S nástupem internetu v devadedesátých letech minulého století se začalo okamžitě poukazovat na jasný příklon k online službám. Představy o tom, že budeme mít k veškeré práci, zábavě a informacím přístup odkudkoliv, ovšem brzy vzaly za své. Hlavním důvodem odklonu od ukládání všech informací do světové sítě byla hlavně extrémně drahá a pomalá konektivita. V poslední době se ale zdá, že možnosti připojení dohonily nároky, jaké požadují současné kancelářské programy, a několik prvních skutečně použitelných online textových a tabulkových editorů si pomalu začíná hledat své místo na trhu.
Aby pro své uživatele byly atraktivní, musejí se tyto produkty vzhledem k hegemonii komerčních aplikací na klasických pracovních stanicích odlišit. Lákají hlavně cenou - jsou totiž vesměs dostupné zdarma. Navíc nutně musejí umět komunikovat v běžně používaných formátech, tedy i v uzavřených .doc a .xls, protože bez této schopnosti by byly asi tak platné jako dotace na slepeckou hůl, kterou kdysi dávno poskytlo hluchoněmému jedno naše ministerstvo. Vzhledem k uzavřenosti obou dominantních formátů je práce s nimi v programech třetích stran problematická. Běžně formátovaný text a pár obrázků nebo tabulek není problém, jakmile ale přibudou makra a složitější strukturování dokumentu, nastávají potíže. Každopádně však pro většinu uživatelů kompatibilita postačí a její drobné neduhy více než dobře nahradí možnost spravovat své dokumenty odkudkoliv na světě a bez ohledu na vybavení používaného počítače, protože jedinou podmínkou je internetový prohlížeč. Vzhledem k tomu, že dokumenty mohou být uloženy i na serveru poskytovatele online kanceláře, můžete jednoduše přizvat do týmové práce, na koho si vzpomenete (viz schéma). Jediná potíž by mohla nastat v množství dostupných funkcí, kterých je zatím podstatně méně než u desktopových konkurentů. Jenže webové aplikace se stále vyvíjejí a tato překážka během krátké doby padne.
Jedním z tahounů myšlenky kanceláře s dokumenty dostupnými odkudkoliv přes internetový prohlížeč je Google, který v poslední době vypustil několik zajímavých online novinek: Calendar, editor webových stránek PageCreator, databázi Base a tabulkový editor Spreadsheets, které doplňuje onlinový textový editor nedávno koupené společnosti Writely. Společně s programem Desktop a službou GMail vlastně tvoří kompletní online kancelář. Kromě Writely, prozatím začleňované do struktur Googlu, jsou všechny funkční a použitelné, jen jim chybí poněkud ucelený marketing. Jestliže se ale zakladatelé Googlu Larry Page a Sergei Brinn vydají cestou nějakého Google Office, bude s nimi nutné vážně počítat. Postačí, aby uživateli nabídli volbu asociovat dominantní formáty textů a tabulek s jejich webovými alternativami Writely a Spreadsheets, a během několika měsíců se stanou vážným konkurentem desktopových aplikací s tržním podílem přesahujícím deset i více procent.
Kromě Googlu existují i jiné webové služby podobného ražení. Jenže nabídka není nikde tak ucelená a jednotlivé aplikace jsou si funkčním rozsahem víceméně podobné. Jsou to například tabulkový editor editgrid.com nebo Thinkfree.com, jehož textový editor se svými možnostmi blíží MS Wordu. Dostupné jsou rovněž zdarma.
Často zaznívají názory zdrženlivě hodnotící umísťování dokumentů na web kvůli bezpečnosti dat a osobních údajů. Otázkou zůstává, zda jsou citlivé údaje bezpečnější v péči Googlu, nebo v teple domácí pracovny uvnitř našeho počítače. Do hry vstupuje kvalita zabezpečení domácího počítače a serveru poskytovatele služby a důvěryhodnost poskytovatele. Zabezpečení serverů Googlu je bezpochyby na nesrovnatelně lepší úrovni než zabezpečení průměrného počítače, dokonce lepší než v některých firmách. Většina počítačů v civilizovaných zemích je už dávno připojena na internet a riziko jejich napadení je vyšší než u firem typu Googlu. V globálním pohledu tak běžní uživatelé získají daleko lepší zabezpečení, než kterým dnes disponují, pro ty vyspělé se prakticky nic nezmění a ani riziko zneužití dat poskytovatelem u velkých firem není nijak extrémní. Stoprocentně by se totiž během krátké doby „provalilo“, což by znamenalo poskytovatelův konec.
Online kanceláře mají budoucnost. Dostupnost všech dokumentů z libovolného místa a zařízení připojitelného k internetu, možnost pracovat s více lidmi na jednom souboru dat, to všechno je jen logická cesta, kterou se internet bude vyvíjet. Webové kancelářské služby sice ještě mají své dětské nemoci, nicméně jejich překonání je jen otázkou času.
Online kanceláře
Google (www.google.com): sada Calendar, Desktop, GMail, PageCreator, Base, Spreadsheets (bez grafů), Writely (zatím betaverze)
Editgrid (www.editgrid.com): tabulkový procesor
Thinkfree (www.thinkfree.com): sada Write, Calc, Show
Cena: u všech zdarma
Připojením k online kanceláři ze svého počítače se dostanete k editoru v angličtině a kliknutím na jedno tlačítko a zadáním e-mailové adresy kolegů v Praze nebo New Yorku můžete okamžitě pracovat na jednom dokumentu společně.
Klady
+ dostupnost dat odkudkoliv
+ tvorba dokumentů kdekoliv
+ nulová cena
Zápory
- prozatím menší počet funkcí
