská sdružení a církve – mohou o její zřízení dobrovolně požádat. Na rozdíl od orgánu veřejné moci nemají ostatní subjekty povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky, ani pokud ji mají zřízenou. Aktivací datové schránky však všechny subjekty otvírají prostor k doručování. A případně i k fikci doručení ze strany orgánů veřejné moci. Aktivací se tedy případné právo používat datovou schránku mění de facto v povinnost.
Veřejná a privátní komunikace
Zákon původně předpokládal komunikaci prostřednictvím datových schrán pouze mezi orgány veřejné moci a jimi a fyzickými a právnickými osobami. Jeho novela však umožnila používat od 1. ledna 2010 datové schránky k dodávání zpráv i mezi soukromými subjekty. Za tuto komunikaci však na rozdíl od kontaktu s orgány veřejné moci či mezi nimi soukromé subjekty platí. Další odlišností je absence fikce doručení. Doručení dokumentu nastane až poté, co adresát potvrdí odesílateli jeho převzetí prostřednictvím své datové schránky – toto potvrzení je bezplatné.
Dle novely si orgány veřejné moci mohou zřídit více datových schránek. Naopak právnická osoba, která není orgánem veřejné moci, má stále nárok na zřízení pouze jedné datové schránky. Přístup je zřízen statutárnímu orgánu, který rozhoduje, kdo dokumenty z datové schránky vybírá.
Praxe
Hlavním problémem se při zavádění datových schránek ukazuje nedostatek informovanosti povinných subjektů i širší veřejnosti. Nelze však odhadnout, zda by projektu pomohla vyšší a účinnější informační podpora či je-li třeba poskytnout uživatelům více času, aby se s ním duševně vyrovnali.
Faktem však zůstává, že den před 1. listopadem 2009, kdy měly datové schránky začít povinně používat úřady a právnické osoby, je nemělo aktivováno přes 70 procent z nich. Ze statistik však vyplývá, že po několika týdnech provozu datových schránek začal systém fungovat. A 26. listopadu bylo jeho prostřednictvím odesláno milion datových zpráv. Do 15. listopadu bylo navíc 89 procent zpráv doručeno přihlášením uživatele do systému. Jeho uživatelé si do deseti dnů od odeslání z datové schránky nevyzvednou průměrně pouze pět procent zpráv, a proto u nich nastává fikce doručení. Ze zdrojů České pošty vyplývá, že to je srovnatelné s počtem fikcí doručovaných listovních obálek v minulosti.
S informační připraveností souvisí i fyzická. Informační systém datových schránek zásadní nedostatky nevykazuje. Masivní konverze listinných dokumentů do elektronické formy kvůli jejich odesílání systémem datových schránek, s níž se potýkají zejména soudy, a nároky na infrastrukturní vybavení zúčastněných subjektů však výrazně chod systému zpomalují.
Doručování
Navzdory některým společným rysům není datová schránka totožná s e-mailovou.
Navíc je garantovaně doručována adresátovi.
Zpráva dodaná prostřednictvím datové schránky plně nahrazuje doporučenou zásilku – i do vlastních rukou.
Orgán veřejné moci má povinnost doručovat subjektu se zřízenou datovou schránkou úřední listiny v elektronické formě.
Platba
Zákon původně předpokládal komunikaci prostřednictvím datových schrán pouze mezi orgány veřejné moci a jimi a fyzickými a právnickými osobami.
Jeho novela však umožnila používat od 1. ledna 2010 datové schránky k dodávání zpráv i mezi soukromými subjekty.
Za tuto komunikaci však na rozdíl od kontaktu s orgány veřejné moci či mezi nimi soukromé subjekty platí.
